Of u nu regelmatig een back-up wilt maken van de contactgegevens uit uw Outlook of deze vanuit Outlook op kantoor naar uw privé Outlook wilt overzetten of beschikbaar wilt stellen aan een collega: de eenvoudigste manier om dit te doen is door het adresboek te exporteren
Als u een back-up wilt maken of de geëxporteerde gegevens wilt overbrengen naar een andere Outlook, is het raadzaam om de gegevens op te slaan in een PST-bestand. Je kunt het PST-bestand dan gewoon inlezen met een andere Outlook.
Als u de gegevens wilt doorgeven aan een collega die geen Outlook heeft, kunnen zij niets met een PST-bestand. Vervolgens moet u de adressen exporteren in Excel-indeling of in CSV-indeling (in Outlook wordt dit "door komma's gescheiden waarden" genoemd).
Adresboek volledig exporteren
Ga hiervoor als volgt te werk:
- In Outlook tot versie 2007 roep je het commando Bestand → Importeren / Exporteren Aan. In Outlook 2010 bel je Bestand → Openen → Importeren Aan.
- Kiezen Exporteren naar een bestand en klik op Verder.
- Kiezen Persoonlijk mapbestand (.pst) (of in Outlook 2010 Outlook-gegevensbestand (.pst)) en klik op Verder.
- Kiezen contacten en schakel de optie in Inclusief submappen A. Klik dan op Verder.
- Kies over Zoeken selecteer de map waarin het PST-bestand moet worden opgeslagen en voer een beschrijvende bestandsnaam in, zoals: contacten-backup.pst.
- Bewaar de optie Vervang duplicaten door geëxporteerde items op en klik op Compleet.
- Als de gegevens niet erg gevoelig zijn, selecteert u Geen codering en klik op Oke. Laat in Outlook 2010 de wachtwoordvelden leeg en klik op Oke. Als u de back-up wilt beschermen, kiest u: Sterke encryptie en voer het wachtwoord twee keer in. De optie Bewaar dit wachtwoord in de wachtwoordlijst laat het natuurlijk gedeactiveerd, anders kan iedereen die toegang heeft tot uw pc het bestand openen zonder het wachtwoord in te voeren. Sluit het dialoogvenster met Oke.
In de beschreven procedure wordt in de map Voorgestelde contacten bevatte items die niet zijn opgeslagen. Deze staan helemaal aan het einde van de keuzelijst in stap 4. Het is niet mogelijk om ze samen met contacten te selecteren terwijl u de CTRL-toets ingedrukt houdt. Als u ze wilt opslaan, moet u de onderstaande stappen 1 t/m 7 herhalen.
Importeer de back-up opnieuw
Als u de adressen op dezelfde of een andere pc wilt (her)inlezen, gaat u als volgt te werk:
- In Outlook tot versie 2007 roep je het commando Bestand → Importeren / Exporteren Aan. Kies in Outlook 2010 Bestand → Openen → Importeren.
- Kiezen Importeren uit andere programma's of bestanden en klik op Verder.
- Kiezen Persoonlijk mapbestand (.pst) en klik Verder.
- Selecteer het geback-upte PST-bestand.
- Als u enkele contacten in uw Outlook hebt gewijzigd sinds de back-up, selecteert u in het importdialoogvenster Importeer geen duplicaten anders worden de wijzigingen in de contacten overschreven door de oude gegevens. Als u zelf wilt beslissen welke versie u in het adresboek bewaart in het geval van duplicaten, selecteert u Toestaan dat duplicaten worden gemaakt het einde. Dan moet u na het importeren het adresboek doorzoeken en de onnodige duplicaten verwijderen.
- Klik op Verder.
- Schakel de optie in Inclusief submappen en selecteer de optie Importeer items in dezelfde map in: Persoonlijke mappen (als je meerdere persoonlijke mappen hebt in Outlook 2010, neem dan degene die je wilt).
- Klik op Compleet.
