Helaas heeft Word geen optie die eenvoudig kan worden ingeschakeld om de bestandsnaam af te drukken.
U kunt een speciale veldfunctie in de voettekst invoegen, zodat uw afgedrukte document meteen laat zien waar het is opgeslagen op de harde schijf van uw computer. Deze wordt automatisch door Word bijgewerkt bij het printen of bij het tonen van het document in de preview (= print preview). Eenmaal geplaatst, hoeft u zich nooit meer zorgen te maken over het updaten.
En zo werkt het in Word 2007:
- Laad het gewenste document. Schakel vervolgens over naar het tabblad INSERT op het lint.
- Klik in de groep HEADER AND FOOTER op de FOOTER-knop. Er wordt nu een lijst geopend waarin u aan het einde op het commando EDIT FOOTER klikt.
- Nu knippert de cursor links in de footer, het contexttabblad HEADER AND FOOTER TOOLS DRAFT wordt weergegeven in de multifunctionele balk. Klik op dit contexttabblad op de FAST BLOCKS-knop in de INSERT-groep. Er wordt nu een lijst geopend waarin u op het VELD-commando klikt.
- Word opent nu het dialoogvenster VELD. Selecteer in de lijst VELDNAMEN het item BESTANDSNAAM. Verdere VELDEIGENSCHAPPEN en VELDOPTIES verschijnen dan aan de rechterkant. Klik in het VELDOPTIES op het selectievakje PAD TOEVOEGEN AAN BESTANDSNAAM.
- Nu hoeft u alleen nog maar op de knop OK te klikken en Word voegt de volledige bestandsnaam inclusief de map in de voettekst in. Met de Esc-toets verlaat je de footer en keer je terug naar de tekst.
Als u het document nu afdrukt of in afdrukvoorbeeld bekijkt, wordt de veldfunctie bijgewerkt en worden de bestandsnaam en het pad daar weergegeven. Als u het document naar een andere map verplaatst, wordt de veldfunctie niet vanzelf bijgewerkt - ook hier is afdrukken of weergeven in het voorbeeld nodig voor de update. Als u het document nog niet heeft opgeslagen, verschijnt alleen de tekst "Document" en een serienummer, bijvoorbeeld "Document1".