In sommige gevallen willen Excel-gebruikers alleen de positieve waarden en resultaten in hun spreadsheets weergeven. Dit kan bijvoorbeeld handig zijn als alleen de positieve resultaten relevant zijn voor bedrijfsberekeningen in de externe presentatie.
Hoe resultaten beperken tot positieve getallen in Excel?
In de getoonde voorbeeldtabel worden verschillende waarden ingevoerd in het celbereik A7:A52, die zowel positief als negatief kunnen zijn. Deze worden vervolgens bij elkaar opgeteld. Een opgegeven waarde wordt vervolgens afgetrokken van het berekeningsresultaat.Het resultaat mag alleen in de resultaatcel worden weergegeven als het positief is. Als het resultaat van de berekening negatief is, zou de waarde "nul" moeten verschijnen in cel B3.
In het voorbeeld wordt de af te trekken waarde weergegeven in cel B4. Om alleen een positief resultaat of een nul in cel B3 uit te voeren, moet de formule in Microsoft Excel als volgt zijn gestructureerd:
=ALS((SOM(A7:A52)-B4)>0;SOM(A7:A52)-B4;0)
De getoonde formule vraagt of het aftrekken van de waarde in B4 van het berekeningsresultaat in cellen A7:A52 een waarde oplevert die groter is dan nul. Als dit het geval is, wordt het positieve berekeningsresultaat geretourneerd. Anders, als de berekende som negatief is, wordt de waarde 'nul' uitgevoerd.
De volgende afbeelding toont het gebruik van de formule in de voorbeeldtabel:
Het daadwerkelijke resultaat van het optellen van cellen A7:52 is 152.Aangezien de grenswaarde van 155 tot een negatief resultaat zou leiden, retourneert de opgeslagen formule het resultaat "nul" in cel B3. Het werkelijke resultaat in dit voorbeeld is een totaal van -3. Door de formule te gebruiken is het mogelijk om alleen de positieve waarden weer te geven.
Als we de limiet wijzigen onder een waarde van 152, krijgen we ook een wiskundig resultaat in het plusbereik. De formule retourneert dan het positieve resultaat in zowel cel B3 als cel D3.
Hoe aangepaste getalnotatie gebruiken?
Een alternatief voor het gebruik van een "als-formule" is de "aangepaste getalnotatie" in Microsoft Excel. Excel-gebruikers moeten bij het gebruik van de "aangepaste getalnotatie" er rekening mee houden dat de alternatieve manier van opmaken in Excel alleen werkt als u met het vastgestelde resultaat geen verdere berekeningen willen uitvoeren.
Dit komt omdat de aangepaste opmaak van getallen in Excel u voor de gek houdt door te denken dat het resultaat "nul" is voor negatieve getallen. Op de achtergrond rekent Excel echter door met de negatieve waarde, zodat verdere berekeningen voor externe kijkers onjuist zouden zijn.
Om de aangepaste getalnotatie toe te wijzen, klikt u met de rechtermuisknop in de cel waar u de aangepaste notatie wilt gebruiken om het dialoogvenstermenu te openen. Ga in het dialoogvenstermenu naar het menu-item "Cellen opmaken" .
" Er wordt een nieuw venster geopend waarin u verschillende getalnotaties voor uw spreadsheet kunt kiezen. Navigeer aan de linkerkant naar de categorie Aangepast als resultaat. Voer in de volgende stap de volgende opmaakinstructies in het invoerveld Type in:"
" 0;0"
De volgende afbeelding toont de definitie van de getalnotatie in het dialoogvenster:
" Bevestig de aangepaste getalnotatie met OK. Vanaf nu worden alleen positieve waarden weergegeven in de cellen die op deze manier zijn opgemaakt, of nul voor negatieve celinhoud."
Excel is een krachtige tool voor data-analyse. In sommige gevallen kan het zinvol zijn om alleen de positieve rekenresultaten weer te geven. Dit kan bijvoorbeeld handig zijn als je je wilt focussen op de positieve resultaten van een formule of als je negatieve resultaten in corporate communicatie wilt vermijden. In dit geval kunt u werken met een specifieke "als-formule" of u kunt ook de aangepaste getalnotatie gebruiken.