U heeft niet per se synchronisatiesoftware nodig als u uw e-mails op twee of meer pc's up-to-date wilt houden. Je hoeft alleen maar voorzichtig te zijn met de accountinstellingen en een of twee regels in te stellen met de regelwizard.
Zoals u weet, kunt u met meerdere pc's toegang krijgen tot uw mailbox op de mailserver, bijvoorbeeld op GMX of Web.de, en om uw e-mails te controleren. Het is zelfs mogelijk om verschillende e-mailprogramma's op de computers te gebruiken - naast Outlook op kantoor bijvoorbeeld Windows Mail op de privé-pc of zelfs het e-mailprogramma op een Mac. mail - Protocol dat u gebruikt om uw e-mail te controleren: POP3 of IMAP.
Bij gratis e-mailaccounts bij GMX, Web.de, Google etc. ben je ingesteld op het POP3-protocol, bij betaalde e-mailserviceproviders heb je vaak de keuze tussen POP3 en IMAP. POP3 stamt uit de tijd dat de opslagruimte op de servers beperkt en dus waardevol was. Daarom zijn e-mailprogramma's zoals Outlook zo vooraf ingesteld dat ze e-mails van de server verwijderen zodra je ze via POP3 hebt opgehaald en op de pc hebt opgeslagen.
Zo kunt u elke e-mail maar één keer ophalen. Dit kan echter worden vermeden als u de instellingen voor uw e-mailaccounts wijzigt en Outlook op elk van uw pc's opdracht geeft de e-mails niet van de mailserver te verwijderen nadat ze zijn opgehaald.
Hoe u dit doet, leest u in het volgende gedeelte. Het IMAP-protocol heeft als voordeel dat de e-mails in ieder geval op de mailserver blijven staan - ongeacht hoe vaak u ze opent en ongeacht de accountinstellingen in uw Outlook. Pas als je met Outlook expliciet de e-mails van de mailserver verwijdert, bestaan ze daar niet meer.
Voorkom het verwijderen van e-mails uit POP3
Als u POP3 als transmissieprotocol (moet) gebruiken, maar de e-mails met twee of meer pc's wilt controleren, gaat u als volgt te werk:
- Roep het commando EXTRA'S >> E-MAILACCOUNTS of EXTRA'S >> ACCOUNTINSTELLINGEN op in Outlook op uw pc (bijvoorbeeld op kantoor).
- Geef in Outlook 2003 of eerder aan dat u BESTAANDE E-MAILACCOUNTS WEERGEVEN OF BEWERKEN en klik op VOLGENDE. Ga in Outlook 2007 naar stap 3.
- Selecteer uw e-mailaccount en klik op WIJZIGEN.
- Klik op MEER INSTELLINGEN.
- Schakel op het tabblad GEAVANCEERD de optie LAAT ALLE BERICHTEN OP DE SERVER IN.
- Om ervoor te zorgen dat de mailbox op de mailserver niet overstroomt, activeert u de optie VERWIJDEREN VAN SERVER NA … DAGEN en voert u een geschikte tijdsperiode in.
- Sluit het dialoogvenster en klik op VOLGENDE om terug te keren naar het dialoogvenster vanaf stap 3.
- Als u in Outlook andere e-mailaccounts heeft ingesteld en deze wilt opvragen met een andere pc, herhaalt u stap 3 tot en met 7 voor deze accounts.
- Als u klaar bent, klikt u op VOLTOOIEN.
- Herhaal stap 1 t/m 9 op de tweede pc (bijvoorbeeld thuis).
Als u thuis Windows Mail of Outlook Express gebruikt in plaats van Outlook op uw pc, wijzigt u de accountinstellingen in uw privé-e-mailprogramma als volgt:
Roep het commando EXTRA'S >> ACCOUNTS op. Selecteer uw account en klik op EIGENSCHAPPEN. Schakel op het tabblad GEAVANCEERD de optie LAAT ALLE BERICHTEN OP DE SERVER IN. Voer het aantal dagen in waarna de kopieën van de server moeten worden verwijderd.
Kopieën van de verzonden e-mails
Op de beschreven manier zorg je ervoor dat je de ontvangen e-mails op beide pc's ontvangt. Wilt u ook kopieën van alle e-mails op beide pc's die u op een van beide pc's hebt verzonden, laat dan een kopie van deze e-mail naar uw eigen adres sturen. Je kunt dit automatiseren met een regel:
- Open de e-mailmodule.
- Roep het commando EXTRA'S >> REGELS EN MELDINGEN (Outlook vanaf 2003) of EXTRA'S >> RULE ASSISTANT (eerdere Outlook-versies) aan.
- Klik op het tabblad E-MAILREGELS op NIEUWE REGEL (of NIEUW in Outlook vóór versie 2003) en selecteer REGEL ZONDER SJABLOON MAKEN.
- Selecteer BERICHTEN CONTROLEREN NA VERZENDEN en klik op VOLGENDE.
- Activeer de ALLEEN OP DEZE COMPUTER optie in het bovenste venster en klik op VOLGENDE.
- Schakel nu in het bovenste venster in KOPIEER DIT NAAR EEN PERSOON / VERSPREIDINGSLIJST (Cc).
- Klik in het onderste venster op de blauw onderstreepte ÉÉN PERSOON / DISTRIBUTIELIJST. Selecteer uw e-mailadres.
- Schakel ook GEEN ANDERE REGELS TOEPASSEN. Klik op Voltooien.
- Sluit het dialoogvenster met OK. Outlook blijft automatisch kopieën maken van alle verzonden e-mails in de map "Verzonden items". Als u dit in de toekomst wilt voorkomen, roept u het commando EXTRA'S >> OPTIES >> E-MAILOPTIES op en deactiveert u de optie OPSLAAN BERICHTKOPIE IN DE MAP "VERZONDEN OBJECTEN".
