Box Cloud: inhoudswolk met premiumfuncties

Als je denkt aan cloudopslag en oplossingen voor externe gegevensopslag en gegevensback-up, denken de meeste gebruikers eerst aan producten als OneDrive, Google Drive of iCloud. Het Amerikaanse bedrijf Box en de Box Cloud zijn grotendeels onbekend bij particuliere gebruikers in Duitsland. Want juist voor bedrijven is de Box Cloud met zijn scala aan functies een interessant alternatief voor de gebruikelijke cloudoplossingen.

Box is niet zozeer een klassieke cloudopslag, maar een ECM-software waarvan de kenmerken en belangrijkste functies een veilige cloudopslag omvatten, de Box Cloud.

Wat onderscheidt ECM-software van een cloud?

ECM is een afkorting voor de Engelse term Enterprise Content Management. ECM-software wordt gebruikt voor het maken, organiseren, opslaan en distribueren van content. ECM-software kan ook worden gebruikt om processen te automatiseren en informatiestromen tussen verschillende afdelingen en organisatie-eenheden te vereenvoudigen.

De voordelen van ECM-software zijn legio. ECM-software kan bedrijven helpen kosten te verlagen door content te digitaliseren en automatiseren. Het kan ook helpen de efficiëntie te verhogen en inefficiënties in workflows te elimineren. ECM-softwareproducten zoals Box kunnen bedrijven helpen hun gegevens beter te beheren en beveiligingsrisico's te minimaliseren.

ECM-software wordt vaak gebruikt door grote bedrijven om content en processen professioneel en digitaal te beheren.Zo werken bijvoorbeeld de Zwitserse verzekeringsmaatschappij Zürich, DEKA-Immobilien uit Duitsland of MED EL, een elektromedische fabrikant die ook in Duitsland is gevestigd, en vele andere bekende bedrijven met Box samen. Volgens Box vertrouwen meer dan 100.000 bedrijven wereldwijd op Box en Box Cloud. ECM-software kan ook worden gebruikt door kleine en middelgrote bedrijven of particuliere gebruikers. ECM-software is een flexibele en aanpasbare oplossing die voldoet aan de behoeften van elk bedrijf of thuisgebruiker.

In tegenstelling tot typische cloudopslag, biedt ECM-software zoals Box een uitgebreide softwareoplossing voor gegevensback-up, netwerksamenwerking en vereenvoudigde workflow - taken die typische cloudopslagoplossingen alleen niet kunnen uitvoeren.

Wat zijn de voordelen van BoxCloud?

De Box Cloud is een inhoudswolk. In de praktijk betekent dit dat het niet alleen werkt als dataopslag en voor gegevensback-up, maar ook gericht is op het samenwerken aan bedrijfsdocumenten.Deze vernieuwende contentbenadering, waarbij de focus op de content ligt en niet op de documenten (bestanden), is met name interessant voor wereldwijd actieve bedrijven.

Of het nu gaat om marketinginformatie over producten, koopcontracten, contractdocumenten van de personeelsafdeling of afbeeldingen en video's - al deze documenten zijn zeer relevant voor een bedrijfsorganisatie. Zeker wanneer verschillende divisies in verschillende landen met dezelfde producten en diensten werken, is het van cruciaal belang dat dezelfde content voor alle gebieden beschikbaar is. Dit is niet alleen belangrijk vanwege een uniforme huisstijl, maar bespaart ook kosten die ontstaan. Box Cloud zorgt ervoor dat er een centrale, digitale en veilige dataopslag beschikbaar is voor de hele groep van bedrijven.

Box Cloud is ook ontworpen voor de volledige gebruikscyclus van inhoud. Dit betekent dat elk bestand op het platform blijft staan en gezamenlijk kan worden bewerkt en gebruikt, van de eerste opslag en vrijgave van gegevens tot elektronische handtekening en classificatie.

Als content cloud levert ECM-software zoals Box met de Box Cloud een doorslaggevende bijdrage om ervoor te zorgen dat processen gestroomlijnd blijven, informatie van elke divisie beschikbaar is en gevoelige bedrijfsgegevens te allen tijde worden beschermd.

Wat zijn de 3 belangrijkste toegevoegde waarden van de Box Cloud?

Als ECM-softwaretoepassing kan Box verschillende bedrijfsdivisies helpen om efficiënt en samen te werken. Bovenal spreken de volgende vier meerwaardes voor het gebruik van Box in bedrijven of voor privégebruik, wat ook mogelijk is met de Box Cloud:

1. Beveiliging, naleving en regionale opslag

In elk bedrijf is er een grote hoeveelheid gegevens die moet worden beschermd. Zowel persoonlijke informatie van de HR-afdeling als productgegevens van de ontwikkelings- of verkoopafdeling moeten worden beveiligd en beschermd tegen ongeautoriseerde toegang.Bovendien zijn bedrijven verplicht om te voldoen aan de nalevingsvereisten en gegevensbeschermingsvoorschriften in het betreffende land van gebruik. Voor Duitsland betekent dit onder meer voldoen aan de eisen van de Europese Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG).

Box Cloud maakt indruk op dit gebied met een professionele beveiligingsarchitectuur, toegangscontroles die gebruikmaken van kunstmatige intelligentie om beveiligingstekortkomingen op te sporen, en cloud-native governance die juridische conflicten vermijdt.

De ingebouwde Zero Trust-beveiligingscontroles zijn bedoeld om ervoor te zorgen dat elke gebruiker uniek kan worden geïdentificeerd voordat gegevens uit de cloud worden opgehaald. Daarnaast is Box Cloud FIPS 140-2 gecertificeerd. Deze beveiligingsstandaard, die door de Amerikaanse overheid wordt gebruikt voor cryptografische modules, definieert vereisten voor modules die cryptografische functies uitvoeren, inclusief modules die sleutels genereren, gebruiken of opslaan.Deze moeten fraudebestendige hardware- en softwaremechanismen hebben om ongeoorloofde toegang tot sleutels en andere gevoelige gegevens te voorkomen.

Bovendien is elk bestand dat is opgeslagen in de Box Cloud voorzien van AES 256-bits codering, zowel in rust als tijdens verzending. De Box Shields-functie kan ook datalekken en beveiligingsfouten in re altime detecteren en verhelpen.

Belangrijk: Box biedt haar klanten de mogelijkheid om alle data regionaal op te slaan in de Box Cloud. Met deze optie kunnen gegevens van Duitse gebruikers worden opgeslagen op Europese servers op een wettelijk conforme, veilige manier en in overeenstemming met de vereisten van de AVG. De Box Zones-functie, die regionale opslag mogelijk maakt, biedt Duitse en Europese klanten het hoogst mogelijke niveau van gegevensbescherming.

2. Samenwerking in teamstructuren

In grote bedrijven is het gebruikelijk dat afdelingen internationaal samenwerken.Met Box Cloud kunnen teams overal en ongeacht hardware, besturingssystemen of software in de cloud samenwerken. Dit wordt mogelijk gemaakt door de naadloze integratie van zakelijke apps zoals Microsoft 365, Google Workspace, Teams of Zoom.

Het integreren van apps en het bekijken van bestanden in de Box Cloud werkomgeving is gebruiksvriendelijk en innovatief voor haar gebruikers. Naast de mogelijkheid om Box Cloud webbased te benaderen via de webbrowser, zijn er ook apps beschikbaar voor gangbare mobiele besturingssystemen. De Box Drive-functie zorgt ervoor dat via het WebDAV-protocol een virtuele schijf op de desktopcomputer kan worden geïntegreerd, waarin ook content kan worden opgeslagen en gedeeld.

3. Workflows en elektronische handtekeningen

De tijden dat werknemers contractdocumenten of andere belangrijke documenten op papier met elkaar deelden, zijn allang voorbij.Tegenwoordig werken bedrijven met digitale workflows, waarbij bijvoorbeeld een belangrijk contract van creatie tot goedkeuring online kan worden bekeken, bewerkt, geclassificeerd en goedgekeurd.

Tools voor workflowautomatisering bieden maximale bruikbaarheid en comfort en helpen goedkeuringsprocessen in bedrijven te versnellen. De functie "Box Sign" biedt gebruikers ook de mogelijkheid om elektronische handtekeningen in digitale documenten op te nemen en digitaal te ondertekenen. Het is mogelijk om de digitale handtekening te versturen vanuit Box of vanuit andere zakelijke apps zoals Salesforce of Microsoft 365 als deze zijn aangesloten op Box Cloud.

Is de Box Cloud ook de moeite waard voor particuliere gebruikers?

Zakelijke gebruikers hebben met Box Cloud toegang tot een breed scala aan functies om effectief samen te werken en Box niet alleen te gebruiken als gegevensopslag of voor gegevensback-up, maar ook als een professionele inhoudscloud.

Tegelijkertijd is Box Cloud ook interessant voor particuliere gebruikers, ook als individuele gebruikers de verschillende opties en functies van Box niet tot in detail kunnen gebruiken.

Voor particulieren biedt Box met het gratis single-user tarief een interessant alternatief voor de klassieke cloudoplossingen van Microsoft, Google of Apple. Met 10 GB gratis opslagruimte en een maximale upload van 250 MB per bestand, biedt de cloudservice een goed scala aan functies voor particuliere gebruikers die een back-up willen maken van Office-bestanden of afbeeldingen.

Box is beperkt in de bestandsversies, omdat alleen de huidige bestandsversie wordt opgeslagen. Toegang tot de gratis Box Cloud kan zowel mobiel als stationair zijn. Ook de integratie van Microsoft 365 en Google Workspace zit in de gratis versie, zodat Box Cloud in ieder geval ook geschikt is voor particuliere gebruikers.

Als je als privégebruiker meer opslagruimte nodig hebt, kun je tot 100 GB opslagruimte krijgen en de mogelijkheid om bestanden tot 5 GB te uploaden in het Personal Pro-abonnement. Bij een jaarabonnement betalen Box Cloud-gebruikers 9 euro per maand voor de upgrade.

Hoeveel kost Box Cloud voor bedrijven?

Box Cloud biedt grote bedrijven, middelgrote bedrijven en kleinere zakelijke teams individuele aanbiedingen voor elke behoefte. Met het Business Starter-jaarplan, dat minimaal 3 gebruikers moet omvatten, hebben teams toegang tot maximaal 100 GB opslag en de innovatieve Box Cloud-gebruikersinterface die de beste bruikbaarheid garandeert. Een team met 3 gebruikers beta alt 13,50 euro per maand voor toegang tot de Box-cloud in het kleinste Box-tarief.

De corporate tarieven, die 13,50 euro per maand kosten voor het voordelige pakket, bevatten extra functies die verder gaan dan pure cloud computing. Box Sign voor digitale handtekeningen, Box Relay voor het automatiseren van workflows, professionele zoekfilters en vele andere beveiligingsfuncties zijn beschikbaar voor alle gebruikers, afhankelijk van het pakket.

Samengevat, wat zijn de voordelen van Box als cloud provider?

Box als professionele ECM-software is over het algemeen een aantrekkelijke optie en is meer dan alleen een gegevensopslag of een hulpmiddel voor het maken van back-ups. Een belangrijk kenmerk is de mogelijkheid om vanaf elk apparaat met een internetverbinding toegang te krijgen tot bestanden in de Box Cloud.

Dit betekent dat gebruikers aan documenten kunnen werken of bestanden kunnen bekijken vanuit hun Box-account, waar ze ook zijn. Daarnaast biedt Box een hoog beveiligingsniveau met meerdere beschermingslagen en, afhankelijk van het pakket, diverse functies en tools op het gebied van beveiliging en samenwerking. Een grote meerwaarde van Box is de mogelijkheid om een aantal populaire productiviteitsapplicaties te integreren in de content cloud, zodat teams efficiënt, professioneel en met zo min mogelijk verspilling kunnen werken.