Hoe u uw Outlook-agenda archiveert aan het einde van het kalenderjaar.
Zou het niet praktisch zijn om de agenda-items van dat jaar aan het einde van het jaar te archiveren en ze vervolgens uit de Outlook-agenda te verwijderen? Dit is eigenlijk de taak van de AutoArchiveren-functie van Outlook - het is echter niet in staat om alle agenda-items van 1 januari tot 31 december van een jaar te archiveren. Dit moet je anders doen.
AutoArchivering van Outlook kan alleen items uit de persoonlijke map archiveren en verwijderen die vóór een bepaalde datum zijn gemaakt. U kunt de startdatum niet opgeven. Als u het AutoArchiveren precies aan het begin van het afgelopen jaar 2012 heeft uitgevoerd en de data uit 2011 staan niet meer in de kalender, dan ontvangt u bij het AutoArchiveren natuurlijk een jaararchief.
Als je dit niet hebt gedaan, kun je met de exportfunctie ook een jaararchief maken in de vorm van een PST-bestand.
Afspraken archiveren
Ga als volgt te werk om uw agenda-items te archiveren:
- Roep het commando "Bestand, import / export" Aan.
- Kiezen "Exporteren naar bestand"En klik op"Verder“.
- Selecteer het bestandstype "Persoonlijk mapbestand (.pst)"En klik op"Verder“.
- Zet een vinkje voor je agenda; als je andere agenda's hebt ingesteld en deze ook wilt archiveren, activeer dan de optie "Inclusief submappen" een.
- Klik op de "filter“.
- Op de "Verlengd" Klik op "veld". Kiezen "Alle afspraakvelden"En dan het veld"Begin van serie" het einde.
- Selecteer onder "voorwaarde" de ingang "op of na" het einde.
- Vul in onder "waarde"Vul bijvoorbeeld de gewenste datum in"01.01.2012“.
- Klik op "Toevoegen aan lijst“.
- Herhaal stap 6 t/m 9 voor de "Einde serie" onder de voorwaarde "Op of voor". Vul in ons voorbeeld als einddatum in "31.12.2012" Bij.
- Sluit de Filter-Dialoog met "Oke“.
- In het dialoogvenster "Persoonlijke mappen exporteren" Aan "Verder“.
- Geef aan in welke map en onder welke naam het archiefbestand moet worden opgeslagen. De eenvoudigste manier is om de voorgestelde map te accepteren waarin Outlook normaal gesproken archiefbestanden opslaat. Voer bijvoorbeeld "Calendar_archive_2012.pst" in als de bestandsnaam.
- Klik op "Compleet“.
- Als u het archiefbestand wilt versleutelen met een wachtwoord om het te beveiligen, voert u dit twee keer in. Sla het wachtwoord niet op in de wachtwoordlijst (anders kunt u uzelf de codering besparen).
- Klik ten slotte op "Oke“.
Oude afspraken verwijderen
Als u de afspraken van het voorgaande jaar uit uw Outlook-agenda wilt verwijderen, gaat u te werk zoals hieronder beschreven. Als je aan het begin van het nieuwe jaar nog de kalender van het voorgaande jaar moet opzoeken, verwijder dan pas in februari of maart de oude afspraken.
- Open de kalender en roep het commando "Weergave, Huidige weergave, Weergaven definiëren"(Of in Outlook 2003"Weergeven, schikken op, huidige weergave, weergaven definiëren") Aan.
- Klik op "Nieuw“En voer een naam in.
- Onder "Weergavetype" Kiezen "Tabel" het einde; klik dan op "Oke“.
- Klik op "Filter“.
- Zoals hierboven beschreven in stap 6 tot 11, definieert u 01/01/2012 als "Begin van serie"En 31 december 2012 als"Einde serie“.
- Klik op "Weergave toepassen“.
- U hebt nu alle eerder opgeslagen afspraakvermeldingen in de tabel. Markeer ze met CTRL + A en druk op DELETE om ze te verwijderen.
Gearchiveerde afspraken opnieuw laden
Na het verwijderen van de oude afspraken kun je ze niet meer zien in je agenda. Als u het archiefbestand wilt opzoeken of afspraken naar de nieuwe agenda wilt kopiëren, opent u het gearchiveerde bestand als volgt:
- Roep in Outlook het commando "Bestand, Openen, Outlook-gegevensbestand" Aan.
- Selecteer het gewenste bestand en klik op "Oke“.
