Automatisch informatie uit Excel-tabellen overbrengen als agenda-items voor Outlook
In onze gedigitaliseerde wereld behoren mobiele apparaten zoals smartphones, tablets of smartwatches tot de belangrijkste dagelijkse metgezellen. Ze zijn op veel manieren nuttig en helpen mensen hun dagelijkse routine effectief te organiseren en te structureren. Dit geldt vooral voor de digitale kalender, waarvan de afspraken bij het gebruik van Microsoft Outlook in realtime naar alle mobiele apparaten worden verzonden.
- Tegelijkertijd is het niet onwaarschijnlijk dat u in uw professionele of privé-omgeving afspraken in een Excel-lijst krijgt. Deze kunnen bijvoorbeeld in het kader van een project door een klant of leverancier als Excel-bestand worden meegestuurd. In plaats van de gegevens en informatie handmatig over te zetten of af te drukken in Outlook, kunnen afspraken in slechts enkele stappen in Excel worden voorbereid, zodat ze automatisch worden overgezet naar uw Outlook-agenda. Voorafgaand aan het importeren is er de mogelijkheid om:
- in een persoonlijke agenda of
- om te worden opgeslagen in een groepsagenda die door meerdere teamleden wordt gebruikt.
Excel-afspraken overzetten naar de Outlook-agenda - 3 eenvoudige stappen in Excel
In oudere versies van Microsoft Excel en Microsoft Outlook was het mogelijk om een Excel-bestand rechtstreeks in Outlook in te lezen. Huidige versies zoals Outlook 365 of Outlook 2022-2023 kunnen geen Excel-bestanden importeren. Om deze reden is het noodzakelijk om het bestand vooraf in Excel om te zetten naar CSV-formaat.
Ga als volgt te werk om afspraken uit Excel te importeren in uw Outlook-agenda:
-
Geef in de eerste stap uw afsprakenlijst, indien mogelijk, de kolomtitels die voor afspraken in Excel zijn voorzien. Geschikt zijn onder andere:
Onderwerp, Begint aan, Begint om, Eindigt om, Hele dag evenement, Herinnering aan/uit, Herinnering om, Herinnering om, Locatie en andere veldnamen.
U kunt de namen van een nieuwe afspraak in Microsoft Outlook gebruiken als richtlijn voor de kolomkoppen.
-
Sla in de volgende stap de Excel-werkmap op als een CSV-bestand (gescheiden door een scheidingsteken) en sluit deze.
-
Na het opslaan wordt het CSV-bestand gescheiden door een puntkomma. Outlook vereist echter een bestand gescheiden door komma's voor import. Om de tekens uit te wisselen, opent u het gemaakte CSV-bestand in de Windows 10-editor en vervangt u elke puntkomma door komma's onder BEWERKEN - VERVANGEN.
-
Sla het bestand vervolgens op onder dezelfde bestandsnaam en schakel over naar Microsoft Outlook.
Excel-gegevens importeren in Microsoft Outlook - wat u moet weten
Volg na het openen van Microsoft Outlook onderstaande stappen om de gegevens uit Excel te importeren.
-
Activeer de kalender van uw keuze.
-
Roep het IMPORT / EXPORT-commando op in het FILE-menu.
-
Selecteer in de import/export-wizard het item IMPORTEREN UIT ANDERE PROGRAMMA'S OF BESTANDEN en klik op de knop VOLGENDE.
-
Selecteer in het volgende venster het item "Waarden gescheiden door komma's" en klik op VOLGENDE.
-
Klik in het venster TE IMPORTEREN BESTAND op BLADEREN en selecteer het afspraakbestand.
-
In de opties moet u beslissen:
- Of bestaande items moeten worden vervangen door de geïmporteerde agenda-items,
- Of botsende datums twee keer worden ingevoerd of
- Of duplicaten op geen enkel moment moeten worden geïmporteerd.
Nadat u op VOLGENDE heeft geklikt, kunt u de gewenste kalender als doelmap selecteren.
-
In de volgende stap wordt u gevraagd of de als bereik opgegeven afspraken geïmporteerd moeten worden. Na het klikken op VOLTOOIEN worden de afspraken automatisch toegevoegd aan de kalender.
-
Na het importeren vindt u de afspraken in uw Outlook-agenda.
Belangrijk: Om het importeren van kalendergegevens uit Microsoft Excel soepel te laten verlopen, is het cruciaal dat de veldgegevens correct worden ingevoerd. Voor data betekent dit dat het formaat DD.MM.JJJJ moet worden gekozen. Tijden moeten minimaal in het formaat HH:MM worden ingevoerd, zodat ze door Microsoft Outlook kunnen worden gelezen. Je hebt ook de mogelijkheid om categorieën in te voeren. Houd er rekening mee dat er slechts één categorie per afspraak wordt overgedragen.
Als u uw eigen veldnamen gebruikt, zal Microsoft Outlook u vragen de velden handmatig toe te wijzen voordat ze worden geïmporteerd.
Excel-afspraken overzetten naar de Outlook-agenda - procedure tot Office 2010
Om agenda-items in Outlook te importeren vanuit Excel-bestanden, gaat u als volgt te werk tot Office 2010 of oudere versies:
-
Geef uw afsprakenlijst de volgende kolomkoppen (zonder aanhalingstekens): "Begindatum, Onderwerp, Begindatum, Einddatum, Categorie, Locatie en Daggebeurtenis.
-
Zorg er in ieder geval voor dat de namen zonder spaties worden geschreven. Dit is belangrijk zodat Outlook de gegevens later correct kan lezen.
-
Vul de specifieke afspraakgegevens in de regels onder deze kopjes in of kopieer ze uit een andere tabel.
-
Markeer uw afsprakenlijst van de eerste tot de laatst gebruikte cel.
-
Typ een willekeurige naam in het veld Naam, bijvoorbeeld "Afspraken" (wederom zonder de aanhalingstekens). Het naamveld bevindt zich links van de bewerkingsregel, zoals weergegeven in de volgende afbeelding:
-
Bevestig de invoer van de naam met de Enter-toets.
-
Sla in de laatste stap de werkmap op en sluit Microsoft Excel af. Open vervolgens Microsoft Outlook.
Importeren van agenda-items in Microsoft Outlook
Het importeren van agenda-items uit Microsoft Excel is vergelijkbaar met de huidige versie van Microsoft Outlook. In tegenstelling tot Outlook 365 hebben oudere versies van Outlook de mogelijkheid om een Excel-bestand direct in te lezen. De tussenstap via het CSV-bestand is niet nodig. De gegevens zijn als volgt in te lezen:
-
Activeer in de eerste stap de kalender van uw keuze.
-
Roep het IMPORT / EXPORT-commando op in het FILE-menu. Selecteer in de import/export-wizard het item IMPORTEREN VANUIT PROGRAMMA'S OF BESTANDEN WIJZIGEN en klik op de knop VOLGENDE.
-
Selecteer in het volgende venster MICROSOFT-EXCEL en klik op VOLGENDE.
-
Klik in het venster TE IMPORTEREN BESTAND op BLADEREN en selecteer het afspraakbestand.
-
In de opties bepaalt u of bestaande boekingen moeten worden vervangen door de geïmporteerde elementen, of dubbele afspraken moeten worden ingevoerd of dat dubbele afspraken niet moeten worden geïmporteerd.
-
Nadat u op VOLGENDE heeft geklikt, kunt u uw agenda als doelmap selecteren. In de volgende en laatste stap wordt u gevraagd of de als bereik opgegeven afspraken geïmporteerd moeten worden. Nadat u op VOLTOOIEN heeft geklikt, worden de afspraken toegevoegd aan de kalender.
Conclusie: het is gemakkelijk om gegevens uit Excel in Outlook te importeren
In plaats van met de hand afspraken vanuit Excel in Microsoft Outlook in te voeren, kunnen de agenda-items in slechts enkele stappen automatisch worden geëxporteerd en geïmporteerd.
In oudere Office-versies is het mogelijk om Excel-bestanden rechtstreeks in Outlook te importeren. In de huidige versies is het importeren alleen mogelijk via een door komma's gescheiden CSV-bestand. De importwizard van Microsoft Outlook leidt gebruikers door het importproces. Zo integreert u binnen enkele minuten automatisch één of meerdere afspraken in uw agenda in Microsoft Outlook of maakt u gebruik van een groepsagenda.
FAQ
Wat is het verschil tussen een CSV-bestand en een Excel-bestand?
Excel-bestanden vertegenwoordigen het specifieke Excel-formaat en kunnen worden gelezen door Microsoft Excel en andere compatibele programma's. CSV staat voor Comma-separated-values en duidt ook een bestandsformaat aan waarin de gegevens worden gescheiden door komma's of puntkomma's. De extensie van de bestandsnaam is .csv. CSV-bestanden worden gekenmerkt door hun hoge mate van compatibiliteit en kunnen daarom worden gebruikt tussen verschillende computerprogramma's en besturingssystemen.
Welke functies heeft de importwizard in Microsoft Outlook?
Microsoft Outlook is ontworpen om verschillende bestandsindelingen te verwerken en te importeren. Outlook heeft een import/export-assistent voor deze functie. Dit vereenvoudigt onder andere het importeren van CSV-bestanden of VCF-bestanden uit andere programma's of besturingssystemen. De wizard leidt gebruikers automatisch door een query en importeert of exporteert vervolgens de vereiste informatie.
