Als u Excel 2007 of later gebruikt, is het heel eenvoudig om een tabel als PDF-bestand op te slaan. Naast vele andere bestandsformaten wordt daar PDF als opslagformaat aangeboden. Ga hiervoor als volgt te werk:
Roep het menu "Bestand" op (Excel 2010) of de opdracht "Opslaan als" met de Office-knop (Excel 2007). Open in het volgende dialoogvenster de keuzelijst "Bestandstype". Selecteer met een muisklik het formaat "PDF (* .pdf)" uit de lijst met beschikbare bestandsformaten. De volgende afbeelding laat zien hoe het dialoogvenster eruitziet:
Voer in dit dialoogvenster een bestandsnaam in voor het PDF-document. De naam van de Excel-tabel wordt gegeven, maar u kunt ook een andere kiezen.
Excel biedt u twee optimalisatiemogelijkheden voor het opslaan als PDF-bestand. Met de opties kunt u het bestand optimaliseren naar "Standaard (online publicaties en afdrukken)" of "Minimumgrootte (online publicaties)". Selecteer de gewenste optie.
Als u bij het opslaan slechts een deel van de werkmap als pdf-bestand wilt opslaan, klikt u op "Opties". Vervolgens kunt u met het blok “Publiceren wat” kiezen voor “(het geselecteerde celbereik)”, “Actieve werkblad(en)”, “Gehele werkmap” of “De tabel” (geldt alleen als u de cursor in een gebied gebruikt opgemaakt als een tabel) kan worden opgeslagen als PDF.
Als u het selectievakje "Afdrukgebieden negeren" selecteert, worden alle afdrukgebieden die u in Excel hebt gemaakt, genegeerd wanneer het PDF-bestand wordt gemaakt.
Interne informatie uit het Excel-bestand zoals auteur, bewaardatum en opmerkingen mogen niet in het PDF-bestand worden opgeslagen als dit bestand ook buiten het bedrijf wordt gebruikt. Schakel daarom het selectievakje "Documenteigenschappen" in het gebied "Niet-afdrukbare informatie opnemen" van het dialoogvenster "Opties" uit.
Wanneer u alle instellingen heeft gemaakt, klikt u op "OK" in het dialoogvenster. Excel maakt vervolgens het PDF-bestand aan en slaat het op de geselecteerde opslaglocatie op.
