Zo wordt uw Microsoft Outlook overzichtelijk!

Met handige tips en hulp

Ken je het gevoel? Je hebt je professioneel voorbereid, je afspraken en taken zijn strak georganiseerd en ondanks het beste voorbereidende werk ben je een belangrijke afspraak vergeten. Ondanks een waterdicht en gestructureerd planningssysteem kan het voorkomen dat belangrijke zaken over het hoofd worden gezien. Het is vervelend als afspraken, deadlines of het afronden van een taak worden vergeten. Outlook heeft een aantal functies om u te helpen:

• Prioriteer belangrijke dingen en
• Tijdig naar afspraken of
• Denk aan hun voorbereiding.

Gebruik de herinneringen in Outlook

Outlook maakt het gemakkelijk voor gebruikers om belangrijke taken of afspraken te onthouden. Met de in Outlook geïntegreerde herinneringsfunctie hoef je een afspraak of het afronden van een taak niet meer op een Post-it of met de hand in de agenda te schrijven. Outlook herinnert u automatisch aan alles wat belangrijk is. Hiervoor toont de software een venster met de informatie over de afspraak of de taak en geeft ook een akoestisch signaal. Dit werkt zowel op de computer als ook op gesynchroniseerde smartphones of tablets.

Herinneringen instellen voor nieuwe afspraken

Ga als volgt te werk om herinneringen voor nieuwe afspraken in te stellen:

1. Maak een nieuwe afspraak in Outlook.

2. Selecteer in het selectieveld "Herinnering" de gewenste doorlooptijd. U kunt kiezen tussen een paar minuten, uren, dagen of weken.

3. Vink voor taken en follow-ups het vakje "Herinnering" aan en kies de datum en tijd waarop u de melding wilt laten verschijnen.

Met herinneringen in Outlook wordt u betrouwbaar herinnerd aan afspraken en taken of afspraken met anderen. Outlook biedt ook de mogelijkheid om voor elke afspraak of taak automatisch een herinnering in te schakelen. Gebruik hiervoor het commando: "Bestand"> "Opties"> "Kalender of Taken". De herinnering voor taken op de vervaldatum verschijnt op een vast tijdstip.

Omdat niet elke afspraak of elke taak even belangrijk is, moeten gebruikers overwegen of een standaardinstelling in dit geval zinvol is.

Tip:

Bij de eerste installatie geeft Outlook standaard 30 minuten voor elke afspraak het herinneringsvenster weer. Als je dit wilt wijzigen en individueel herinneringen wilt instellen, moet je de standaard herinnering uitschakelen. Dit werkt door over te schakelen naar de agenda-instellingen zoals hierboven beschreven en het selectievakje voor standaardherinneringen te deactiveren.

Gebruik de follow-up functie voor herinzendingen

De taakfunctie in Outlook is eenvoudig te gebruiken en effectief. Als u geen taak met of herinnering wilt maken voor elk wachtend telefoontje of voor eenvoudige e-mailantwoorden, kunt u als alternatief ook de praktische herinneringsfuncties in Outlook gebruiken.

Om de follow-up in Microsoft Outlook te gebruiken, gaat u als volgt te werk:

Voer een taak in de taakplanner in en koppel deze aan de contactgegevens of de e-mail waarop u wilt antwoorden. Selecteer hiervoor het contact of de e-mail en roep het commando op: “Start” > “Vervolg”. Klik op "Aangepast" en selecteer de vervaldatum in de volgende stap. Als u wilt, kunt u als optie ook een herinnering instellen.

In het menu "Voor follow-up" vindt u ook vooraf gedefinieerde vervaldatums waaruit u kunt kiezen. Als u bijvoorbeeld het item "Volgende week" selecteert, ontvangt u herinneringsinformatie voor de volgende week. Daarnaast moet je op het belsymbool klikken en de herinnering toevoegen zodat de automatische herinnering wordt geactiveerd.

Laat jezelf en anderen herinneren aan belangrijke data

Er zijn data en deadlines die enorm belangrijk en bepalend zijn voor de verdere workflow. Als u de ontvanger van een bericht automatisch eraan wilt herinneren dat u op een antwoord wacht, kunt u in Outlook een vervolgnotitie aan het bericht toevoegen. Vanaf de versie van Outlook 2007 kan je ook voor jezelf persoonlijk een tweede opvolging activeren. Met deze procedure genereer je een privé, digitale heraanmelding.

Ga als volgt te werk om een belangrijke afspraak op deze manier te markeren:

1. Klik op het tabblad BERICHT van de afspraak die u wilt verzenden op OPVOLGING.

2. Selecteer vervolgens DOOR DE GEBRUIKER GEDEFINIEERD.

3. Stel een label in voor de ontvanger in het onderste deel van het venster. Reageer bijvoorbeeld op donderdag voor 16.00 uur op het bericht.

4. Eén niveau boven het volgen van ontvangers, activeert u het volgen voor uzelf persoonlijk. Laat u bijvoorbeeld de volgende ochtend herinneren aan het gevraagde antwoord. Met deze procedure en een proactieve follow-up heeft u de garantie dat er voldoende tijd is om de ontvanger op te volgen als deze nog niet heeft gereageerd.

Vanuit Outlook 2010: Zo kunt u herinnerd worden aan komende taken

Als u wilt dat Outlook u automatisch herinnert aan taken met een vervaldatum, kunt u de herinneringsfunctie automatiseren met de volgende instelling:

1. Navigeer naar Bestand> Opties.

2. Open het tabblad "Taken".

3. Activeer de optie "Activeer herinneringen voor taken met een vervaldatum".

4. Selecteer onder "Standaard herinneringstijd" de gewenste tijd.

Mappen gebruiken of mappen zoeken

Ook de verschillende mappen in Outlook kunnen gebruikt worden om belangrijke taken niet uit het oog te verliezen. U kunt bijvoorbeeld een persoonlijke "To-Do"-map maken waar u alle e-mails die nog actie vereisen, kunt verplaatsen. In tegenstelling tot follow-up is er geen vervaldatum ingesteld voor de e-mails in de map. U moet er persoonlijk aan denken om in de map te kijken en eventuele openstaande e-mails te beantwoorden. Als je elke dag nieuwe e-mails laadt en beantwoordt, zijn persoonlijke mappen handig om je eigen werk te structureren. Na beantwoording kan het bericht worden verplaatst naar de map waarin het voor de lange termijn moet worden bewaard of gearchiveerd.

De zoekmap "For tracking", die in oudere Outlook-versies voorgedefinieerd was en aan het einde van de mappenlijst te vinden is, is praktisch en gebruiksvriendelijk. In de huidige versie van Outlook 365 vindt u de map onder de naam "Zoekmap" aan het einde van de mappenboom.

Open deze map en voer zoekparameters in, Outlook vindt binnen enkele seconden alle e-mails die u hebt gemarkeerd voor opvolging en toont ze. Zo heb je direct een overzicht vergelijkbaar met dat in de To-Do-map. Een groot verschil is dat de zoekmap de voor opvolging gemarkeerde e-mails uit de hele inbox en de daarin aanwezige mappen verzamelt. Zo worden ook e-mails weergegeven die u in de betreffende klantenmap hebt opgeslagen.