Outlook: Verstuur uw e-mail niet meteen

Outlook biedt verschillende mogelijkheden om te voorkomen dat uw e-mails direct na het opstellen worden verzonden. Hier kunt u bijvoorbeeld de directe verzending uitschakelen zodat u de geschreven e-mail nog eens kunt checken, of een regel

Hoe u de onmiddellijke verzending uitschakelt en later e-mails verzendt

Wie heeft dit nog niet meegemaakt: Zodra een e-mail is verzonden, ontstaat er twijfel of je het echt zo moest schrijven. Iedereen die de neiging heeft om impulsief te reageren op e-mails en zichzelf vaak op de verkeerde plaats heeft gezet, kan gemakkelijk voorkomen dat hij in de toekomst opnieuw in een dergelijke situatie terechtkomt.

De oplossing klinkt in eerste instantie heel eenvoudig: Maak er een gewoonte van om na het schrijven niet meteen e-mails te versturen, maar ze te laten rusten en nog eens door te lezen alvorens ze te versturen.

Makkelijker gezegd dan gedaan echter. Zeker als je in volle gang bent en de ontvanger eindelijk je mening hebt gegeven - dan is de klik op VERZENDEN of de toetscombinatie CTRL + ENTER het juiste eindpunt. En nadenken begint meestal pas na de indiening.

Het is daarom aan te raden om in Outlook de optie uit te schakelen die ervoor zorgt dat e-mails direct worden verstuurd nadat je op VERZENDEN hebt geklikt als je met internet bent verbonden. Outlook plaatst vervolgens eerst de e-mails die u hebt verzonden in de map POSTUITVOER. Daar wachten ze tot je het commando SEND ALL / RECEIVE of SEND ALL geeft.

Hiervoor moet u echter het automatisch verzenden en ontvangen van e-mails door Outlook uitschakelen.

Instructies: Directe verzending uitschakelen?

Ga hiervoor als volgt te werk:

1. Roep in Outlook tot versie 2007 het commando EXTRA'S >> OPTIES aan en open het register E-MAIL-SETUP. Roep in Outlook 2010 de opdracht BESTAND >> OPTIES aan en open het tabblad GEAVANCEERD.
2. Schakel de optie ONMIDDELLIJK VERZENDEN INDIEN VERBONDEN uit (in Outlook 2010 moet u een beetje naar beneden scrollen om de sectie VERZENDEN / ONTVANGEN te vinden). Laat het dialoogvenster open.

Om ervoor te zorgen dat Outlook de e-mails pas daadwerkelijk vanuit de inbox verstuurt als u de instructie geeft, is het raadzaam om automatische ontvangst en verzending uit te schakelen:

1. Klik hiervoor op de knop VERZENDEN / ONTVANGEN in het dialoogvenster uit de vorige sectie.
2. Activeer onder INSTELLINGEN VOOR DE GROEP "ALLE ACCOUNTS" de OPTIE DEZE GROEP IN DE VERZENDING OPNEMEN (F9).
3. Om ervoor te zorgen dat de e-mails niet zonder uw uitdrukkelijke opdracht worden verzonden, schakelt u hieronder de optie AUTOMATISCHE BEZORGING ELKE X MINUTEN uit.
4. Als u eraan denkt om de e-mails die nog in de OUTPUT-map staan te verzenden voordat u Outlook afsluit, laat u de optie AUTOMATISCHE VERZENDING BIJ HET VERLATEN VAN HET PROGRAMMA uitgeschakeld. Als u echter wilt voorkomen dat u de e-mails vergeet te verzenden wanneer u Outlook afsluit, activeert u deze optie.
5. Als u uw eigen verzend-/ontvangstgroepen voor individuele accounts hebt gedefinieerd, herhaalt u stap 2 t/m 4.
6. Sluit de dialoogvensters.

Hoe u eindelijk e-mails kunt verzenden vanuit de outbox

Als de ontvanger niet al met spoed op je antwoord zit te wachten, laat dan de geschreven e-mails een half uur of langer in de outbox.

Daarna de e-mails nog eens doornemen, typfouten of bewoordingen corrigeren en vervolgens alle e-mails vanuit de inbox versturen.

Voor het versturen van uw e-mails heeft u in Outlook tot versie 2007 verschillende mogelijkheden:

• Druk op de F9-toets of CTRL + M.
• Klik op de knop VERZENDEN / ONTVANGEN in de werkbalk in de e-mailmodule.
• Roep het commando TOOLS >> VERZENDEN / ONTVANGEN op en selecteer ofwel ALLES VERZENDEN / ONTVANGEN of het account waarvoor de e-mails moeten worden overgedragen.
• Als u alleen de OUTPUT-map wilt legen maar geen e-mails wilt ophalen, roept u het commando EXTRA'S >> VERZENDEN / ONTVANGEN >> ALLES VERZENDEN.

In Outlook 2010 heb je ook verschillende opties:

• Druk op de F9-toets of CTRL + M.
• Open het tabblad VERZENDEN / ONTVANGEN in de e-mailmodule en klik op de knop ALLE MAPPEN VERZENDEN / ONTVANGEN.
• Klik in een willekeurige Outlook-module op de miniknop ALLE MAPPEN VERZENDEN / ONTVANGEN in de snelle toegangsbalk (linksboven in het venster - zie de markering in de onderstaande schermafbeelding).
• Als u alleen de e-mails voor een van uw accounts wilt verzenden en ontvangen, klikt u op het tabblad VERZENDEN / ONTVANGEN op SEND-RECEIVE-GROUPS en vervolgens op de betreffende accountnaam.
• Als u alleen e-mails wilt verzenden maar niet wilt ophalen, klikt u op het tabblad VERZENDEN / ONTVANGEN op ALLES VERZENDEN.

Hoe automatisch e-mails met een vertraging te verzenden

Outlook biedt niet alleen de mogelijkheid om e-mails eerst in de outbox op te slaan en pas te versturen als u daartoe opdracht geeft. In plaats daarvan kunt u met Outlook ook e-mails met een vertraging op een vooraf gedefinieerd tijdstip verzenden zonder dat u nu zelf op de knop "Verzenden" hoeft te klikken.

Als u niet via een Exchange-server verzendt, moet Outlook actief zijn en verbonden zijn met internet op het moment dat de e-mail wordt verzonden. Anders wordt de e-mail pas verzonden zodra Outlook weer draait en er een internetverbinding is.

Via de berichtopties kunt u aangeven dat de e-mail met vertraging moet worden verzonden.

1. Schrijf uw e-mail zoals gewoonlijk, maar klik nog niet op "Verzenden".

2. Klik in plaats daarvan op de knop "Opties" of, in Outlook 2007/2010, op het tabblad "Opties".

3. Activeer in Outlook 2003 of eerder de optie “Bezorging uitstellen tot” en voer de gewenste datum en tijd in. Klik in Outlook 2007 en 2010 op "Vertraging levering" en vul de leveringsdatum in.
   

4. Sluit het dialoogvenster en klik op 'Verzenden'.

De e-mail staat nu "geparkeerd" in de outbox. Daar kunt u het op elk moment opnieuw openen om wijzigingen aan te brengen. Je kunt het natuurlijk verwijderen als je het niet meer nodig hebt.