Wanneer ze uiterlijk een back-up van het PST-bestand maken, vragen veel Outlook-gebruikers zich af hoe groot het bestand is - ook al ruimen ze regelmatig hun inbox op. Wat velen niet weten: de map "Verzonden items" is ook vaak een enorm "stukje gegevens"
Als u - zoals aanbevolen - kopieën van alle verzonden berichten opslaat in de map VERZONDEN OBJECTEN (of in Outlook 2010 in de map VERZONDEN ITEMS), bewaart Outlook niet alleen de e-mails, maar ook kopieën van de bestanden die u hebt verzonden in deze map. Op deze manier heeft u deze bestanden twee keer op uw harde schijf: in de respectievelijke map waaruit u ze in de e-mail hebt opgehaald, en in het Outlook PST-bestand. Dit is niet alleen een verspilling van ruimte, Outlook wordt ook langzamer naarmate het PST-bestand groter is. Daarom moet u niet alleen uw inbox opschonen, maar ook de kopieën van de verzonden berichten.
Hoeveel ruimte nemen de e-mails die u verstuurt in beslag?
Ga als volgt te werk om erachter te komen hoeveel geheugen de e-mails en bijlagen die u verzendt, in beslag nemen:
- Klik met de rechtermuisknop op PERSOONLIJKE MAPPEN in de mappenlijst of, in Outlook 2010, op een van de persoonlijke mappen.
- Gebruik in Outlook 2007 of eerder het commando PROPERTIES FOR "PERSONAL FOLDER", in Outlook 2010 het commando DATA FILE PROPERTIES.
- Klik op het tabblad ALGEMEEN op de knop MAPGROOTTE.
- Hoe uitgebreid de inhoud van de map VERZONDEN ELEMENTEN is, ziet u in de betreffende regel. Noteer ook welke andere mappen ook veel gegevens bevatten.
- Sluit de dialoogvensters.
Open nu de map VERZONDEN OBJECTEN. Om alle grote e-mails bij elkaar te krijgen, sorteert u best op de kolom SIZE.
Bestandsbijlagen verwijderen
Ga nu door de e-mails en verwijder de bestanden die u niet langer nodig heeft. Of u kunt bestanden op de harde schijf opslaan die in Outlook staan maar niet meer in het mappensysteem op uw harde schijf.
In Outlook tot versie 2007 moet u elke afzonderlijke e-mail openen om de bestandsbijlagen te verwijderen - u kunt de bijlagen in het voorbeeld in het leesgebied niet verwijderen.
- Open dus het eerste bestand waarvan u de bijlagen wilt verwijderen.
- Selecteer vervolgens de bestandsbijlagen, klik erop met de rechtermuisknop en roep het DELETE-commando op.
- Sluit de e-mail.
- Beantwoord de beveiligingsvraag of de wijzigingen moeten worden opgeslagen met JA.
Herhaal stap 1 t/m 4 voor de volgende e-mail. In Outlook 2010 is het eindelijk mogelijk om bestandsbijlagen in de leesweergave te verwijderen zonder eerst de e-mail te openen:
- Selecteer de e-mail in de inbox.
- Klik vervolgens met de rechtermuisknop op de te verwijderen bijlage in het voorbeeld hieronder of naast de e-maillijst. Als de e-mail meerdere bijlagen bevat, markeer dan de te verwijderen bestanden met CTRL en een muisklik of klik op het eerste bestand, houd SHIFT ingedrukt en klik op het laatste bestand. Klik vervolgens met de rechtermuisknop op een van de geselecteerde bestanden.
- Roep het commando REMOVE PLANT aan.
- Bevestig de beveiligingsvraag met REMOVE PLANTS.
- Ga door naar de volgende e-mail.
Om ervoor te zorgen dat Outlook de ruimte vrijgeeft die wordt ingenomen door de verwijderde gegevens in het PST-bestand na de verwijderactie, moet u nu de persoonlijke map comprimeren:
- Klik met de rechtermuisknop op de persoonlijke map in de mappenlijst en selecteer het commando EIGENSCHAPPEN VOOR "PERSOONLIJKE MAP" of, in Outlook 2010, DATA FILE PROPERTIES.
- Klik op GEAVANCEERD.
- Klik op NU COMPRESSEREN. Het proces kan enige tijd duren na uitgebreide verwijdering. Zodra het compressieproces is voltooid, sluit Outlook eenvoudig het venster zonder een succesbericht weer te geven.
- Sluit de dialoogvensters.
