Schat vooraf in hoeveel tijd je nodig hebt voor de afzonderlijke taken, afspraken en activiteiten - en vergelijk daarna de schatting met de werkelijke duur.
Noteer in de dagelijkse lijst de geschatte tijd die nodig is voor de betreffende taak, gevolgd door de daadwerkelijk benodigde tijd. Op deze manier wordt u steeds “nauwkeuriger” in het inschatten van de benodigde tijd op de lange termijn.
De ervaring leert dat de meeste mensen de neiging hebben de werkelijk beschikbare tijd te overschatten. Daarom stoppen ze te veel taken in de dag - en zijn ze achteraf gefrustreerd omdat ze niet alles hebben gedaan wat ze wilden doen. Hoe nauwkeuriger je kunt inschatten hoe lang je nodig hebt voor de taken, hoe realistischer je toekomstige planning zal zijn.
Nog een empirische waarde: Vaak heb je voor een taak net zoveel tijd nodig als er voor beschikbaar is. U kent het vast ook wel: als u 30 minuten te besteden heeft aan een aanbieding, heeft u 30 minuten nodig; heb je 50 minuten voor een (vergelijkbare) aanbieding, dan heb je de volle 50 minuten nodig.
Omgekeerd werken veel mensen ook geconcentreerder en zijn ze niet snel afgeleid als ze weten dat ze een bepaalde taak binnen een bepaalde tijd moeten afronden. En sommigen komen pas tot echte topprestaties onder de druk van een zeer strakke deadline (een “deadline”).
Wat je "vinkje" ook is: zoek een balans tussen een royale planning (inclusief een buffer) en strakke berekeningen.
