Selectievakje in Word: Geef het antwoord op dat moet worden aangevinkt

Stapsgewijze instructies

Waarom is het moeilijk om tekst in een formulier of documentsjabloon in te voeren als u selectievakjes kunt gebruiken om de aan te vinken antwoorden te specificeren? Dit bespaart u niet alleen veel tijd bij het invullen van het formulier, het is ook veel sneller en gerichter wanneer u de formulieren later evalueert.

Toegegeven, Word lijkt het ons niet bepaald gemakkelijk te maken als het gaat om »checkboxes«, het gebruik van het checkbox-formulierveld, dat sinds 1993 beschikbaar is, heeft zijn valkuilen. Niet meer! Omdat u altijd minimaal twee checkbox-oplossingen tot uw beschikking heeft, in Word 2010 zelfs drie: met en zonder formulierbeveiliging of met vrij te kiezen symbolen - precies zoals u dat wilt.

Ontdek hier hoe u nu alle drie de mogelijke oplossingen in een mum van tijd toepast.

De klassieker: het formulierveld van het selectievakje

Heeft u selectievakjes nodig om op te klikken in een formulier of in een documentsjabloon? Worden er in het document extra formuliervelden van het type »tekstformulierveld« gebruikt voor het invoeren van tekst of datums, of dropdown-formuliervelden voor het selecteren van voorgedefinieerde elementen? Dan zijn de formuliervelden van het selectievakje de perfecte keuze. Het selectievakje formulierveld gedraagt zich precies zoals de andere formuliervelden en wordt alleen geactiveerd als het document is beveiligd, d.w.z. alleen dan kan het met een muisklik worden in- en uitgeschakeld.

Een nadeel van deze oplossing kan zijn dat het selectievakje formulierveld alleen kan worden in- en uitgeschakeld met de juiste documentbeveiliging. Omdat in beveiligde formulieren alleen de formuliervelden kunnen worden geadresseerd en alleen hun inhoud kan worden gewijzigd. Moet de formulierinvuller ook de mogelijkheid hebben om uitgebreide opmerkingen in te voeren of afbeeldingen in te voegen? Dan moet je werken met continue sectiewisselingen en selectief de secties beveiligen. Dit is vooral van belang bij het ontwerpen van formulieren, omdat je maar in beperkte mate kunt werken met tabellen voor het uitlijnen van het formulier.

Formuliervelden voor selectievakjes invoegen

En zo voegt u selectievakje-formuliervelden in uw document in en zorgt u vervolgens voor de juiste documentbeveiliging:

1. Plaats uw cursor waar u het selectievakje in uw document wilt invoegen.

2. Woord 2010 en 2007: Schakel over naar het tabblad DEVELOPER TOOLS en klik op de knop PREVERSION TOOLS (Word 2010) of LEGACYTOOLS (Word 2007) in de groep CONTROLS. Klik nu op de CONTROL BOX-knop.
   Word 2003, 2002 en 2000: Klik op de FORM-werkbalk op het pictogram CHECK BOX.

3. Het selectievakje wordt in het document ingevoegd. Om het selectievakje met een muisklik te kunnen gebruiken, moet u het document nu beveiligen en vrijgeven voor invoer in het formulier.

4. Woord 2010: Klik op het tabblad DEVELOPER TOOLS, groep BESCHERMEN, op de knop BEWERKEN BEPERKEN.
   Woord 2007: Klik op het tabblad DEVELOPER TOOLS, groep BESCHERMEN, op de knop BESCHERM DOCUMENT.
   Woord 2003: Roep het menu EXTRA'S op, commando BESCHERM DOCUMENT.
   Woord 2002 en 2000: Roep het menu EXTRA'S op, commando BESCHERM DOCUMENT. Selecteer in het dialoogvenster Beveiligen het keuzerondje FORMS. Als u alleen bepaalde secties wilt beveiligen, kunt u deze definiëren met de SECTIES-knop. Voer indien nodig een wachtwoord in en bevestig het dialoogvenster met OK.

5. Alleen Word 2010, 2007 en 2003: Activeer het selectievakje voor 2. BEPERKINGEN BEWERKEN in het taakgebied. Selecteer vervolgens het item FORMULIER INVULLEN in de vervolgkeuzelijst hieronder. Als u alleen bepaalde secties wilt beveiligen, kunt u deze definiëren met SELECT SECTIONS. Klik op de knop JA, BESCHERMING TOEPASSEN en voer indien nodig een wachtwoord in het volgende dialoogvenster in.

6. Vanaf nu is het formulier beveiligd en is het selectievakje klaar voor gebruik.

Nieuw in Word 2010: het inhoudsbeheer van het selectievakje

De inhoudsbesturingselementen die voor het eerst in Word 2007 werden geïntroduceerd, zijn in Word 2010 uitgebreid met het inhoudsbesturingselement voor selectievakjes. Het voordeel van de content controls is dat de content controls direct "actief" zijn en je geen extra documentbeveiliging nodig hebt. Er zijn dus geen beperkingen, zoals bij documentbeveiliging voor formuliervelden in de vorm van inactieve functies in het onbeveiligde gedeelte (afhankelijk van de Word-versie zijn geen opmerkingen, marge-aanpassingen, aanpassingen aan de paginanummers en nog veel meer mogelijk). U kunt de eigenschappen van het inhoudsbesturingselement gebruiken om te bepalen dat het inhoudsbesturingselement niet kan worden verwijderd. Dit voorkomt dat u per ongeluk het inhoudsbesturingselement verwijdert tijdens het bewerken van de tekst.

Een ander voordeel van de inhoudscontrole van het selectievakje is dat u zich niet hoeft te beperken tot de symbolen "leeg selectievakje" en "aangevinkt selectievakje". U kunt de eigenschappen ook gebruiken om individueel te bepalen tussen welke twee symbolen u met een muisklik heen en weer schakelt. De inhoud van inhoudscontroles - en dus ook de status van het selectievakje - kan worden gekoppeld aan een »DataStore«, die direct wordt opgeslagen in het Word-bestand in de map »CustomXML«. U kunt deze gegevens openen en evalueren vanuit andere programma's zoals Access of Excel.

Het nadeel van de inhoudscontrole van het selectievakje is dat de oplossing momenteel alleen beschikbaar is in Word 2010. Wanneer een document met een inhoudsbesturingselement voor selectievakjes wordt geopend in Word 2007, converteert Word 2007 het selectievakje naar een inhoudsbesturingselement voor platte tekst - de eigenschap van het selectievakje gaat verloren. Wanneer u het 2010-bestand opent in Word 2003, 2002 en 2000, worden alle inhoudsbesturingselementen geconverteerd naar platte tekst. Verder moet worden opgemerkt dat elementen voor inhoudscontrole niet naar de een na de ander kunnen worden gesprongen, zoals formuliervelden met de Tab-toets of de F11-toets of Shift + F11. Het gebruik van de muis is hier altijd vereist.

Inhoudsbeheer van selectievakjes gebruiken

Zo gebruikt u het inhoudsbesturingselement van het selectievakje in Word 2010:

1. Het inhoudsbeheer van het selectievakje bevindt zich op het tabblad DEVELOPER TOOLS, dat standaard niet actief is. Druk op de toetsencombinatie Alt + X + O (letter O) om het dialoogvenster WOORDOPTIES te openen.

2. Klik in het dialoogvenster dat nu verschijnt op CUSTOMIZE THE RIBBON aan de linkerkant en activeer het selectievakje DEVELOPER TOOLS aan de rechterkant voor de HOOFDTABS. Sluit het dialoogvenster met OK.

3. Plaats uw cursor waar u het selectievakje in uw document wilt invoegen. Schakel vervolgens naar het tabblad DEVELOPER TOOLS en klik op de knop CONTROL BOX in de groep CONTROLS.

4. Word voegt het inhoudsbesturingselement van het selectievakje in. Zolang het inhoudsbeheer is geselecteerd, kunt u op de knop EIGENSCHAPPEN klikken op het tabblad DEVELOPER TOOLS, groep CONTROLS. In het dialoogvenster dat verschijnt, hebt u de mogelijkheid om het selectievakje CONTENT CONTROL UNIT KAN NIET WORDEN VERWIJDERD te activeren ter bescherming tegen verwijdering.

5. Als u de doossymbolen door andere symbolen wilt vervangen, selecteert u het gewenste symbool voor zowel het SYMBOOL INSCHAKELD als het UITGESCHAKELD SYMBOOL in de groep CONTROLEER BOX EIGENSCHAPPEN in het dialoogvenster door op de knop WIJZIGEN te klikken.

6. Zodra u het dialoogvenster EIGENSCHAPPEN sluit, is het selectievakje klaar voor gebruik.

Het alternatief: individuele selectievakjes met veldfuncties

Wilt u formulieren en documentsjablonen maken die zonder beperkingen met alle Word-versies kunnen worden uitgevoerd? Wilt u echt afzien van alle documentbeveiligingsmaatregelen? Dan is de veldfunctie checkbox de perfecte oplossing. De veldfunctie »MacroButton« wordt gebruikt, waarmee u tussen twee vrij selecteerbare teksten in het midden van de tekst kunt wisselen. Dit wordt mogelijk gemaakt door twee VBA-routines en twee AutoTeksts die afwisselend worden gebruikt. Ook hier bent u niet gefixeerd op de twee "vaste" selectievakjes, maar kunt u aangeven welke symbolen afzonderlijk moeten worden weergegeven, zoals in Word 2010.

Aangezien VBA-programmacode altijd vereist is voor het selectievakje Veldfunctie, moet het uitvoeren van macro's in Word zijn toegestaan. Word 2003, 2002 en 2000 slaan AutoTekst alleen op in documentsjablonen. Met Word 2010 en 2007 is het ook mogelijk om de BUILDING BLOCKS.DOTX als opslaglocatie op te geven (wat voor dit toepassingsgebied niet wordt aanbevolen). De oplossing kan daarom alleen worden gebruikt voor formulieren die ook als documentsjablonen worden opgeslagen. Gebruik in pure documentbestanden van het type »* .doc« of »* .docm« is niet mogelijk. Veldfunctie-selectievakjes worden naar de een na de ander gesprongen wanneer u op F11 of Shift + F11 drukt, zoals elke veldfunctie in het document. Om de status van het selectievakje te wijzigen, moet u echter dubbelklikken met de muis.

Ga als volgt te werk om het selectievakje veldcode te gebruiken:

1. Maak eerst een nieuwe, lege documentsjabloon aan en sla deze bijvoorbeeld op onder de naam KONTROLKAESTCHEN-VORLAGE.DOT (M). In Word 2010 en 2007 moet de selectie met macro's als bestandstype worden geselecteerd!

2. Wissel met nu Alt + F11 in de VBA-editor. Klik met de rechtermuisknop op het item MICROSOFT WORD OBJECTEN in de Projectverkenner aan de rechterkant. Selecteer vervolgens de opdracht INSERT en vervolgens MODULE.

3. In de module die op deze manier is gemaakt, maakt u de volgende twee VBA-routines:

   

4. Verlaat vervolgens de VBA-editor via het VBA-editormenu FILE, commando CLOSE AND RETURN TO MICROSOFT WORD.

5. Maak nu twee autoteksten aan met de respectievelijke veldfuncties. Druk op de toetscombinatie Ctrl + F9, waarna een lege veldcode verschijnt, bestaande uit een open en een gesloten accolade. Voer eerst de tekst MACROBUTTON in binnen de veldfunctie, gevolgd door een spatie en de tekst KKAUSSCHALTEN. Er volgt nog een spatie voordat u het teken voor het aangevinkte selectievakje invoegt. Het selectievakje is te vinden in de eigen symboolfunctie van het woord (Woord 2010 en 2007: INSERT-tab, SYMBOLEN-groep, SYMBOLEN-knop; Word 2003, 2002 en 2000: INSERT-menu, ICOON).

   

6. Nadat u de veldfunctie volledig hebt ingevoerd, selecteert u de volledige veldfunctie en maakt u deze aan als AutoTekst onder de naam KKAUSSCHALTEN. In Word 2010 en 2007 is de eenvoudigste manier om AutoTekst in te stellen met de sneltoets Alt + F3 Bij; de AutoTekst komt dan automatisch in de huidige documentsjabloon terecht. In Word 2003, 2002 en 2000 maakt u de auto-tekst aan via het menu INSERT-AUTOTEXT, commando AUTO-TEXT. Zorg ervoor dat de huidige documentsjabloon moet worden geselecteerd in het dialoogvenster onderaan voor ZOEKEN IN!

7. Herhaal stap 5 en 6 voor de tweede veldcode. Deze keer is de tekst in de veldfunctie KKNSCHALTEN en plaatst u het lege selectievakje. Selecteer KDO SWITCH ON als naam voor AutoTekst.

   

8. Sla ten slotte de documentsjabloon op. Het selectievakje is nu voor u beschikbaar in de nieuwe documentsjabloon: plaats de AutoTekst KKEINSCHALTEN gewoon waar u hem wilt hebben. Word geeft vervolgens het lege selectievakje weer.
   Een dubbelklik op het selectievakje voert de KKEINSCHALTEN-macro uit, waarna de AutoTekst met de veldfunctie wordt vervangen door de equivalente KKAUSSCHALTEN via de macro en het ingevulde selectievakje verschijnt.

Veelgestelde vragen: selectievakjes in Word

1. Hoe kan ik selectievakjes in Word activeren?

Klik waar u wilt in uw Word-document. Ga naar het menu Ontwikkelaars en klik op het pictogram Controlevakje. Het selectievakje verschijnt nu in het document. Activeer of deactiveer het met een muisklik.

2. Hoe kan ik ontwikkelaarstools in Word activeren?

Open een document in Word en klik vervolgens op Bestand in de linkerbovenhoek. Ga dan naar "Opties" aan de linkerkant. Er wordt dan een nieuw dialoogvenster geopend. Klik op "Het lint aanpassen" en vink het vakje naast "Ontwikkelaar" aan. Bevestig tot slot uw keuze door op "OK" te klikken.

3. Wat zijn inhoudsbesturingselementen in Word?

Inhoudsbesturingselementen zijn afzonderlijke besturingselementen die u kunt toevoegen en aanpassen voor gebruik in sjablonen, formulieren en documenten. Veel online formulieren hebben bijvoorbeeld een vervolgkeuzelijst die een beperkte reeks keuzes bevat voor de gebruiker van het formulier.