Zo werkt dat
De filterfunctie in Excel bespaart je veel tijd en maakt tabellen met verschillende categoriewaarden overzichtelijker. Indien nodig kunt u een filter gebruiken om numerieke waarden te verbergen die binnen een bepaalde maand vallen of de eerder gedefinieerde maximale waarde overschrijden. Kortom: de mogelijkheden zijn onbeperkt. Maar wat als u alleen een wiskundige formule of eenvoudige toevoeging wilt toepassen op eerder gefilterde invoer als een gedeeltelijk resultaat of gedeeltelijk totaal? Ook hier biedt Excel uitkomst.
Berekeningen uitvoeren die alleen worden toegepast op de gefilterde inhoud van een lijst
Het filteren van grote datasets is handig. Gefilterde lijsten zijn duidelijker en cijfers zijn gemakkelijker te interpreteren. Met de filterfunctie kunt u alleen de waarden in uw Excel-tabel weergeven die u eerder in het filtermenu heeft geselecteerd.
- In de Excel-versies 2007 of 2012 roep je de functie aan via "Data ->" Sorteren en Filteren "->" Filter "
- In oudere Excel-versies zoals 2003 vindt u de functie onder "Data" -> "Filter" -> "Autofilter"
- In huidige versies zoals Microsoft 365 of Office2022-2023 is de filterfunctie daarentegen ondergebracht in het menu "Start" in het gebied "Bewerken".
Maar welke Excel je ook gebruikt: in alle gevallen kun je sommen, gemiddelden of andere functies gebruiken in een gefilterde lijst. Excel genereert vervolgens resultaten die afhankelijk zijn van welke gegevensrecords in een lijst op dat moment zichtbaar zijn.
Om dit te doen, volgt u onder Office2022-2023 en Microsoft 365 deze stappen:
-
Activeer een werkblad dat een lijst bevat. Er moeten nummers in ten minste één kolom in de lijst staan.
-
Activeer de automatische filters in de lijst als ze nog niet zichtbaar zijn.
-
Gebruik hiervoor de functie "Sorteren en filteren"> "Filter", die u in het lint onder "Bewerken" kunt vinden.
-
Selecteer het juiste autofilter door op het vakje in cel B1 te klikken. Filter nu de lijst op het juiste criterium.
-
Met nog een klik op een lege cel onder de gefilterde lijst, tellen we de lijstitems in dit voorbeeld op.
-
Klik hiervoor op het kleine uitklappijltje in het “Totaalsymbool” van Excel, dat je ook terugvindt in het gebied “Bewerken”.
-
Klik op het item "Som" in de lijst en tik op de "Enter"-toets op uw toetsenbord.
-
Excel voegt nu geen “somfunctie” in, maar de functie “deelresultaat”, zoals je kunt zien in de volgende afbeelding.
In plaats van de functie "Som" gebruikt Excel de functie "Subtotaal" om een formule te bouwen die alleen de zichtbare celinhoud optelt. Wat vooral praktisch is: zodra u de filtercriteria in de lijst wijzigt, toont dit totaal alleen het resultaat voor de getoonde gegevensrecords. Op deze manier kan ook de gemiddelde waarde of het aantal weergegeven gegevensrecords worden weergegeven. Selecteer hiervoor de gewenste functie nadat u op de selectiepijl van het somsymbool hebt geklikt.
