Met behulp van Geavanceerd zoeken in Outlook kunt u bepalen welke zoekresultaten worden weergegeven. Ga hiervoor als volgt te werk:
In Outlook tot versie 2003 noem je het commando "Tools, Search, Advanced Search", in Outlook 2007 het commando "Tools, Instant Search, Advanced Search".
In Outlook 2010 is de geavanceerde zoekfunctie (onnodig) goed verstopt. De snelste manier om het op te roepen is nog steeds om de toetsencombinatie CTRL + SHIFT + F in te drukken, die al in eerdere versies werd gebruikt.
De procedure is veel omslachtiger via het menulint:
-
Klik in het zoekveld ("Zoek alle … elementen").
-
Het tabblad "Zoekhulpmiddelen" is nu ook te zien in het menulint. Klik hier in de groep "Opties" op de knop "Zoekhulpmiddelen" en vervolgens op de opdracht "Geavanceerd zoeken".
Selecteer in de twee velden boven het tabblad naar welke Outlook-elementen moet worden gezocht (bijvoorbeeld berichten) en in welke map (u kunt dit bepalen door op "Zoeken" te klikken).
Geef op het tabblad "Berichten" de termen op waarnaar moet worden gezocht in het onderwerp en/of in de berichttekst. U kunt hier ook filteren op afzender, ontvanger en tijdsperiode. De afzonderlijke velden hebben de volgende betekenis:
-
"Zoeken naar" (op het tabblad "Nieuws"): Voer de zoekterm of meerdere termen in, gescheiden door komma's; als u meerdere termen invoert, toont Outlook alle berichten die een van deze termen bevatten (het is zoeken met de OR-operator).
-
"In": Bij het zoeken naar e-mails bepaalt u hier of alleen het onderwerpveld, het onderwerp en de berichttekst of andere e-mailelementen moeten worden doorzocht.
-
“Van”: Hiermee kunt u het zoeken beperken tot e-mails van een specifieke afzender; selecteer hiervoor het betreffende contact.
-
"Verzonden naar": Omgekeerd kunt u de zoekopdracht ook beperken tot een specifieke ontvanger.
-
"Waarin ik": Hier kunt u aangeven of u in het veld "Aan" alleen wilt zoeken in e-mails waarvoor u de enige ontvanger bent of die u samen met anderen heeft ontvangen (uw naam staat in het "Aan"-veld ) - of in het veld "Cc")
-
"Tijd": Hier kunt u aangeven dat u alleen wilt zoeken naar e-mails die u binnen een bepaalde periode of voor een bepaald tijdstip hebt ontvangen of verzonden.
Op het tabblad “Extra opties” kunt u onder andere Filter voor e-mails met of zonder bestandsbijlagen of ook voor de grootte van de e-mail:
-
"Categorieën": U kunt dit alleen gebruiken om specifiek te zoeken naar e-mails waaraan u bepaalde categorieën heeft toegewezen.
-
"Alleen dergelijke elementen": hier bepaalt u of er rekening moet worden gehouden met gelezen of alleen ongelezen e-mails.
-
"Alleen elementen met": hier filtert u op e-mails met of geen bijlagen.
-
"Met belangrijkheid": Dit betekent dat u alleen e-mails kunt tonen waaraan u een bepaalde urgentie heeft toegekend.
-
“Alleen dergelijke elementen”: Hier filter je op e-mails die je hebt gemarkeerd met een bepaalde kleur of gemarkeerd als “Gereed”.
-
"Hoofdlettergevoelig": Hier geeft u aan of de zoekterm exact in hoofdletters en kleine letters moet worden gezocht.
-
"Grootte": Hiermee bepaal je of er rekening moet worden gehouden met de grootte van de e-mail. Op deze manier kunt u zoeken naar bijzonder uitgebreide e-mails.
Op het tabblad "Geavanceerd" kunt u de zoekcriteria naar wens definiëren. Klik hiervoor op "Veld", selecteer de velden waarnaar de voorwaarde moet verwijzen en vul de criteria in.
Zodra u alle criteria heeft ingevuld, klikt u op “Start zoeken”.
De uitgebreide directe zoekfunctie in Outlook 2007
Een van de vernieuwingen in Outlook 2007 is dat het vorige zoekvenster is opgesplitst: normaal wordt er maar één zoekveld getoond waarin je de zoekterm typt (of meerdere termen gescheiden door komma's). U kunt ook de zogenaamde querygenerator laten zien om de zoekopdracht te besturen met behulp van een aantal opties. Om de querygenerator weer te geven, klikt u op de dubbele pijl rechts van het zoekveld of roept u het commando "Tools, Instant Search, Expand Query Generator" aan.
In het oranje dialoogvenster kunt u bijvoorbeeld zoeken naar de e-mailontvanger, de afzender, het onderwerp of een term (of zin) in de berichttekst in de inbox. Voer hiervoor de gewenste zoektekst in het betreffende veld in - Outlook filtert de elementen (bijvoorbeeld in de inbox) uit die de term bevatten. Wanneer u er een opent, wordt de zoekterm in kleur gemarkeerd.
Als u naar andere criteria wilt zoeken, klikt u op "Criteria toevoegen" onderaan het dialoogvenster en selecteert u een van de andere velden - in het voorbeeld "Categorieën".
Zodra je alle elementen in deze Outlook-module weer wilt zien, bijvoorbeeld alle e-mails, klik je op de "X" links van de dubbele pijl waarmee je de snelzoekopdracht hebt geopend.
