Veldfuncties vereenvoudigen uw dagelijkse werk in Microsoft Word

Professioneel en efficiënt gebruik van handmatige functies in Word

Hoe professioneler en intensiever Microsoft Word wordt gebruikt, hoe hoger de eisen aan het tekstverwerkingsprogramma. Met toenemende gebruikstijd gebruiken de meeste gebruikers van Word steeds meer functies van de software en kennen ze bijvoorbeeld:

• Lijsten maken met meerdere items
• De weergave van hoofdletters in Word aan het begin van een regel onderdrukt of
• Voegt een inhoudsopgave en verwijzingen in een document in.

Hoewel veel van de dagelijkse werkstappen efficiënt zijn ontworpen en worden ondersteund met formules of functies, zijn er andere taken die voor veel professionele gebruikers van Microsoft Word nog steeds handmatig worden uitgevoerd. Een voorbeeld is het invoegen van de huidige datum in een brief, wat in veel gevallen handmatig gebeurt. Om effectief en oplossingsgericht te kunnen werken, is het zinvol om te ondernemen om de functies van Word zo goed mogelijk te benutten.

Hoe kunt u de datum efficiënter invoegen?

Gebruik bijvoorbeeld de bekende toetsencombinatie "ALT + Shift + D" om de datum automatisch in te sluiten. Een alternatief is om naar het tabblad "INSERT" te gaan" in het menugebied "TEKST" (Word 365, 2010 en 2007) of in het menu "INSERT" (Word 2003, 2002 / XP en 2000). In dit geval doet de functie "Datum en tijd invoegen" het werk voor u.

Gebruik veldfuncties in Microsoft Word - zo werkt het

Talrijke commando's die zijn opgeslagen in het INSERT-tabblad of in het INSERT-menu in Word-versies 2003, 2002 / XP en 2000 worden gebruikt om automatisch bijgewerkte informatie en gegevens in een tekst in te voegen. "Veldfuncties" worden in hun korte vorm en in Word "velden" genoemd. Velden hebben de taak om systeem- of documenteigenschappen in een tekst in te voegen, die continu kan worden bijgewerkt.

Met deze procedure werkt u niet alleen efficiënter met Microsoft Word en vermijdt u de typische fouten bij handmatige invoer. Je hebt ook de mogelijkheid om velden flexibeler en dynamischer te maken. Zo kunt u bijvoorbeeld reageren op wijzigingen in de kopjes die de inhoudsopgave vormen.

Veldfuncties invoegen en bewerken

In Word 365, 2010 en 2007 kunt u veldfuncties invoegen op het tabblad "INSERT" in het menugebied "TEKST", de knop "QUICK BLOCKS" en het commando "FIELD".

In Word 2003, 2002 / XP en 2000 kom je via het menu "INSERT" en het commando "FIELD" op de bestemming. In alle Word-versies verschijnt een dialoogvenster waarin u de gewenste veldfunctie kunt selecteren en toepassen op uw tekst.

Daarnaast hebben de ingebouwde veldfuncties in Microsoft Word nog een toegevoegde waarde: Word voegt ook automatisch een veldfunctie in wanneer bepaalde functies worden aangeroepen. Dit gebeurt zonder speciaal geselecteerd te hoeven worden.

voorbeeld

Als u bijvoorbeeld op de toetscombinatie "Alt + Shift + D" drukt, verschijnt de huidige datum op de huidige cursorpositie in de vorm van een veldfunctie.

Veldfuncties en inhoudsopgaven

U heeft ook de mogelijkheid om een inhoudsopgave aan uw document toe te voegen op basis van de stijlen »Kop 1« tot »Kop 9«. Dit werkt in Microsoft Word 365 via het tabblad "REFERENTIES".

Gebruik in Word 2010 en 2007 het tabblad "REFERENTIES" en de menugroep "INHOUDSOPGAVE" evenals de knop "INHOUDSOPGAVE". In Word 2003, 2002 / XP en 2000 komt u via het menu "INSERT" en het commando "(REFERENTIE) -INDEX AND DIRECTORIES" in het betreffende gebied.

Wilt u ook automatische paginanummers in de footer? Ook hier gebruikt Word een veldfunctie.

Veldfuncties handmatig gebruiken - geen probleem met een toetscombinatie

Naast het menugestuurd invoegen van veldfuncties kunt u deze ook handmatig invoeren. Gebruik hiervoor de toetscombinatie "CTRL + F9". Met deze toetsencombinatie kunt u een nieuwe, lege veldfunctie invoegen. Het paar accolades dat op deze manier verschijnt (niet te verwarren met de accolades die beschikbaar zijn met AltGr + 7 of AltGr + 0, die er bijna hetzelfde uitzien) kan dan worden gevuld met het gewenste commando. Tussen haakjes in het dialoogvenster ziet u welke commando's mogelijk zijn.

Praktijkvoorbeelden voor storingsvrij gebruik van veldfuncties

Hieronder volgt een overzicht van belangrijke veldfuncties die het werk in de praktijk bijzonder vergemakkelijken:

Datum, Aanmaakdatum

Met »{Date}« voegt Word de systeemdatum van uw pc in op de huidige cursorpositie. U kunt de parameter »\ @« gebruiken om het formaat te definiëren. De veldfunctie »{CreatDate}« voegt de datum in waarop het document is aangemaakt en verandert, in tegenstelling tot »{Date}«, daarna niet meer. Gebruik daarom »{CreatDate}« in documentsjablonen op basis waarvan u nieuwe documenten aanmaakt. Dan wordt de aanmaakdatum automatisch permanent ingesteld in elk nieuw document.

U wilt dynamisch verwijzen naar de inhoud van "Kop 1" in de koptekst. De referentie zou automatisch gegenereerd moeten worden, zonder te beginnen met een sectie-einde en een nieuwe kopregel in elk hoofdstuk?

De veldfunctie »{StyleRef}« biedt uitkomst: Met »{StyleRef» Heading 1 «\ * MERGEFORMAT}« verwijst u naar de inhoud van de tekst opgemaakt met de stylesheet »Heading 1«. Als dit verandert, verandert de inhoud van de koptekst op de huidige pagina. Als het formaatsjabloon »Heading 1« meerdere keren op een pagina wordt gebruikt, wordt altijd de eerste instantie in de header weergegeven. De toevoeging »\ * MERGEFORMAT« zorgt ervoor dat alleen de tekst en niet de opmaak uit »Kop 1« wordt gebruikt. De ingevoerde tekst wordt opgemaakt volgens de kopstijl.

Pagina, aantal pagina's

Gebruik de veldfunctie »{Page}« om het huidige paginanummer in te voegen. De veldfunctie »{NumPages}« geeft het aantal pagina's in het document aan. U kunt bijvoorbeeld »Seite {Page} of {NumPages}« gebruiken om naar het huidige en het totale aantal pagina's te verwijzen. Als u de (geneste) veldfunctie »{IF {NumPages}» 1 «» Seite {Page} von {NumPages} «» «}« in de voettekst van de eerste pagina van uw document plaatst, verschijnt de paginanummerinformatie alleen als het document is langer dan één zijde.

Ref

Heeft u een bepaalde notitie of verwijzing naar een alinea meerdere keren nodig in uw document en wilt u deze maar één keer invoeren? In dit geval is het voldoende om één keer naar de ingevoerde tekst te verwijzen. Wijs in dit geval een bladwijzer toe aan de tekst. Dit werkt in de verschillende Word-versies als volgt:

• Word 365: tabblad INSERT - Menugebied LINKS - knop TEKST MERK

• Word 2010 en 2007: tabblad INSERT - Menugebied HYPERLINKS - knop TEKST MERK;
• Word 2003, 2002 / XP en 2000: Menu INSERT - commando TEKST MERK.

Met de veldfunctie »{Ref NameDerTextmarke}« kunt u zo vaak als u wilt naar de met de bladwijzer gemarkeerde tekst verwijzen.

volgende

Heeft u een volgnummer in uw document nodig om werkstappen te identificeren, dat zo automatisch mogelijk wordt beheerd? Aangezien de nummers in het midden van de tekst worden geplaatst, kan automatische nummering dan niet worden gebruikt? De veldfunctie »{Seq numbering name}« biedt uitkomst. Elke keer dat deze veldfunctie voorkomt, wordt het interne nummer met één verhoogd. De tekst »nummering naam« is vrij te kiezen en hoeft alleen binnen de nummering uniform te blijven. En als u niet met één maar met vijf wilt beginnen, voert u de startwaarde in bij het eerste voorkomen van de veldfunctie met behulp van de parameter »\ r«: »{Seq numbering name \ r 5}«.

Samenvatting en conclusie:

Microsoft Word kan u helpen met verschillende veldfuncties om uw dagelijkse werk met het tekstverwerkingsprogramma effectiever te maken. Een bekend voorbeeld is het invoeren van de huidige datum met een toetscombinatie of knop op het tabblad INSERT. Andere veldfuncties helpen u bij het inbedden en actualiseren van nummering in teksten of bij het professioneel genereren van inhoudsopgaven.

Alle veldfuncties hebben gemeen dat ze repetitieve activiteiten vereenvoudigen. Ze helpen ook om onzorgvuldige fouten die optreden in overbodige werkstappen te elimineren. Het is verstandig en zinvol om u vertrouwd te maken met de ingebouwde veldfuncties van Microsoft Word en deze te gebruiken. Deze procedure bespaart u tijd bij het opstellen van teksten en correspondentie, verhoogt de betrouwbaarheid en kan fouten effectief voorkomen.

FAQ

Wat doet een veldfunctie in Microsoft Word?

Velden in Word hebben een tijdelijke aanduiding-functie. Ze kunnen automatisch worden gebruikt om de huidige datum of een paginanummer in een tekst in te voegen. Er zijn ook functies die kunnen worden gebruikt voor complexe berekeningen.

Hoe kan ik een veldcode in mijn tekst invoegen?

Het is mogelijk om in enkele stappen een veldcode in een tekst in Microsoft Word in te voegen. De eerste stap is om een Word-document te openen en naar het punt in het document te navigeren waar de functie moet worden ingesloten. Op het tabblad INSERT in het menugebied TEKST vindt u de mogelijkheid om een veld in te voegen in het menupunt SEARCH QUICK BLOCK. Bepaal de functie en vul deze in.

Hoe voeg ik efficiënt de huidige datum in mijn Word-document in?

De snelste en gemakkelijkste manier om de huidige datum in Word in te voegen, is door de sneltoets "Alt + Shift + D" te gebruiken. Na het indrukken van de knoppen verschijnt de huidige datum in de tekst.