Microsoft heeft de bestandscompressie in PowerPoint 2007 en 2010 verbeterd. Desalniettemin klagen lezers nog steeds dat zelfs presentaties met een paar foto's soms nog enorme bestandsgroottes zijn en daarom ongeschikt zijn om per e-mail te verzenden
Hoe meer afbeeldingen, hoe groter het bestand
Wanneer u afbeeldingen in dia's invoegt, slaat PowerPoint de afbeeldingen op in de presentatie. Dit resulteert natuurlijk in een toename van de bestandsgrootte. De talrijke grafische formaten - geïdentificeerd door hun extensies zoals JPG.webp, PNG, TIF, BMP.webp, EMF of WMF - kunnen echter met wisselend succes worden gecomprimeerd. Maar zelfs als je dat weet: hoe kun je achteraf in een bestaande presentatie zien welke van de afbeeldingen in welk grafisch formaat op de dia's is ingevoegd en hoe groot deze is?
Zoekmethode 1 - de ZIP-methode
Vanaf PowerPoint 2007 kunt u de innerlijke werking van een presentatie als volgt bekijken:
- Maak een kopie van de presentatie in Windows Verkenner. Voeg de bestandsextensie ZIP toe aan de kopie.
- Een dubbelklik op het ZIP-bestand opent de presentatie in de onderstaande structuur links:
- Na verder dubbelklikken op PPT en MEDIA komt u in de map waarin alle afbeeldingen in de presentatie zijn opgeslagen.
- Open de afbeeldingsbestanden die groter zijn dan gemiddeld. Nu kun je zien welke foto's je eventueel in de presentatie moet uitwisselen.
- Sluit het ZIP-archief en verwijder het. Helaas hebben de afbeeldingsbestanden in de map MEDIA niet het dianummer. Ze zijn gewoon doorlopend genummerd, wat het zoeken naar de te grote afbeeldingen bij uitgebreide presentaties extra moeite kost.
Zoekmethode 2 - sla de dia's op als afbeeldingen
Met deze methode kunt u direct zien welke dia's de meeste ruimte innemen. Op deze manier vindt u in een mum van tijd oversized afbeeldingen zoals deze.
- Nadat u klaar bent met uw presentatie, klikt u op BESTAND of op de KANTOORKNOP en selecteert u OPSLAAN ALS.
- Wijzig het BESTANDSTYPE in PNG-FORMAAT (DRAAGBARE NETWERKGRAFIEK).
- Selecteer de locatie en klik op OPSLAAN.
- Er verschijnt een dialoogvenster met de vraag of u elke dia of alleen de huidige dia wilt exporteren. Kies ELKE FOLIE.
- U vindt nu een map op de door u gekozen opslaglocatie waarin elke dia beschikbaar is als een PNG-afbeelding.
- Open de map, klik met de rechtermuisknop op de witte achtergrond in het dialoogvenster en selecteer VIEW - DETAILS in het contextmenu.
- U kunt nu in één oogopslag zien welke dia een bijzonder grote bestandsgrootte heeft. In het voorbeeld is dat dia 6.
- Comprimeer de extra grote afbeeldingen en verwijder vervolgens de map met de PNG-bestanden.
Zo ga je verder met de gevonden "dikmakende dingen"
Zodra je met een van de twee beschreven professionele technieken hebt ontdekt op welke dia het probleem zit, kun je de te grote afbeeldingen comprimeren. Dat is hoe je het doet:
- Selecteer de afbeelding en ga naar het tabblad PICTURE TOOLS / FORMAT.
- Klik in de groep AANPASSEN op de knop AFBEELDINGEN COMPRESSEREN (in versie 2007 en klik vervolgens op OPTIES in het dialoogvenster AFBEELDING COMPRESSEREN).
- Activeer de vakjes naast ALLEEN TOEPASSEN OP DEZE AFBEELDING en VERWIJDER UITGESNEDEN FOTOGEBIEDEN.
- Uw keuze van de opties voor de doeluitvoer hangt af van wat u later met de presentatie wilt doen: Als u wilt dat de presentatie in zeer goede kwaliteit wordt afgedrukt, selecteert u AFDRUKKEN (220 DPI). De optie SCREEN OUTPUT (150 DPI) is ideaal voor presentaties op de computer. Als u de presentatie zo klein mogelijk wilt verzenden, selecteert u E-MAIL (96DPI).
