Het dialoogvenster "Postvak opschonen" geeft u verschillende opties om de grootte van uw postvak te verkleinen
Ondanks alle verbeteringen van de afgelopen jaren is er één ding niet veranderd in Outlook: de mailbox blijft groeien, ook als je regelmatig e-mails verwijdert die niet meer nodig zijn. Zelfs de automatische compressie van de persoonlijke map (PST-bestand) biedt niet echt een permanente oplossing.
Met de functie "Postbus opschonen", die u via het menu Extra's kunt oproepen, krijgt u grip op de grootte van de Outlook-bestanden:
Met deze opties kunt u uw mailbox in Outlook opschonen
-
Gebruik eerst de knop "Toon mailboxgrootte" om de opslagvereisten van de afzonderlijke mappen weer te geven. U ziet dan welke mappen bijzonder veel ruimte innemen en kunt u verwijderen.
-
U kunt ook zoeken naar oudere items in de inbox. Voer hiervoor een overeenkomstige waarde in het veld "Zoeken naar elementen ouder dan … dagen" in en klik op "Zoeken". Selecteer in de lijst die vervolgens wordt uitgevoerd alle of afzonderlijke elementen en verwijder ze.
-
Als u oudere elementen wilt archiveren, klikt u op "AutoArchiveren". De archiefbestanden worden opgeslagen onder "C: \ Documents and Settings \ YOUR_NAME \ Local Settings \ Application Data \ Microsoft \ Outlook".
-
U kunt de map Verwijderde items ook leeg hebben (of het huidige geheugengebruik bekijken).
- Als er toewijzingsconflicten zijn met sommige elementen, worden deze opgeslagen in een map met de naam "Conflicten". U kunt de grootte ervan laten weergeven in het dialoogvenster "Postvak opschonen"; u kunt de map hier ook leeg laten.
Hoe u e-mails kunt vinden en verwijderen die veel opslagruimte in beslag nemen
Met behulp van een in Outlook 2010 ingebouwde functie kunt u alle bijzonder grote e-mails uit alle mappen in de inbox weergeven. U kunt dan gemakkelijk "space hogs" die u niet meer nodig heeft verwijderen (als dat zinvol is, bewaar dan vooraf de bestandsbijlagen in de e-mails op de harde schijf).
Om de bijzonder grote e-mails op te sporen, doet u het volgende in Outlook 2010:
- Ga naar het commando "Bestand, Hulpmiddelen om op te ruimen" en dan "Mailbox opruimen".
- Activeer de optie "Zoeken naar items groter dan … kilobytes" en voer een waarde in, bijvoorbeeld 500 of 1000 kilobytes.
- Klik op "Zoeken".
- Het dialoogvenster "Geavanceerd zoeken" verschijnt nu, waarin de e-mails worden weergegeven die voldoen aan het zoekcriterium. Hier kunt u e-mails verwijderen of openen om de bestandsbijlagen die ze bevatten op de harde schijf te bewaren.
- Zodra u klaar bent met het verwijderen van de e-mails die u niet meer nodig heeft, sluit u het dialoogvenster.
- Leeg vervolgens de map "Verwijderde items" en laat de persoonlijke map comprimeren.
