Gebruik de automatische structuur om een beter overzicht te krijgen in uw Excel-spreadsheets
Hoe meer gegevens er in een tabel staan, hoe minder het bedrag dat u op het scherm kunt zien. In dergelijke gevallen kan het handig zijn om de tabel zo te structureren dat indien nodig alleen de belangrijke gegevens kunnen worden weergegeven, waardoor de informatie-inhoud van het scherm wordt vergroot.
De snelste manier om een tabel te schetsen, is door Excel deze automatisch te laten schetsen. Excel gebruikt de formules in de tabel om het overzicht te maken. Het laatste structuurniveau van een tabel zijn bijvoorbeeld de cellen met ingevoerde getallen. De cellen waarin deze getallen worden opgeteld, vormen het volgende niveau. Als deze sommen in een andere cel verder worden verwerkt, maakt Excel een ander niveau aan, enzovoort.
Om een tabel automatisch te ordenen, activeert u de functie GEGEVENS - GROEPERING EN STRUCTUUR - AUTOGRAFIE als u Excel tot versie 2003 gebruikt. In Excel 2007 of later heet de opdracht DATA - STRUCTUUR - GROEP - AUTOGRAPHY.
Excel structureert vervolgens de tabel op basis van de formules die het bevat. U kunt aan de cijfers en symbolen links van de coördinatenkolom en boven de coördinatenlijn zien hoe Excel de tabel automatisch heeft gestructureerd.
U herkent structurele niveaus aan het minteken en de lijn erboven links van de tabel.
Als u met de muis op dit minteken klikt, worden alle regels waar het streepje naast staat verborgen en blijft alleen de regel waar het minteken staat zichtbaar.