Hoe maak je bestanden leesbaar voor (bijna) alle versies van Excel
Met Excel 2007 introduceerde Microsoft een fundamenteel nieuw gegevensformaat voor Excel-bestanden. Excel-bestanden worden opgeslagen als XML-bestanden. Een bestand dat u op uw harde schijf opslaat onder de naam "Planning" wordt door Excel standaard opgeslagen als "Planning.xls" tot en met versie 2003. Bij de versies van 2007 en 2010 wordt het bestand opgeslagen als "Planning.xlsx". Naast het XLSX-formaat bevat Excel andere bestandsformaten voor macro's, invoegtoepassingen, enz.
Het nieuwe gegevensformaat betekent dat oudere Excel-versies alleen werkmappen kunnen openen die zijn opgeslagen met Excel 2007 of Excel 2010 als een bijbehorend conversieprogramma ("converter") is geïnstalleerd. Hoewel deze converter gratis beschikbaar is op internet, ontstaan er toch vaak problemen omdat de converter niet is geïnstalleerd of inhoud uit de werkmap verloren gaat bij het converteren.
De oplossing voor het probleem is om werkmappen in de oude bestandsindeling rechtstreeks in Excel 2007 op te slaan. Het werkt als volgt:
- Open de werkmap van uw keuze.
- Klik op de Office-knop en selecteer de functie "Opslaan als".
- Activeer in de lijst "Opslaan als type" de instelling "Microsoft Excel 5.0 / 95 werkmap (* .xls)".
- Kies waar u het bestand wilt opslaan.
- Klik op de knop Opslaan.
Excel slaat het bestand nu op in het XLS-bestandsformaat. U kunt de werkmap vervolgens openen met Excel 95, Excel 97, Excel 2000, Excel XP en Excel 2003. Als de werkmap functies of instellingen bevat die pas sinds Excel 2007 beschikbaar zijn, worden deze elementen niet overgebracht naar het opgeslagen bestand. Als dit het geval is, zal Excel u hiervan op de hoogte stellen met een berichtvenster:
