Hier leert u hoe u oude e-mails in Outlook kunt opsporen en handmatig kunt verwijderen, en hoe u auto-archivering kunt gebruiken om oude e-mails automatisch te verwijderen.
Hoe u e-mails automatisch kunt laten verwijderen met AutoArchiveren
De auto-archiveringsfunctie van Outlook is bedoeld om oude mails, afspraken, etc. op te slaan in een archiefbestand en uw Outlook te ontdoen van de oude gegevens. U kunt de functie ook gebruiken om oude e-mails, afspraken, enz. permanent te verwijderen - d.w.z. om ze te verwijderen in plaats van ze naar het archiefbestand te verplaatsen.
Ga als volgt te werk om de oude gegevens te wissen:
- Roep het commando "Extra, opties" aan en open het tabblad "Overig".
- Klik hier op "AutoArchiveren".
- Activeer de optie "AutoArchiveren elke __ dagen" en geef het interval op waarmee de archivering moet worden uitgevoerd.
- Voer in het veld "Verwijder items indien ouder dan" de minimumleeftijd in die de gegevens moeten hebben om permanent te worden verwijderd.
- Activeer de optie "Oude elementen permanent verwijderen".
- Als u zeker weet dat u dit wilt, klikt u op "Instellingen toepassen op alle mappen" - er zal geen beveiligingsvraag meer zijn.
- Als u klaar bent, sluit u de dialoogvensters.
Hoe oude e-mails handmatig te vinden en te verwijderen
Als u AutoArchiveren niet gebruikt om uw inbox op te schonen en de oudere e-mails naar een archiefbestand te verplaatsen, kunt u de opdracht "Postbus opschonen" gebruiken om de oude e-mails in alle mappen weer te geven en te verwijderen.
- In Outlook tot versie 2007 roep je het commando "Tools, Mailbox clean up". Ga in Outlook 2010 naar Bestand, Hulpprogramma's voor opschonen, Postvak opruimen.
- Activeer de optie "Zoek items ouder dan … dagen" en voer een waarde in, bijvoorbeeld 90 of 180 dagen.
- Klik op "Zoeken".
- Het dialoogvenster "Geavanceerd zoeken" verschijnt nu, waarin de e-mails worden weergegeven die voldoen aan het zoekcriterium. Hier kunt u oude e-mails verwijderen of openen om de bestandsbijlagen die ze bevatten op de harde schijf op te slaan.
- Zodra u klaar bent met het verwijderen van de e-mails die u niet meer nodig heeft, sluit u het dialoogvenster.
- Leeg vervolgens de map "Verwijderde items" en laat de persoonlijke map comprimeren.
