U kunt de filterfunctie gebruiken om alleen die taken weer te geven die aan bepaalde criteria voldoen.
Outlook heeft een filterfunctie voor de taken. Hiermee kunt u uit de veelheid aan taken die u hebt gedefinieerd, die taken filteren die aan bepaalde criteria voldoen. U kunt bijvoorbeeld alle taken weergeven die u aan een bepaalde medewerker hebt toegewezen, die een bepaalde vervaldatum hebben of die een specifiek onderwerp hebben.
Ga als volgt te werk om te filteren:
1. Roep het commando "View, Current View, Customize Current View" of in Outlook 2003 "View, Arrange By, Current View, Customize Current View" aan.
2. Klik op de knop "Filteren".
3. Op het tabblad "Taken" vindt u alle belangrijke filtercriteria. Als u bijvoorbeeld wilt filteren op een term in het onderwerp, in de notities of veelgebruikte tekstvelden in de taken, typt u de term in het veld "Zoeken naar" en selecteert u waar u wilt zoeken in het veld "In" .
4. Als u wilt zoeken naar de status van de taken, selecteert u deze in het veld "Status".
5. Als je wilt filteren op de uitgerekende datum of een andere tijd, selecteer dan bijvoorbeeld "Vervaldatum" (of de juiste tijd) in het veld "Tijd" en de periode of tijd in het veld ernaast.
6. Als u de taak via e-mail aan iemand heeft toegewezen, selecteert u de ontvanger in het veld "Verzonden naar".
7. Omgekeerd kunt u via het veld "Van" taken filteren die u per e-mail zijn toegewezen.
8. Als je wilt, kun je natuurlijk meerdere criteria combineren.
9. Uitgebreidere filterfuncties vindt u op het tabblad "Geavanceerd". Hier kunt u bijvoorbeeld filteren op categorie, op prioriteit of door “% klaar” op te geven. Gebruik hiervoor de knop "Veld" om te selecteren welk veld moet worden gefilterd en voer vervolgens het relevante criterium in.
10. Sluit de dialoogvensters met "OK".
Nu worden alleen de taken die voldoen aan de ingevoerde criteria weergegeven in de takenlijst.
Als je het filter weer wilt verwijderen, roep je het commando "Bekijken, (Rangschikken op,) Huidige weergave, Huidige weergave aanpassen" en klik je op "Filter", vervolgens op "Alles verwijderen" (dit betekent: "Verwijder de filterinstellingen" ), niet "alle gegevens verwijderen".
Nog een opmerking: Als het dialoogvenster in uw Outlook geen tabblad "Querygenerator" bevat, kunt u dit tabblad upgraden zoals beschreven in deze instructies.
