Hoe mappen, functies en opties in Outlook effectief te gebruiken

Instructies en nuttige informatie voor het werken met Outlook

Veel gebruikers beschrijven Microsoft Outlook als gebruiksvriendelijk. U waardeert het scala aan functies en de vele mogelijkheden van e-mailcommunicatie. Anderen hebben Outlook vooral nodig voor persoonlijke organisatie en gebruiken de geïntegreerde agenda en de diverse oplossingen.

Naast persoonlijke gebruiksvoorkeuren is het belangrijk:

• De algemene mappenstructuur,
• Ook de functionele menunavigatie
• De leeshoek en
• De belangrijkste functies, zoals de zoekfunctie of de functie "Sorteren"

te begrijpen en toe te passen.

Videozelfstudie: specifiek zoeken naar bestanden en e-mails in Outlook

Map- en mapstructuur in Microsoft Outlook

Een bekend spreekwoord luidt: “Orde is het halve werk.” Deze metafoor geldt zowel voor een analoog kantoor met een papierlade en een doordacht organisatiesysteem als voor Microsoft Outlook. In Outlook worden e-mails altijd in mappen opgeslagen. De map Inbox kan worden omschreven als de bekendste en belangrijkste opslagmap voor e-mails, aangezien elke inkomende e-mail door deze map gaat. Alle mappen in Outlook worden weergegeven aan de linkerkant van het hoofdvenster.

Het is mogelijk om met een paar klikken een nieuwe map aan te maken. Navigeer hiervoor naar het punt in het persoonlijke mappensysteem waar de nieuwe map moet worden aangepast. Klik met de rechtermuisknop en selecteer het item "Nieuwe map".

Nadat u een betekenisvolle naam heeft toegewezen, kunt u thematisch passende e-mails naar de map verplaatsen. Door mappen te gebruiken, kunt u e-mails nauwkeurig classificeren en garanderen dat ze in een structuur terug te vinden zijn. Mappen kunnen bijvoorbeeld worden vernoemd naar afdelingen, klantnamen, datums of andere specifieke criteria.

Er is in principe geen bovengrens voor persoonlijke mappen. Als onderdeel van een doordacht bestelsysteem is het ook logisch om niet te veel mappen op te zetten om de zaken overzichtelijk te houden.

Toon menustructuur en mails

Kortom, als het gaat om het bekijken en lezen van e-mails, bevindt Microsoft Outlook zich in:

• ook een mapgebied
• een leeshoek verdeeld.

U kunt ook een taakgebied weergeven.

Ook vind je in Outlook tabbladen waarin de functies van Outlook op onderwerp zijn gerangschikt. Het tabblad "Start" geeft u bijvoorbeeld toegang tot "Quick Steps" of het menugebied "Delete".

In het tabblad "Bekijken" kunt u specificeren hoe en in welk vensterformaat e-mails moeten worden weergegeven en het mapgebied en het weergavegebied moeten worden weergegeven.

Met slechts een paar aanpassingen in het tabblad "Bekijken" krijgt u een specifieke berichtencentrale die is afgestemd op uw wensen en behoeften.

Mappen sorteren of favorieten maken - zo werkt het

Het tabblad "Map" biedt u alle opties om uw mappenstructuur, ongeacht de mapgrootte, individueel te sorteren, submappen aan te maken of een map als favoriet weer te geven.

U kunt ook gebruiken voor mappen

• Stel de automatische archivering in,
• Wijs bij het delen in teams mapmachtigingen toe en
• Geef mapeigenschappen op.

U kunt ook de toetsencombinatie CTRL + SHIFT + P gebruiken om een nieuwe zoekmap aan te maken. Een zoekmap is een virtuele map in Outlook die een overzicht bevat van alle e-mailitems die voldoen aan bepaalde vooraf gedefinieerde zoekcriteria.

De zoekfunctie in Outlook - hoe de zoekopdracht correct te gebruiken

In de huidige versie van Microsoft Outlook vind je de zoekfunctie in de bovenste functiebalk naast het lint in het zoekveld. Naast het invoeren van één of meerdere zoektermen in de zoekfunctie, bevat het tabblad "Zoeken" nog meer opties en instelmogelijkheden.

Microsoft Outlook biedt u de mogelijkheid om uw mappenstructuur en alle opgeslagen e-mails op verschillende criteria te doorzoeken.

U kunt onder andere:

• Zoek in de huidige mailbox of globaal in Outlook of
• Voeg bijlagen toe aan de zoekopdracht.

De huidige zoekfunctie stelt zoektermen voor, laat je duidelijk zien op welke trefwoorden je al hebt gezocht en geeft je de mogelijkheid om zoekhulpmiddelen te gebruiken.

Samengevat bieden de functies "Sorteren" en "Zoeken" in Outlook u alle mogelijkheden om opgeslagen e-mails professioneel in Outlook te archiveren en indien nodig direct terug te vinden op criteria.

Samenvatting: Het is gemakkelijk om Outlook specifiek en gebruikersgericht in te stellen

Als communicatieprogramma is Microsoft Outlook flexibel en aanpasbaar. U kunt Outlook organiseren door het gebruik van persoonlijke mappen en een individueel mappensysteem. De functies "Zoeken" en "Sorteren" maken het mogelijk om e-mails gebruikersgericht op te slaan en aan de hand van gedefinieerde criteria terug te vinden.

Bovendien kunt u e-mails afzonderlijk weergeven in het Outlook-leesgebied en bepalen hoe het leesgebied en het mapgebied moeten worden weergegeven in het tabblad "Bekijken". Met slechts enkele instellingen is het mogelijk om Outlook aan uw eigen wensen aan te passen en effectief te werken met de communicatiesoftware.