Tips van experts voor het werken met Outlook
Microsoft Outlook is een van de meest populaire communicatieprogramma's die dagelijks door miljoenen mensen over de hele wereld worden gebruikt. Outlook moet onder meer helpen om schriftelijke communicatie per e-mail effectiever en professioneler te maken. Om dit te waarborgen heeft Outlook tal van functies. De sorteerfunctie is een essentiële optie voor het dagelijkse werk.
Het sorteren en gericht archiveren van e-mails, bijlagen en informatie is zowel in Outlook als in het algemeen bij analoge kantoorcommunicatie van belang. Registers en mappen zijn essentieel in kantoren, bijvoorbeeld om offline documenten op te slaan op basis van begrijpelijke criteria. Een doordachte mappenstructuur en de sorteerfunctie in Outlook garanderen bovendien dat essentiële informatie en e-mailberichten met slechts enkele muisklikken beschikbaar zijn.
Hoe de sorteerfunctie in Outlook te gebruiken?
Sommige Outlook-gebruikers ontvangen honderden e-mails per dag. Met zoveel informatie is het moeilijk om alles bij te houden en de juiste weergave te kiezen. Het is essentieel om de berichten automatisch te kunnen weergeven volgens gedefinieerde criteria. De ingebouwde sorteerfunctie van Microsoft Outlook kan u helpen om berichten efficiënt en gebruikersgericht te sorteren. U kunt de sorteerfunctie als volgt gebruiken:
-
Navigeer naar een willekeurige map. Boven de e-mails in de directory vindt u de sorteer- en filterfunctie van Microsoft Outlook.
-
U kunt de berichten onder andere filteren op de volgende criteria:
- Gelezen of ongelezen berichten.
- Op prioriteit.
- Op start- of einddatum.
- Op maat.
- Per onderwerp.
- Door afzender.
- Op soort.
- Volgens planten.
- Op rekening.
Bovendien kunt u in het dialoogvenster "Sorteren" bepalen of het nieuwste of het oudste element altijd bovenaan moet verschijnen.
De veelheid aan selectiemogelijkheden, die u kunt herkennen als ze door vinkjes zijn geactiveerd, stellen u in staat de inhoud van de map specifiek te ordenen. Zo ziet u in één oogopslag welke taken, informatie en berichten belangrijk zijn en verwerkt moeten worden. De instellingen van de filterfunctie spreken voor zich en kunnen binnen enkele seconden worden aangepast.
Outlook sorteren en structureren - 2 belangrijke tips van experts
Afgezien van de belangrijke sorteerfunctie in Microsoft Outlook, kunt u het communicatieprogramma met slechts enkele wijzigingen professioneel inrichten. De twee essentiële tips van experts kunnen u hierbij helpen:
Tip van een expert 1: maak mappen aan om e-mails op te slaan volgens onderwerp
Met een inbox met vele honderden berichten, is het gemakkelijk om dingen uit het oog te verliezen. Het gebruik van de functies "Sorteren" en "Zoeken" in Outlook kan helpen om de e-mails die u zoekt sneller weer te geven. Tegelijkertijd zijn beide functies niet het wondermiddel als het gaat om gestructureerd werken met Outlook. Om een structuur op te bouwen in Outlook is het belangrijk om te werken met een persoonlijk mappensysteem. Persoonlijke mappen zijn handig omdat ze kunnen worden gebruikt om e-mailberichten op onderwerp te sorteren en op te slaan.
In de mappenstructuur van uw mailbox maakt u eenvoudig een persoonlijke map aan. Dit werkt door met de rechtermuisknop te klikken in het gebied waar de persoonlijke map moet worden gegenereerd. Selecteer in het dialoogvenster dat verschijnt "Nieuwe map" en wijs een naam toe. Hierdoor hoort de map bij uw persoonlijke mappensysteem en verschijnt deze in uw weergave.
Een doordachte mappenstructuur en een mappensysteem professionaliseren het werken met Outlook en maken deel uit van een toekomstgerichte kantoororganisatie.
Tip van een expert 2: categoriseer e-mails in Outlook
U sorteert e-mailberichten in Microsoft Outlook niet uitsluitend met de ingebouwde sorteerfunctie. Daarnaast kunnen categorieën u helpen uw e-mails te classificeren en de mailbox te ordenen. U kunt bijvoorbeeld categorieën benoemen op afdelingen of klantnamen of de verwerkingsstatus verduidelijken met een categorie. Trefwoorden als 'klaar' of 'te betalen betaling' zijn sorteerparameters die je helpen jezelf beter te organiseren.
Om een nieuwe categorie aan te maken, navigeert u naar het menugebied "Categorieën" op het tabblad "Start" en selecteert u "Alle categorieën" in het vervolgkeuzemenu. Klik in het dialoogvenster op de knop "Nieuw". Nadat u een naam voor uw nieuwe categorie heeft ingevoerd, bevestigt u het proces met OK. Zo kunt u uw e-mails onderverdelen in specifieke categorieën en ze nauwkeuriger visualiseren met behulp van de kleurcodering.
De sorteerfunctie in Outlook kan helpen bij het op een professionele manier organiseren van e-mails
De sorteerfunctie in Microsoft Outlook is een belangrijk hulpmiddel tot uw beschikking. Het helpt om e-mails afzonderlijk te sorteren en weer te geven in de inbox of in andere mappen. Een selectie van categorieën garandeert dat de sortering volgens plan kan verlopen.
Daarnaast is het zinvol om begrijpelijke mappenstructuren op te zetten om inkomende communicatie in Outlook te organiseren. De categorieënfunctie in Outlook is essentieel als u e-mails wilt segmenteren op onderwerp. Alle opties samen zijn effectief om op elk moment e-mails in Outlook te kunnen sorteren, opslaan en terugvinden.
