Tips en instructies voor het gebruik van de zoekfunctie van Outlook
Als je Microsoft Outlook intensief gebruikt, komen er in de loop van weken, maanden of jaren talloze e-mails bij elkaar en worden ze opgeslagen in verschillende mappen en submappen in het programma. Met deze stortvloed aan data kan het gebeuren dat je de zaken uit het oog verliest. In zo'n geval zinken belangrijke documenten en informatie in de diepten van de harde schijf en zijn ze niet meer terug te vinden.
Microsoft Outlook heeft een uitgebreide zoekfunctie zodat dit niet gebeurt en ondanks het uitgebreide datamateriaal is alle informatie met slechts een paar klikken te raadplegen en in te zien. Dit maakt het voor gebruikers gemakkelijker om efficiënt en specifiek te zoeken naar e-mails en hun inhoud.
Gebruik de directe zoekfunctie van Outlook
Een essentiële functie voor het zoeken naar individuele trefwoorden of e-mailberichten is het direct zoeken in Outlook. In de huidige versie van Outlook2022-2023 of Outlook 365 wordt dit altijd weergegeven in de bovenste functiebalk.
De fabrikant Microsoft verbeterde in het voorjaar van 2022-2023 zijn zoekfunctie in Outlook met een functie-update en integreerde veel nieuwe opties.
Naast de nieuwe globale positie in de bovenste werkbalk, stelt Outlook u voor:
- Zoektermen eerder,
- Toont topresultaten en
- Biedt verschillende filtermogelijkheden.
De belangrijkste nieuwe features van de Outlook-zoekfunctie:
|
Voorgestelde zoekopdrachten |
Terwijl u een zoekterm invoert in het zoekveld, doet Outlook suggesties voor geschikte trefwoorden |
|
Topresultaten |
De belangrijkste zoekresultaten worden gesorteerd en bovenaan weergegeven. Deze functie maakt het zoeken efficiënter en sneller |
|
Recent gebruikte zoektermen |
Met deze functie kunt u met één klik uw vorige zoekparameters bekijken en gebruiken |
U kunt de instant search oproepen met de toetsencombinatie CTRL + E of het globale zoekveld gebruiken om uw gewenste zoekparameters in te voeren:
In oudere Outlook-versies was het nodig om het mappengebied uit te breiden met de instelling "Compacte navigatie". Dit werkt prima met de "Minimize / Expand" knop.
Nadat je de zoekopdracht hebt opgeroepen met CTRL + E of via het zoekveld, heb je verschillende mogelijkheden om te zoeken naar bestanden, mappen of specifieke zoekwoorden.
Selecteer verschillende bronnen om te zoeken - zo werkt het
De zoekopdracht is vooraf ingesteld in de huidige mailbox, bijvoorbeeld uw Exchange-account. Als alternatief kunt u aangeven dat Outlook uw zoekterm niet alleen in de huidige mailbox opslaat, maar eerder:
- In de huidige map,
- In een ondergeschikte mailbox,
- In alle mailboxen of
- In alle Outlook-elementen, bijvoorbeeld ook in de agenda
zoekt.
Na het activeren van de instant search wordt een nieuw tabblad geopend in Microsoft Outlook. Op het tabblad "Zoeken" heeft u nog meer gebruiksvriendelijke mogelijkheden om het zoeken naar een document of een bepaalde term te beperken.
Voorbeeld: Als u op zoek bent naar een e-mailbericht dat u als BELANGRIJK hebt gemarkeerd en dat een of meer bijlagen had en zich in de huidige mailbox bevindt, hoeft u Outlook niet globaal te laten zoeken in alle berichten, agenda-items en taken. Door de zoekcriteria in te voeren, zoekt Outlook effectiever en sneller naar de gewenste e-mail.
Het is voldoende om de relevante parameters te markeren. Deze worden dan met een donkere achtergrond getoond en in tekst in het zoekveld weergegeven. Onder het tabblad ziet u alle berichten die relevant zijn voor de geselecteerde instellingen en vindt u snel wat u zoekt.
Gebruik de zoekhulpmiddelen voor diepgaande zoekopdrachten
Bent u op zoek naar een specifiek bericht en kunt u deze ondanks de professionele zoekfunctie van Outlook niet direct vinden? In dit geval kan het handig zijn om de zoekhulpmiddelen op te nemen in het tabblad "Zoeken".
Daar vindt u diverse andere mogelijkheden om op trefwoorden of nieuws te zoeken en uw zoekopdracht te verfijnen.
Bij geavanceerd zoeken kunt u bijvoorbeeld aangeven in welke velden een zoekterm moet worden opgevraagd. U kunt ook invoeren wie de ontvanger of afzender van het bericht was. U krijgt ook toegang tot de Outlook-opties en kunt fundamentele wijzigingen aanbrengen in de manier waarop u zoekt in dit menugebied.
Tip: Met behulp van het tabblad "Start" en het menugebied "Zoeken" kunt u gemakkelijk in uw adresboek naar contacten zoeken zonder het conceptgebied voor e-mails te verlaten. Voer hiervoor de relevante zoekterm in het zoekveld "Personen zoeken".
Samenvatting: De zoekfunctie in Outlook is effectief en doelgericht
De zoekfunctie van Microsoft Outlook biedt u een breed scala aan mogelijkheden om te zoeken naar mappen, e-mails of individuele zoektermen in uw mailbox. De eenvoudigste manier om de zoekopdracht te openen, is door de toetsencombinatie CTRL + E te gebruiken. Afhankelijk van uw behoeften, geeft de zoekfunctie u de mogelijkheid om in detail te zoeken op trefwoorden en e-mails en geadresseerden of specifieke tijdsperioden te specificeren.
