Excel: Referentiefunctie voor specifieke informatie

Zo wordt de Excel-functie correct gebruikt

Heeft u een enorme hoeveelheid gegevens en heeft u dringend informatie nodig over een bepaalde waarde die in uw tabel is ingevuld? Op dit moment is het logisch om de Excel-referentiefunctie te gebruiken. Het maakt het namelijk mogelijk om de benodigde informatie te bepalen aan de hand van een zoekcriterium en celgebieden waarin de gewenste waarde moet worden gezocht. Dit werkt automatisch en maakt het mogelijk om snel informatie op te vragen. Als u gerichter wilt zoeken, moet u de verbeterde referentiefuncties Vreference, Wreference of XVreference gebruiken. Excel biedt verdere alternatieven voor organisatie en het ophalen van gegevens.

Hoe de Excel-referentiefunctie wordt gebruikt

De Excel-referentiefunctie is handig voor het zoeken naar een waarde in een kolom of rij die zich op dezelfde positie in een andere rij of kolom bevindt. Referentie kan enerzijds worden gebruikt in de vectorversie en anderzijds in de matrixversie. De vectorversie wordt gebruikt wanneer een kolom of rij moet worden doorzocht op een specifiek zoekcriterium. In de matrixversie kunnen meerdere kolommen en rijen of het hele werkblad worden doorzocht. Hiervoor zijn echter de verbeterde Vreference- en Wreference-functies. Het programma activeert de matrixversie alleen om redenen van compatibiliteit met andere spreadsheetprogramma's.

Hoe is de Excel-referentiefunctie gestructureerd in de vectorversie?

De Excel-referentiefunctie bestaat uit drie argumenten en is als volgt opgebouwd: Referentie (zoekcriterium, zoekvector, [resultaatvector]).

• Zoekcriterium is een verplicht argument. Hier wordt de te zoeken waarde ingevuld. De waarde kan een getal, tekst, logische waarde, naam of een tweede referentiefunctie zijn.
• Zoek vector is het tweede vereiste argument van de formule. Hier wordt aangegeven in welk kolom- of rijgebied de zoekwaarde moet worden gezocht. Dit kunnen ook tekst, getallen of waarheidswaarden zijn.
• resultaat vector: De vierkante haken rond het derde argument, de resultaatvector, geven aan dat dit argument optioneel is. Op dit punt kan een ander gebied worden gespecificeerd, dat net zoveel elementen moet bevatten als het tweede argument.

Zoeken in kolommen - voorbeeld

U heeft een lijst met artikelnummers in kolom A met de bijbehorende kledingstukken in kolom B. U zoekt een specifiek artikelnummer en wilt weten bij welk kledingstuk het artikelnummer hoort.

Selecteer een lege rij.

Voeg de formule = referentie in ("ART7492031"; A2: A6; B2: B6).

De functie zoekt daarom naar het artikelnummer in kolom A en geeft het resultaat uit kolom B weer, bijvoorbeeld "Overall".

De referentiesyntaxis van de formule in de matrixversie heeft minder argumenten

In de matrixfunctie bestaat de Excel referentiefunctie uit een referentie (zoekcriterium, matrix). Het bevat geen optionele argumenten, maar eerder twee verplichte.

• Zoekcriterium is het eerste vereiste argument en kan bestaan uit getallen, tekst of logische waarden, een naam of een andere referentiefunctie.
• Matrix is een reeks cellen die ter vergelijking wordt gebruikt. Ook getallen, strings of logische waarden zijn hier te vinden.

Zoals vermeld, wordt het aanbevolen om de andere Excel-referentiefuncties Vreference en Wreference te gebruiken, omdat deze een betere functionaliteit hebben. U kunt bijvoorbeeld een kolomnummer of een kolomindex opgeven die de geretourneerde waarde bevat.

Zoeken in kolommen - vectorversie: voorbeeld

Als dezelfde situatie wordt aangenomen in de vectorversie als in het bovenstaande voorbeeld, ga dan op dezelfde manier te werk.

Selecteer een lege rij.

Voeg de formule = referentie in ("ART7492031"; A2: B6).

De functie zoekt daarom naar het artikelnummer in kolom A tot en met kolom B en geeft het bijbehorende kledingstuk ("overall") als resultaat.

Hiermee moet rekening worden gehouden bij het gebruik van de referentiefunctie

De waarden in Zoek vector beide versies moeten in oplopende volgorde worden gerangschikt. Dat betekent bijvoorbeeld voor getallen -1, 0, 1, 2, 3, enz., voor tekstwaarden A, B, C, enz. en voor waarheidswaarden onjuist gevolgd door waar. De tekst is niet hoofdlettergevoelig. Als er geen waarde kan worden gevonden volgens het zoekcriterium, neemt de Excel-referentiefunctie een waarde aan Zoek vectordie het dichtst bij de waarde in het zoekcriterium komt. Als de waarde van het zoekcriterium kleiner is dan die in het zoekgebied, retourneert Excel de foutwaarde #NV.

Snel zoeken met deze drie Excel-referentiefuncties

Gebruikers die om compatibiliteitsredenen de Excel-linkfunctie niet gebruiken, dienen Sreference, Wreference of de verbeterde versie XLOOKUP te gebruiken. Ze maken een nauwkeuriger zoeken naar waarden mogelijk met behulp van bijvoorbeeld jokertekens.

Kolommen of tabellen zoeken op Vreferentie

De Excel-referentiefunctie VERT.ZOEKEN zoekt naar een waarde in rijen met behulp van een matrix en een kolomindex. Het is hierbij van belang dat de gegevens zo zijn georganiseerd dat de zoekwaarde direct naast de retourwaarde ligt. Waarden kunnen echter ook zo worden toegekend dat ze tot bepaalde categorieën of groepen behoren. Deze procedure bespaart tijd bij het evalueren van een tabel.

Vreference kan niet alleen hele tabellen doorzoeken, maar kan ook gecombineerd worden met andere functies. Zo is het mogelijk om op meerdere criteria tegelijk te zoeken. Als je de Excel-referentiefunctie wilt gebruiken voor meerdere gekoppelde werkbladen, kan het zijn dat je foutmeldingen krijgt, maar deze zijn snel op te lossen met behulp van de instellingen. De foutwaarde zal echter zijn #NV weergegeven, is het een toepassingsfout. Deze Excel-foutmelding kan worden opgevangen met andere formules.

Gebruik de referentie als een Excel-referentiefunctie en zoek door de rijen

In tegenstelling tot VERT.ZOEKEN zoekt HORIZ.ZOEKEN horizontaal. Deze Excel-referentiefunctie zoekt daarom kolom voor kolom in een gedefinieerde rij naar het zoekcriterium in het werkblad. De functie HORIZ.ZOEKEN heeft de volgende kenmerken:

• 3 verplichte argumenten (Zoekcriterium; Matrix; Lijnindex)
• 1 optioneel argument (Gebied_referentie)
• Specifiek zoeken in een niveautabel
• Gebruik van jokertekens als zoekcriteria

Zoeken in alle richtingen maakt XVreference mogelijk

Microsoft 365 heeft een verbeterde Excel-referentiefunctie XLOOKUP, die de functies van VERT.ZOEKEN en HORIZ.ZOEKEN combineert. Met de formule kan een werkblad worden doorzocht op een zoekcriterium, ongeacht waar de resultaatkolom zich bevindt. Deze referentiefunctie is iets gecompliceerder met 6 argumenten, maar het stelt Excel-gebruikers in staat om gedetailleerd en dynamisch in alle richtingen te zoeken.

Overzicht van andere matrixformules voor het evalueren van een tabel

Is de overweging van hoofdletters en kleine letters voor de gegevensevaluatie relevant? Een complexere matrixformule die de referentiefuncties niet kunnen uitvoeren, kan hierbij helpen. De Excel-referentiefuncties zijn niet het enige middel om informatie in kolommen of rijen op te vragen die het programma in zijn repertoire heeft. De indexfunctie kan bijvoorbeeld waarden of verwijzingen uit cellen uitvoeren. De benodigde gegevens kunnen worden uitgelezen door een variabele positie van een cel op te geven of kolom- en regelnummers te gebruiken.Met de link van de vergelijkingsfunctie kunnen Excel-gebruikers ook waarden extraheren uit de snijpunten van lijnen en kolommen. De celbereiken kunnen ook worden gebruikt om de laatste invoer in een Excel-lijst te bepalen.

Andere Excel-functies die kunnen helpen bij het ordenen en evalueren van informatie:

• Rij () is een Excel-functie die u kunt gebruiken om rijnummers in het werkblad in te stellen. Zo nummert u Excel-lijsten bijvoorbeeld in stappen van twee. Deze formule kan zelfs worden ingebed in een andere formule en kan automatisch doorgaan met de regelnummering zodra een lege cel een nieuwe waarde krijgt.
• Indirect () helpt u bij het verdelen en rangschikken van meerregelige gegevens in kolommen of bij het uitlezen van inhoud via celadressen.
• Adres () is een andere matrixformule die u kunt gebruiken om het celadres van een specifieke waarde te bepalen. Door andere functies te integreren, kun je de functie uitbreiden en bijvoorbeeld de positie van het grootste getal in een Excel-lijst bepalen.
• In combinatie met andere formules kan Hyperlink () niet alleen de exacte positie van een waarde uitvoeren, maar tegelijkertijd ook een link naar de positie opslaan.

Excel-referentiefunctie maakt het mogelijk om snel informatie op te vragen

Of er nu gegevens moeten worden bepaald uit een specifieke kolom, gezochte rijen of een resultaatwaarde voor de bijbehorende zoekwaarde moet worden uitgevoerd, de referentiefuncties in Excel kunnen op verschillende manieren worden gebruikt. Gebruikers kunnen kiezen tussen de Excel-referentiefunctie, die compatibel is met andere spreadsheetprogramma's, of de uitgebreidere functies Vreference of Wreference. Voor gevorderde gebruikers is XVerweis geschikt voor een meer gerichte zoekopdracht die de functies van SVerweis en Wreweis combineert. Andere Excel-functies kunnen worden gebruikt om gegevens te ordenen, zoals het automatisch nummeren van rijen of het retourneren van de celpositie van een waarde.