PowerPoint gebruiken: tips van experts voor presentaties

Met veel tips en hulp

Microsoft PowerPoint wordt al jaren gewaardeerd als presentatieprogramma door particuliere en zakelijke gebruikers vanwege het brede scala aan mogelijkheden voor het maken van schermpresentaties. PowerPoint heeft talloze ingebouwde tools voor het aanpassen van presentaties of het invoegen van visuele stilistische apparaten zoals afbeeldingen of video's. Daarnaast is het programma praktijkgericht en intuïtief te bedienen.

Gebruikers van het Microsoft Office pakket die naast PowerPoint ook Excel of Word gebruiken, zullen veel parallellen tegenkomen in de menustructuur. Ook nieuwe gebruikers die voor het eerst met PowerPoint werken, zullen snel hun weg vinden. Naast de intuïtieve gebruikersbegeleiding biedt het programma tips en hulp in contextmenu's die gebruikers in realtime informeren over de mogelijkheden van PowerPoint. De structuur van PowerPoint garandeert dat efficiënt werken centraal kan staan bij het maken van presentaties. Wie door de voorspellende werking van PowerPoint overbodige werkstappen minimaliseert, heeft meer tijd voor de inhoudelijke vormgeving van de schermpresentatie.

Instructievideo voor het gebruik van PowerPoint: Alles over de structuur en de belangrijkste functies

PowerPoint gebruiken - zo maakt u een nieuwe presentatie

De eerste stap in een nieuwe diavoorstelling wordt niet op de computer gemaakt, maar in het hoofd. In de professionele omgeving kan een bepaald onderwerp of een nieuw product het uitgangspunt zijn voor afwegingen, in de privéomgeving kan het een hobby zijn. In deze fase van het project is het cruciaal om de inhoud, alle essentiële informatie, afbeeldingen en afbeeldingen te verzamelen en een persoonlijke strategie te ontwikkelen voor hoe de presentatie het publiek moet informeren en motiveren. Een goed doordachte structuur helpt om het onderwerp professioneel en intelligent te structureren. Ook de integratie van een spanningsboog is belangrijk om het aandachtsniveau van de luisteraar hoog te houden.

U kunt een nieuwe presentatie maken in PowerPoint door het selectieveld "Nieuw" te selecteren nadat het programma is gestart. In dit gebied heb je verschillende opties met betrekking tot het formaat:

• Maak een lege presentatie.
• Ontwerp een diavoorstelling op basis van een sjabloon.
• Zoek naar bijpassende online sjablonen en ontwerpen die bij het onderwerp passen.

Nadat u de juiste sjabloon hebt geselecteerd door erop te dubbelklikken, kunt u beginnen met het maken van de presentatie.

In de professionele omgeving wordt in veel gevallen gebruik gemaakt van zogenaamde templates. Dit is een template waarin de kleur, het lettertype en het logo volgens huisstijlrichtlijnen in de slides zijn geïntegreerd. In het privégedeelte kunt u een lege presentatie selecteren om een nieuwe presentatie te maken of een van de sjablonen van PowerPoint gebruiken.

PowerPoint gebruiken: cruciale praktische tips voor sprekers

Om de mogelijkheden van PowerPoint te benutten en het programma te kunnen gebruiken om een diavoorstelling te ontwerpen, is het belangrijk om de menustructuur van PowerPoint te kennen. Het is voldoende om de essentiële functies en opties te internaliseren om PowerPoint goed te kunnen gebruiken.

Tip 1: Het hoofdscherm in PowerPoint - uw belangrijkste werkgebied

Na het openen van een lege presentatiesjabloon of een sjabloon, bevindt u zich in het hoofdscherm van PowerPoint.

Aan de linkerkant van het hoofdscherm vindt u een overzicht van alle door u gemaakte dia's. Klik met de rechtermuisknop om een nieuwe dia of sectie aan uw diavoorstelling toe te voegen. In het middelste gedeelte van het hoofdscherm bevindt zich het diagedeelte, dat bepalend is voor de conceptie van de presentatie. In dit deel van PowerPoint kunnen verschillende stijlmiddelen op een praktische en voordeelgerichte manier in uw presentatie worden ingevoegd. Met een paar klikken op het tabblad "Invoegen" is het bijvoorbeeld mogelijk om tekstvelden, een afbeelding of een video in te sluiten. Daarnaast kunt u tekst invoeren, het lettertype of het kleurontwerp van de dia wijzigen en vele andere functies gebruiken om uw presentatie of afzonderlijke dia's te personaliseren.

Aan de rechterkant zijn "ontwerpideeën" geïntegreerd in de software in de huidige versie van Microsoft PowerPoint. Met één klik op een kant-en-klaar ontwerp wordt de hele diavoorstelling op maat gemaakt qua kleuren, achtergrond, vormen of lettertypen.

Tip 2: Het hoofdmenu "Start" van PowerPoint - het commandogebied

Het hoofdmenu "Start" in Microsoft PowerPoint bevat de meeste van de belangrijkste tools, functies en mogelijkheden die je nodig hebt om een professionele diavoorstelling te maken in PowerPoint.

In het begin vind je het klembord in het eerste tabblad. Hiermee kun je teksten of screenshots die je met andere programma's hebt gemaakt in je presentatie invoegen. In het volgende tabblad, "Folies", vindt u nog een cruciale bedieningsoptie. U kunt ervoor kiezen om een nieuwe dia of sectie aan uw diavoorstelling toe te voegen.

Een nieuwe sectie is een bladwijzer die u de best mogelijke structuur voor uw diavoorstelling geeft. Het kan handig zijn om secties in te voegen, vooral in het geval van verwarrende presentaties die doorspekt zijn met veel informatie. Presentaties met veel dia's zijn verwarrend en onpraktisch, vooral als er wijzigingen worden aangebracht. In dit geval kunnen veranderingen al snel een stresstest worden. Het invoegen van secties garandeert dat logische onderverdelingen gemaakt kunnen worden. U kunt bijvoorbeeld een hele sectie met dia's verplaatsen op het gebied van het bedienen van PowerPoint in plaats van het moeizaam nabewerken van afzonderlijke dia's.

U kunt ook een nieuwe dia invoegen in het menugebied "Dia's". U kunt kiezen uit verschillende diasjablonen. U kunt onder andere twee stukken inhoud naast elkaar weergeven, een dia met een sectiekop invoegen of een lege dia gebruiken.

Het tabblad "Dia's" is essentieel voor de juiste werking van PowerPoint. Met nieuwe dia's of secties ontwerp en structureer je de presentatie en maak je deze gemakkelijker te gebruiken tijdens je diavoorstelling.

Tip 3: Lettertype, alinea en tekening - belangrijke bedieningselementen in PowerPoint

Gebruikers die met andere Microsoft Office-programma's werken, zullen de tabbladen "Lettertype, alinea en tekening" vertrouwd vinden. Om PowerPoint te gebruiken en dia's individueel te ontwerpen, hebt u in de eerste plaats de tabbladen "Lettertype en alinea" nodig. kleine letters of om de markeerstift te gebruiken om afzonderlijke tekstpassages te markeren.

Het tabblad "Alinea" wordt voornamelijk gebruikt om opsommingstekens of nummering in te voegen en om de tekstuitlijning in te stellen. Zoals u van andere Office-programma's weet, kunt u ook het menu Alinea gebruiken om te bepalen hoe uw tekst moet worden uitgelijnd. Er is ook de mogelijkheid om kolommen in te voegen of SmartArt-afbeeldingen in te sluiten.

Microsoft PowerPoint en professionele presentaties live vanuit visualisaties. Om deze reden is het tabblad "Tekenen" ook van bijzonder belang. Daarin heb je de volgende opties:

• Sluit vormen in, zoals standaardvormen, blokpijlen of stroomdiagrammen.
• Sorteer of groepeer objecten.
• Gebruik snelle stijlen en ontwerpstijlen.
• Pas opvuleffecten of vormcontouren aan in uw presentatie.
• Integreer vormeffecten zoals reflecties of 3D-rotaties in uw diavoorstelling.
• Breng de grootte van een object over naar een ander object met slechts een paar klikken.

Samengevat zijn de tabbladen Lettertype, Alinea en Tekenen van cruciaal belang voor het maken van interessante en informatieve presentaties. Op deze drie tabbladen vinden gebruikers alle opties en functies om boeiende lezingen en diavoorstellingen te maken met PowerPoint. De bediening van het tabblad spreekt voor zich en is praktijkgericht. Als een aanpassing niet overeenkomt met het ontwerp van de dia, kan de wijziging op elk moment worden geannuleerd met behulp van de pijltoetsen die in alle Microsoft Office-programma's zijn geïntegreerd. Deze bevinden zich linksboven in de bovenste functiebalk.

Daarnaast zijn er andere technieken en sneltoetsen in PowerPoint om invoer ongedaan te maken.

Tip 4: Gebruik belangrijke functies in PowerPoint - handig in bars

PowerPoint maakt het gemakkelijk voor gebruikers om essentiële functies in één oogopslag te vinden. Boven de menubalk en onder het diagebied vindt u kleine pictogrammen waarmee u de belangrijkste functies in PowerPoint kunt uitvoeren.

In de bovenste functiebalk zijn de volgende functies voor het bedienen van PowerPoint geïntegreerd:

1. Automatisch opslaan biedt de mogelijkheid dat elke wijziging in uw presentatie automatisch wordt opgeslagen.

2. Gebruik het diskettepictogram om uw diavoorstelling handmatig op te slaan.

3. Wijzigingen kunt u ongedaan maken met de pijltjestoetsen "Vooruit en Terug".

4. Een klik op het pictogram "Diavoorstelling" start de presentatie vanaf de eerste dia in presentatiemodus. Alleen de dia's en niet de menubalken worden hier weergegeven.

5. In het zoekveld kunt u zoeken naar termen of uitdrukkingen in uw presentatie. U kunt ook de geavanceerde zoekfunctie gebruiken om bestanden op uw computer te vinden.

6. Aan het einde van de functiebalk vindt u de gebruikelijke symbolen voor Microsoft PowerPoint. De pictogrammen vertegenwoordigen de functies:

   • venster minimaliseren,
   • Pas de grootte van het venster aan of
   • Sluit Microsoft PowerPoint volledig af.

De onderste functiebalk - uw presentatiecockpit

Extra functies voor het bedienen van PowerPoint zijn geïntegreerd in de onderste functiebalk:

• Toont welke dia momenteel wordt verwerkt.
• De correctiefunctie van PowerPoint laat zien of er spelfouten in het bestand zijn gevonden. Verder wordt de taal van de correctiefunctie uitgevoerd.
• Een essentieel veld voor het gebruik van PowerPoint is het veld "Notities". Onder "Notities" kunt u per dia opmerkingen en notities integreren, die als rode draad zullen dienen tijdens de presentatie. Eén klik in het notitieveld is voldoende om individuele toelichtingen in te voeren en op te slaan.
• Onder "Beeldinstellingen" kunt u definiëren hoe PowerPoint uw dia's moet weergeven op schermen met een hoge resolutie, bijvoorbeeld op 4K-monitoren of een projector.

• In de weergave-instellingen die zijn geïntegreerd in PowerPoint in de onderste werkbalk, kunt u instellen of uw presentatie:
• In de normale modus,
• In de foliesortering of
• In leesweergave

moet worden weergegeven. Daarnaast vind je het icoon voor "Slide Show" waarmee je je presentatie in presentatiemodus op een beamer of televisie kunt weergeven.

• In het laatste deel van de onderste functiebalk biedt PowerPoint u de mogelijkheid om de zoomfactor te wijzigen en de dia aan te passen aan het huidige venster.

De bovenste en onderste functiebalk nemen samen een groot aantal belangrijke besturingsfuncties over. Beide balken maken het gebruik van PowerPoint veel gemakkelijker. Met slechts een paar klikken kunt u de zoomfactor aanpassen, weergave-instellingen wijzigen en uw presentatie opslaan. Met behulp van de verschillende balken in PowerPoint wordt de bediening van de softwareapplicatie vereenvoudigd en geprofessionaliseerd.

Tip 5: PowerPoint gebruiken - wat gebruikers ook moeten weten

Door de gebruiksvriendelijke menunavigatie is de bediening van PowerPoint snel aan te leren. De voor zichzelf sprekende symbolen en pictogrammen zijn een grote hulp voor nieuwe gebruikers van PowerPoint, hetzelfde geldt voor de verklarende teksten die vanwege het Hoover-effect in het gebied van velden en functies verschijnen.

Voorbeeld: Wil je weten hoe je motivering kunt integreren in je teksten in PowerPoint, ga dan met de muis naar het pictogram. Je krijgt direct uitleg over het symbool en hoe het werkt.

Tip: Vanaf Office 2010 kunt u niet alleen veelgebruikte commando's in de werkbalk vinden voor snelle toegang, maar ze ook direct in het lint integreren. Deze procedure bespaart tijd en verhoogt de efficiëntie.

Verder moet je de volgende functies kennen en kunnen gebruiken om PowerPoint te bedienen:

• Menu-item invoegen

Op dit tabblad staan talloze mogelijkheden voor het bedienen van PowerPoint voor u open. U kunt onder andere afbeeldingen, video's of diagrammen kiezen, tekstvelden integreren in uw presentatie of artistieke effecten insluiten met WordArt. Bovendien heeft u in het menu "Invoegen" de mogelijkheid om multimedia-inhoud tijdens presentaties flexibel te beheren en door de gebruiker gedefinieerde animaties te integreren in plaats van de standaardknoppen.

• Concept menu-item

In het menu "Concept" vindt u ontwerpideeën en varianten waarmee u uw dia met één klik kunt aanpassen en wijzigen. Met het Hoover-effect kunt u een voorbeeld van de wijzigingen bekijken en verschillende varianten vergelijken.

• Menu-item Overgangen

Overgangen tussen de dia's zijn een van de stilistische apparaten in PowerPoint die de aandacht van het publiek trekken. U kunt met slechts een paar klikken overgangen opnemen. Veel presentaties krijgen duidelijkheid en aandacht wanneer u geschikte dia-overgangen kiest die bij de achtergrond passen.

• Menu-item "Animaties"

Het tabblad "Animaties" heeft speciale functies voor het animeren van afbeeldingen of afbeeldingen. Met speciale effecten kan een foto of video bijvoorbeeld in de presentatie vliegen of na een bepaalde tijd langzaam vervagen.

Menu-item "Diavoorstelling"

Het tabblad "Diavoorstelling" bevat de bedieningselementen voor de eigenlijke presentatie. U heeft onder andere de mogelijkheid:

• Start de diavoorstelling
• Stel de weergaveduur voor dia's in en bepaal op welk scherm uw presentatie wordt weergegeven.
• In de presentatorweergave vindt u ook alle belangrijke bedieningsopties voor het bedienen van uw presentatie.

• Menu-item "Controleren"

In het tabblad "Controleren" gebruik je voornamelijk de geïntegreerde spellingcontrole. Reviewen in PowerPoint houdt ook in dat anderen, zoals uw manager, opmerkingen en opmerkingen in de presentatie hebben gemaakt die u kunt accepteren of weigeren.

• Menu-item "Bekijken"

Het menu "Bekijken" is relevant bij het voorbereiden van de diavoorstelling. Het geeft sprekers de mogelijkheid om de PowerPoint-presentatie in verschillende presentatieweergaven te bekijken, macro's in te voegen of het diamodel te selecteren dat de lay-out en de lay-outdia voor de hele presentatie wijzigt.

• "Help" menu-item

Op het tabblad "Help" vindt u een uitgebreid helpgedeelte met instructies, tips en probleemoplossing over alle belangrijke onderwerpen in PowerPoint. Met een specifieke tutorial leer je de achtergrond en subtiliteiten in PowerPoint kennen en na verloop van tijd maak je presentatiebestanden en presentatiesjablonen met een hoge mate van professionaliteit.

Alle tabbladen en menu's kunnen volgens hetzelfde principe worden bediend. De geselecteerde functie wordt geopend met een klik op het tabblad of het selectieveld. Bovendien zijn in veel menugebieden selectievensters met vervolgkeuzemenu's opgenomen. Hierin kunt u specifieke instellingen maken. De operatie is niet ingewikkeld, maar praktijkgericht. Nieuwe gebruikers profiteren van het feit dat eventuele onjuiste invoer ongedaan kan worden gemaakt.

Het tabblad "Bestand" gebruiken - belangrijke instellingsopties in PowerPoint

In Microsoft PowerPoint vindt de gebruiker in de beschreven tabbladen een grote verscheidenheid aan mogelijkheden en opties om op een professionele en informatieve manier een diavoorstelling op te zetten. Elke PowerPoint-gebruiker moet ook weten hoe hij het tabblad "Bestand" moet gebruiken. Het is het eerste tabblad in het hoofdmenu en is essentieel om standaardfuncties zoals "Afdrukken", "Opslaan" of "Sluiten" uit te kunnen voeren. Als u op "Bestand" klikt, wordt een selectievenster geopend waarmee de volgende functies kunnen worden aangestuurd:

De naam van de auteur kan worden gewijzigd in de "Informatie". In dit gebied vindt u ook informatie over het document, het aantal woorden en de laatste bewerkingsdatum.

Met "Opslaan" en "Opslaan als" kunt u de presentatie opslaan of tijdelijk op een andere locatie opslaan, bijvoorbeeld in een cloud of in een ander formaat.

Klik op de knop "Afdrukken" om het uitgebreide PowerPoint-afdrukmenu te openen.

Daarnaast heb je de mogelijkheid om je presentatiebestand te delen, te exporteren via e-mail of een clouddrive of te sluiten.

In het onderste gedeelte van het tabblad "Bestand" vindt u de gebruikelijke Microsoft Office-selectiegebieden voor het wijzigen van uw accountinstellingen. Als u essentiële functies in PowerPoint wilt wijzigen, vindt u in het selectiegebied "Opties" verschillende instelmogelijkheden. Wijzigingen in de opties hebben direct invloed op de werking van PowerPoint.

Samenvatting: Zo werkt PowerPoint correct

De werking van PowerPoint als presentatieprogramma en het maken van diavoorstellingen is niet bijzonder ingewikkeld. De menustructuur van de softwareapplicatie spreekt voor zich en is in de loop der jaren bij elke versie gebruiksvriendelijker geworden. Ondanks de begrijpelijke menustructuur is het voor sprekers belangrijk om de presentaties uit te werken om de werking van de verschillende tabbladen tot in detail uit te werken.

U moet onder andere weten hoe nieuwe dia's worden gemaakt, welke opties het tabblad "Invoegen" biedt of welke functies verborgen zijn in het menugebied "Bestand". Het is niet nodig om PowerPoint als een professional te gebruiken. Met een beetje oefening, interesse in de functies en mogelijkheden en door tips toe te passen, kan elke spreker informatieve, praktische en professionele schermpresentaties maken die inspireren.

Een andere gratis download vind je hier:

• Voeg de bestandsnaam en het pad op de dia's in met een muisklik