Stel een professionele spamfilter in en elimineer spam

Met tips en stapsgewijze instructies

Iedereen kent de situatie waarin een e-mail van een onbekende afzender en talloze reclame-e-mails in de mailbox terechtkomen. Berichten met suggestieve of criminele inhoud en links naar dubieuze sites worden ook graag verzonden om schade te veroorzaken. Ook phishingmails komen steeds vaker voor. Hier proberen afzenders de persoonlijke gegevens van gebruikers te stelen via valse berichten. Alle berichten van dit type kunnen worden samengevat onder de noemer spam of spammail.

Waarom is het belangrijk om spamfilters te gebruiken in het e-mailprogramma?

Tegen de achtergrond van criminele machinaties, gegevensdiefstal en computervirussen en hackeraanvallen, is het belangrijk en opportuun om spamfilters te gebruiken. Hierdoor kunt u gevaarlijke berichten herkennen en zo goed mogelijk elimineren. Maar zelfs als spam-e-mails niet gevaarlijk zijn, kunnen ze vervelend zijn en uw inbox zo overspoelen dat belangrijke inhoud verloren gaat.

Spamfilters zijn al geïntegreerd in de meeste e-mailprogramma's

Geschat wordt dat meer dan 50% van de dagelijkse e-mailcommunicatie uit dergelijke berichten bestaat. Bedrijven en e-mailproviders gebruiken spamfilters om ongewenste reclameberichten van de ontvanger automatisch te filteren. In de meeste gevallen maken professionele filtermechanismen deel uit van het betaalde aanbod van de e-mailprovider, terwijl een eenvoudige, gratis spamfilter schematisch is geïntegreerd.

Microsoft Outlook of Thunderbird hebben ook een ingebouwde spamfilter die berichten classificeert en inhoud filtert voor gebruikers. Officiële veiligheidsinformatie over spam-e-mails en hoe om te gaan met spam is te vinden op de website van het Federaal Bureau voor Informatiebeveiliging.

Spamfilter - wat betekent het technisch?

Een spamfilter is een systematisch opgebouwde logaritme die automatisch alle berichten in de e-mailinbox scant en ongewenste e-mail verwijdert. Ongevraagde berichten omvatten massale e-mails, berichten die malware bevatten en ongedifferentieerde advertenties. Sinds enige tijd zijn ook filterfuncties geïntegreerd in de huidige internetbrowsers. Filters op internet hebben vergelijkbare functies als spamfilters op e-mails:

• Ze onderdrukken de weergave van reclamebanners in domeinen,
• verwijder blogspam van blogs of
• schakel zogenaamde link-spam van wiki's uit.

Een wiki is een eenvoudig content management systeem waarin teksten door alle gebruikers kunnen worden gewijzigd. Een bekende dienst is het informatienetwerk Wikipedia. Samengevat hebben alle spamfilters het verklaarde doel om ongewenste of potentieel gevaarlijke berichten te ontmaskeren en uit te filteren. Hiervoor gebruiken ze verschillende methoden.

Hoe werken spamfilters? Zwarte lijst versus witte lijst

Spamfilters gebruiken verschillende methoden om inkomende berichten te clusteren en effectief te filteren. Het principe van blacklist en whitelist is wijdverbreid. Een blacklist is een door de gebruiker opgestelde en bijgehouden lijst waarop met één klik dubieuze e-mailafzenders worden opgeslagen. Alle berichten van deze afzenders worden door de provider of het mailprogramma direct doorgestuurd naar de map Verdachte Spam.

Naast persoonlijke zwarte lijsten gebruiken e-mailproviders openbare en niet-openbare zwarte lijsten waarin afzenders worden opgeslagen die al als berucht of verdacht zijn aangemerkt. Het tegenovergestelde van zwarte lijsten zijn de zogenaamde witte lijsten, waarop afzender- of afzenderadressen zijn geclassificeerd, die in geen geval mogen worden weggegooid. Whitelists kunnen eenvoudig worden bewerkt in het beveiligde gedeelte van de e-mailinbox. Hier heeft u de keuze om afzonderlijke adressen of hele domeinadressen, zoals "@ firma.de", als beveiligd te classificeren en te gebruiken.

Verdere criteria waarmee spamfilters werken

Naast zwarte lijsten en witte lijsten gebruiken spamfilters de volgende criteria:

• Specifieke trefwoorden en woorden die regelmatig worden gebruikt in spam in de onderwerpregel of tekst,
• een professionele evaluatie van het adres en de metadata van de afzender,
• en kunstmatige intelligentie (AI) om spam en legitieme berichten automatisch te scheiden.

Met name het gebruik van kunstmatige intelligentie voor spamfilters wordt steeds meer gepusht. Het leren van spamfilters die bepalen welke inhoud het lezen waard is en welke spam representeert op basis van het gebruiks- en verwijderingsgedrag van de gebruiker, is effectief en doelmatig.

Tegelijkertijd heeft AI empirische waarden uit meer dan 1.000 e-mails nodig om het algoritme aan te passen aan het gebruikersgedrag. Als de spamfilter daarentegen openbare gegevens als basis voor evaluatie gebruikt, kan dit ertoe leiden dat gewenste berichten worden uitgesloten als de meerderheid van de gebruikers ze als onbelangrijk beschouwt.

Het gebruik van een spamfilter heeft eigenlijk alleen maar voordelen

Elke methode die wordt gebruikt om spam uit te filteren met behulp van spamfilters heeft voor- en nadelen. In principe moet het gebruik van een spamfilter te allen tijde als positief worden beoordeeld. Tijdens de leerfase en daarna moeten gebruikers hun spamfilter met regelmatige tussenpozen openen en de uitgefilterde berichten oppervlakkig bekijken.

Als u ook e-mails die in uw inbox belanden als spam markeert, of per ongeluk als spam gemarkeerde e-mails als "geen spam" markeert, "leert" het spamfilter en kan het in de toekomst nog preciezer werken.

Dit geldt ook bij gebruik van Microsoft Outlook met een geïntegreerd filter voor ongewenste e-mail. Door de map Verdachte spam te blijven controleren, mis je geen enkele belangrijke e-mail. In de laatste stap kan de inhoud van de spammap permanent worden verwijderd.

Tip: Laat uw e-mailprovider u regelmatig een rapport sturen over welke berichten als spam zijn gemarkeerd en door de service zijn uitgefilterd. Dan heb je een nog beter overzicht van je mailbox en alle inkomende e-mails op de server.

Hoe u het spamfilter activeert bij uw e-mailprovider

Een gemeenschappelijk spamfilter behoort tot het standaardrepertoire van de meeste e-mailproviders en bedrijven. Het hoeft niet apart geactiveerd te worden, maar filtert automatisch de grofste spam eruit.

Een groot aantal providers biedt in de mailbox instelmogelijkheden aan om de spamfilter te activeren en de intensiteit van de filtering aan te passen.

De meest gebruikte e-mailproviders zijn GMX en Web.de. Daar kun je het spamfilter zelf configureren:

GMX: Bij de provider GMX moet bijvoorbeeld de spamfilter geactiveerd zijn in de geavanceerde instellingen. In de opties kan ook worden bepaald dat de "GMC Team Anti-Spam List" en de "Global Anti-Spam List" gebruikt kunnen worden om gebruik te kunnen maken van de door GMX en externe experts opgestelde blacklists.

Web.de: In de gratis versie biedt de provider Web.de ook een zelflerend algoritme dat ook kan worden geactiveerd voor een betere spamdetectie. Dit doet u in het submenu: "Instellingen" - "Beveiliging" - "Spamdetectie".

E-mails ordenen via Microsoft Outlook: Ook hier is een spamfilter een must

Programma's zoals Microsoft Outlook als softwareapplicatie bevatten een geïntegreerd filter voor ongewenste e-mail. Dit kan eenvoudig worden geactiveerd in de menubalk van Microsoft Outlook. Het bevindt zich in het menu-item "Verwijderen" en wordt weergegeven als een "transparante avatar met een verbodsbord".

Nadat op het icoontje is geklikt, verschijnt een menu waarin het subitem “Ongewenste e-mailopties” moet worden geselecteerd. De intensiteit van de filtering kan dan worden ingesteld in het contextmenu.

Spamfilter configureren in nieuwere Microsoft Outlook-versies: Zo werkt het in 7 stappen

In de nieuwste versies van Outlook heb je een uitgebreid lint beschikbaar om je spamfilter in te stellen. Dit geldt voor de versies van:

• 2019
• 2016
• 2013
• 2010
• Evenals voor Outlook in Microsoft 365

Ga als volgt te werk om uw spamfilter in deze Outlook-versies in te stellen:

1. Klik op Ongewenste e-mail en selecteer vervolgens Opties voor ongewenste e-mail.

2. Selecteer vervolgens in het volgende venster het niveau van uw spamfilter: "Laag" of "Hoog". Test een paar weken welke variant voor jou het beste is. Selecteer "Hoog" als er nog steeds te veel spammails in uw inbox aankomen. Selecteer "Laag" als er te veel gewenste e-mails in de spamfolder belanden. U kunt ook instellen dat u alleen e-mails ontvangt van veilige afzenders en ontvangers, maar u moet hier wel een lijst van maken. Alles wat niet op deze lijst staat, komt in de spamfolder terecht, waardoor deze variant bijvoorbeeld niet geschikt is voor ondernemers die regelmatig berichten van nieuwe klanten ontvangen.

3. Onder "Geblokkeerde afzenders" zie je alle adressen die al zijn geblokkeerd. U kunt de blokkering ook verwijderen door op "Verwijderen" te klikken.

4. Ga naar het tabblad "Internationaal" onder "Ongewenste e-mailopties" en markeer vanaf het begin bepaalde landdomeinen die populaire afzenderadressen zijn voor spam-e-mails.

5. Mocht er ondanks de spamfilter toch een e-mail in je inbox terecht komen die je niet wilt, dan kun je deze via het Outlook-lint direct markeren als "ongewenste e-mail". Je kunt de afzender ook blokkeren en in de toekomst ontvang je alle e-mails van deze afzender direct in de spamfolder.

6. Controleer regelmatig uw "Ongewenste" spamfolder om te zien of er belangrijke e-mails zijn beland. Ten slotte kan het voorkomen dat de spamfilter normale e-mails per ongeluk classificeert als "ongewenste e-mail".

7. Als een e-mail per ongeluk als ongewenste e-mail is gemarkeerd, kunt u deze van de spammap naar de inbox verplaatsen en markeren als "geen ongewenste e-mail". Klik op “Nooit afzender blokkeren” om te voorkomen dat de afzender in de spamfolder terecht komt.

Een spamfilter instellen in Outlook 2007: Zo configureert u uw map "Ongewenste e-mail"

Om Outlook 2007 spam te laten sorteren en verplaatsen naar de map "Ongewenste e-mail", stelt u het spamfilter als volgt in:

1. Roep het commando "Extra, Opties" aan.

2. Klik op het tabblad "Instellingen" op de knop "Ongewenste e-mail".

3. Selecteer "Laag" of "Hoog" als het beschermingsniveau. Wij hebben goede ervaringen met het hoge beschermingsniveau. In combinatie met een goed onderhouden lijst "Veilige afzenders" zorgt deze instelling ervoor dat het overgrote deel van de rommel in de spammap terechtkomt. Het is dan echter noodzakelijk om regelmatig de map "Ongewenste e-mail" te controleren, zodat u niet per ongeluk een belangrijke e-mail die als spam is geclassificeerd, door uw vingers glipt.

   

4. Eigenaars van Outlook 2007 hebben nog steeds de mogelijkheid om hyperlinks in phishing-e-mails te deactiveren en waarschuwingen over verdachte domeinnamen te ontvangen. U dient deze opties in ieder geval te activeren.

5. Ook is het zinvol om uw eigen e-mails te voorzien van een elektronisch zegel, zodat deze berichten door de ontvanger als niet-spam worden aangemerkt (als de ontvanger Outlook 2007 gebruikt).

Nog twee aanwijzingen:

• De optie “Alleen veilige afzenders en ontvangers” heeft alleen zin als je alleen e-mails wilt ontvangen van een paar geselecteerde afzenders. Dit is niet geschikt voor zakelijke doeleinden - tenzij u geen nieuwe klanten wilt.
• Gebruik de optie "Berichten geïdentificeerd als ongewenste e-mail … permanent verwijderen" alleen in combinatie met het beveiligingsniveau "Laag". Maar zelfs dan loop je het risico dat e-mails per ongeluk als spam worden aangemerkt en direct worden verwijderd.

Meer opties om ongewenste spam-e-mail te verwijderen

Mozilla Thunderbird en de meeste internationale internetbedrijven bieden ook spamfilters aan die ongewenste berichten en dubieuze afzenders op verschillende manieren filteren.

Experttip: Met het programma "Spamfighter" kunt u tot 99% van de spammails in Microsoft Outlook, Microsoft Exchange en Thunderbird elimineren. Het is ontwikkeld in samenwerking met Microsoft. Zodra er nieuwe e-mails binnenkomen, worden deze door de software gecontroleerd. Als een spam-e-mail wordt gedetecteerd, wordt deze automatisch naar de spammap verplaatst. Handmatige verwijderingen van individuele gebruikers worden gebruikt om de database van alle deelnemers te optimaliseren. U kunt het programma 30 dagen gratis testen.

Een alternatief voor de Spamfighter is de gratis "Spamihilator" die, volgens zijn eigen verklaring, tot 98% van alle spam-e-mails herkent en automatisch verplaatst.

Dit zijn de 10 meest voorkomende domeinextensies voor spam-e-mail

De meest voorkomende domeinextensies die worden gebruikt om spam te verspreiden, zijn:

1. .werk
2. .lening
3. .gq
4. .cf
5. .ga
6. .ml
7. .Bovenkant
8. .Klik
9. .Heren
10. .tk

Conclusie over spamfilters en hun toepassing

Meer dan 50% van alle e-mails die wereldwijd worden verzonden, worden geclassificeerd als spam. Er komen ook eenvoudige reclame-e-mails van ongewenste afzenders voor, evenals phishing-e-mails.

De meeste spamfilters werken met zogenaamde zwarte lijsten en witte lijsten en maken gebruik van geautomatiseerde algoritmen en kunstmatige intelligentie die verdachte afzenderadressen of opvallende termen in de onderwerpregel en de hoofdtekst identificeren. De systemen zijn in staat om te leren en controleren standaard de inbox van de meeste providers op spam.

In de nieuwe Outlook-versies kun je je e-mails vrij betrouwbaar filteren en heb je veel configuratie-opties voor je map met ongewenste e-mail. Ook in de oudere versie van Outlook 2007 heb je tal van mogelijkheden en kun je bijvoorbeeld hyperlinks in phishing-e-mails deactiveren.

In betaalde mailboxen worden professionelere spamfilters gebruikt. Als alternatief kunnen toepassingen zoals Spamfighter of Spamihilator handig zijn om ongewenste berichten in de mailbox uit te sluiten. Als algemene regel is het essentieel om regelmatig de spammap te controleren om geen belangrijke berichten te missen die per ongeluk als spam zijn geclassificeerd. Als u op deze manier te werk gaat, kunt u bijna elke spam-e-mail automatisch laten sorteren door de spamfilter. Deze procedure verhoogt de veiligheid in datacommunicatie en bespaart gebruikers kostbare tijd.