Voorzichtigheid! Oudere e-mails kunnen in uw Outlook-map verdwijnen. Hoe dat te voorkomen!
In de afgelopen weken hebben twee lezers contact met ons opgenomen wiens Outlook alle e-mails die ouder waren dan drie maanden waren verdwenen. De oplossing voor het raadsel: beide gebruikten IMAP als hun e-mailprotocol en de opslagperiode voor e-mails in offline modus was voor beide beperkt tot drie maanden. De e-mails stonden nog op de mailserver, zodat lezers ze snel weer in hun Outlook konden krijgen. Om te voorkomen dat u dit overkomt, dient u de accountinstellingen in Outlook te controleren en indien nodig te corrigeren.
Wanneer u in Outlook een nieuw e-mailaccount aanmaakt, kiest Outlook - voor zover mogelijk - het modernere IMAP-overdrachtsprotocol in plaats van het oudere POP3. De ontvangen e-mails worden zowel op de mailserver bewaard als in de vorm van een zogenaamd offline bestand op de Outlook PC. Dankzij het offline bestand heb je ook zonder internet toegang tot de e-mails in Outlook.
In oudere Outlook-versies (tot en met Outlook 2010) is de grootte van het offline bestand beperkt, zodat alleen e-mails van de laatste drie maanden zichtbaar zijn in Outlook. In nieuwere versies is deze beperking opgeheven, maar als u een oudere Outlook hebt vervangen door de nieuwste versie, kan de oude beperking nog steeds van toepassing zijn.
Zo weet je zeker dat je ook oudere e-mails ontvangt
Controleer uw Outlook-instellingen en stel de geheugenlimiet in op "onbeperkt". Outlook brengt vervolgens de oudere e-mails terug naar het offline bestand zodat ze weer te zien zijn in Outlook.
Zo werkt dat:
-
Ga naar "Bestand - Accountinstellingen - Accountinstellingen" in Outlook.
-
Selecteer het e-mailaccount en klik op 'Wijzigen'.
-
Zoals in de instructievideo te zien is, sleep je de slider onder E-mail in offline modus helemaal naar rechts naar Alles.
-
Klik op "Volgende" en vervolgens op "Voltooien". Als Outlook een testbericht verzendt, sluit u het venster met het bericht.
Instructievideo: Opslaglimiet instellen op "onbeperkt"
Meer tips om ontbrekende e-mails te vinden in Outlook
Als je je e-mail nog steeds niet kunt vinden, kan het ook zijn dat een e-mail per ongeluk is verwijderd. Het is ook mogelijk dat het e-mailsysteem het inkomende bericht ten onrechte als spam heeft gemarkeerd, waardoor het bericht nooit uw inbox heeft bereikt. Als de e-mail echter is gearchiveerd en u deze niet herkent, kan de e-mail verloren gaan. Er zijn dus verschillende manieren om uw e-mail te vinden. Gebruik deze tips om ontbrekende e-mails op te sporen:
- De e-mailmap "Verwijderde items": De map Verwijderde items is een goede plek om te zoeken naar ontbrekende e-mails. Als je het ontbrekende bericht niet in de map ziet, gebruik dan de schuifbalk aan de rechterkant om omhoog en omlaag door de berichten te navigeren totdat je het vindt. U kunt ook de zoekbalk bovenaan de berichten gebruiken. Deze methode om verloren e-mailberichten te vinden, werkt goed als u niet veel berichten in een map hebt. Als u veel berichten hebt ontvangen, moet u wellicht Microsoft Outlook Search gebruiken.
- De "ongewenste map" (spam): Klik op de map Ongewenste e-mail om deze te openen en controleer op ontbrekende Outlook-e-mails. Als je niet veel berichten in je map Ongewenste e-mail hebt staan, kun je ontbrekende e-mail gemakkelijk vinden in Outlook, en aangezien de map Ongewenste e-mail in het voorbeeld maar twee berichten heeft, is het voor mij gemakkelijk om degene te vinden die ik zoek Zoek bericht. Als uw map met ongewenste e-mail vol is, kunt u de schuifbalken of zoekbalk gebruiken om het ontbrekende e-mailbericht te vinden.
- De Microsoft Outlook-zoekopdracht: U kunt ook de zoekfunctie van MS Outlook gebruiken om verloren e-mails te vinden. Om het zoekprogramma te gebruiken, typt u een woord of zin uit de ontbrekende e-mail in het zoekveld. De standaardinstelling is om te zoeken naar alle e-mails in de mailbox die u momenteel gebruikt. Gebruik het veld aan de linkerkant om uw zoekopdracht binnen de huidige mailbox verder te verfijnen. U kunt kiezen hoe u wilt dat uw zoekresultaten eruitzien. U kunt kiezen tussen Alle e-mail, Alleen ongelezen e-mail of Alleen genoemde e-mail.