In de Excel-gegevensbron kan er bijvoorbeeld een veld zijn voor de prijs van een product. In Excel heb je de valutanotatie toegewezen aan de corresponderende cellen
Het is niet ongebruikelijk dat een Excel-tabel als gegevensbron voor een standaardbrief dient. Dit werkt perfect zolang de samenvoegvelden gevuld zijn met tekst. Er ontstaan echter problemen wanneer de samenvoegvelden numerieke waarden vertegenwoordigen.
In de Excel-gegevensbron kan er bijvoorbeeld een veld zijn voor de prijs van een product. In Excel heb je het valutaformaat toegewezen aan de bijbehorende cellen zodat waarden als "€ 0,85" of "€ 1.937,00" in de tabel te zien zijn. Bedragen in euro's dienen ook in de seriebrief te staan. U zult echter merken dat in de standaardbrief van Word alleen de pure numerieke waarden worden weergegeven - bijvoorbeeld "0.85" of "1937".
En hoe krijgt u valuta-informatie in de standaardbrief? Het antwoord is: voeg de juiste formaatschakelaars toe aan de samenvoegvelden. Het werkt als volgt:
Maak eerst uw standaardbrief op de gebruikelijke manier. Nadat u verbinding heeft gemaakt met de gegevensbron, kunt u bijvoorbeeld een mail merge-veld invoegen voor de prijsinformatie. In de tekst zie je dan een tijdelijke aanduiding zoals deze:
"Prijs"
Om een formaatwissel aan dit samenvoegveld toe te voegen, moet u de veldcodeweergave activeren. Druk hiervoor op de toetsencombinatie ALT + F9. In plaats van het samenvoegveld ziet u nu een veldcode zoals
{MERGEFIELD-prijs}
De formaatwissel voer je in na de veldnaam (hier: "Prijs"), waarbij je een wissel voor numerieke waarden altijd start met "\ #". Dit wordt gevolgd door de gewenste opmaak tussen aanhalingstekens. Voor de typische euro-valutanotatie vouwt u de veldcode van het samenvoegveld als volgt uit:
{MERGEFIELD prijs \ # "#. ## € 0,00"}
In de aanhalingstekens staat het hekje (#) voor een optionele plaats voor de komma en de nul (0) voor een geforceerde positiespecificatie - met één plaats voor en twee plaatsen na de komma. Het eurosymbool volgt aan het einde.
Nadat u de veldcode van het samenvoegveld heeft aangepast, kunt u terugschakelen naar de normale documentweergave door nogmaals op de toetscombinatie ALT + F9 te drukken.
Volledige eurobedragen verschijnen nu naar wens in de seriebrief, die u op elk moment kunt controleren in het seriebriefvoorbeeld.