Hoe u uw Word-documenten goed structureert
Word biedt gebruikers veel verschillende opties voor het ontwerpen van tekstdocumenten volgens verschillende vereisten of individuele ideeën. Niet alleen lettertype-instellingen, maar ook de lay-out en opmaak van de documenten kunnen worden aangepast. Vooral als u regelmatig Word gebruikt en regelmatig een bepaalde tekststructuur gebruikt, kunt u veel profijt hebben van de functie van de "opmaaksjabloon". Maar hoe maak je een sjabloon in Word? En hoe bewerk je ze?
Sjabloon in Word: wat is het eigenlijk?
Is uw werk niet beperkt tot één bepaald formaat? Moet je wisselen tussen verschillende soorten tekst? U kunt verschillende gebruikerssjablonen in Word opslaan en deze op elk gewenst moment openen. Hierdoor kunt u met weinig moeite documenten maken en deze snel vullen met de juiste inhoud.
Onder bepaalde omstandigheden zullen zich enkele sjablonen ophopen in uw archiefsysteem. Om het overzicht te behouden, kunt u deze voorbeelddocumenten in het betreffende taakgebied sorteren. Zo vind je hem nog sneller als je op zoek bent naar een bepaalde stijl. Maar hoe kunnen opmaaksjablonen in uw document worden geïntegreerd?
In één oogopslag: teksten overzichtelijk structureren en bewerken
U vindt een selectie van formaatsjablonen in het menulint onder het tabblad "Start". Standaard definieert Word verschillende niveaus voor koppen in verschillende lettertypen en formaten, wat helpt bij het standaardiseren van tekstdocumenten. Bovendien onderscheiden koppen zich zo goed van tekst- of beeldinhoud.
Het gebruik van de sjablonen maakt ook snellere navigatie binnen een document mogelijk. In Word vindt u in de regel het zogenaamde "navigatiegebied" aan de linkerkant van de pagina. Als dit voor u niet zichtbaar is, gaat u als volgt te werk:
-
Selecteer de tabbladen "Bekijken".
-
In het gebied "Weergave" kunt u de velden "Liniaal", "Rasterlijnen" en "Navigatiegebied" aanvinken.
-
Zodra u het "Navigatiegebied" aanvinkt, verschijnt de navigatiebalk aan de linkerkant.
-
Klik hier op "Koppen" zodat de kopstructuur in de navigatiebalk verschijnt.
Word toont hier alle gedefinieerde koppen en subkoppen. Door op het gerichte tekstveld in het navigatiegebied te klikken, kunt u eenvoudig schakelen tussen de lagen die u hebt gemaakt.
Moet u specifieke richtlijnen volgen voor de opmaak van hoofdtekst en koppen? Heeft u specifieke instructies ontvangen over hoe het einde van het document eruit moet zien? De suggesties van Word voldoen niet altijd aan de eisen van bedrijven, scholen of persoonlijke smaak. Als u vervolgens uw op maat gemaakte sjabloon gebruikt, weet u zeker dat deze er uniform uitziet en aan uw specificaties voldoet.
Praktisch en individueel: Inspecteur van Word-formaat
Om deze reden kunnen sjablonen worden aangepast. Hoewel Microsoft Word vaak een bepaalde lettergrootte, lettertype, specifieke regelafstand en de keuze tussen uitgevuld, rechts of links uitgelijnd specificeert, is hier nog ruimte: u kunt de instellingen naar wens wijzigen.
Om een opmaaksjabloon te bewerken of een nieuw patroon te maken, opent u het tabblad "Start" in het menulint. Hier vindt u het veld "Sjablonen opmaken". Klik op het kleine pijltje in de rechter benedenhoek. Afhankelijk van de versie van Word heb je op dit moment verschillende opties. De volgende functies zijn voor u beschikbaar:
- Nieuwe stijlsjabloon
- Formaatcontrole:
- Controleer stijlen
- Opties
Mogelijk ziet u hier alleen symbolen in plaats van de vermelde termen. Een "A +" staat bijvoorbeeld voor "New Format Template". Klik op het symbool om het bijbehorende venster te openen.
Onder "nieuw formaatsjabloon" kunt u naar eigen idee of in overleg met uw werkgever nieuwe sjablonen voor tekstopmaak definiëren. De "Format Inspector" is daarentegen een assistent die voor u controleert of de eerder gedefinieerde formaatsjablonen worden nageleefd - vergelijkbaar met "Controleren van de formaatsjabloon". Onder "Opties" kunt u bijvoorbeeld het huidige document gebruiken als basis voor het maken van een nieuwe sjabloon.
Goed georganiseerd: zo houd je overzicht in Word
Als u hebt besloten om individuele gebruikerssjablonen in Microsoft Word te maken, kan het voorbeelddocument op een geschikte opslaglocatie worden opgeslagen. Om de bestanden snel op het juiste moment te kunnen openen, moet de betreffende map gemakkelijk te vinden zijn.
Omdat er zich snel grote hoeveelheden data op een computer kunnen ophopen, is vooral uw organisatie hierbij van belang. Word stelt verschillende opslaglocaties voor, afhankelijk van het type bestand. Tegelijkertijd biedt het Office-programma u de mogelijkheid om alle beschikbare formaatsjablonen weer te geven.
U hebt echter niet alleen toegang tot gebruikerssjablonen, maar kunt ook afzonderlijke, kant-en-klare tekstmodules gebruiken via lijstselectie. Naast afbeeldingen kunnen de documenten in een map worden samengevoegd en onder uw gebruikersnaam op een aparte en passend gelabelde opslaglocatie worden geplaatst.
Benut het potentieel: gebruik Word-functies correct
Dankzij variabele tekstmodules kan uw tekst niet alleen in een paar stappen worden gemaakt, maar kunt u ook enkele andere functies gebruiken om extra individualiseringen aan te brengen. Afhankelijk van aan welke eisen het document uiteindelijk moet voldoen, kun je enkele elementen invoegen die de tekst aantrekkelijker maken.
Afbeeldingen, losse tekstvelden, citaten en hyperlinks die zich onderscheiden van de rest van de tekst, spreken vaak vooral lezers aan en wekken hun interesse. Een inhoudsopgave, een bronnenlijst, de namen van de auteurs en de datum en paginanummers maken meestal deel uit van de formele basis die de meeste documenten bevatten.
Als meer dan één persoon met een bestand werkt, kan het helpen om in de kop- of voettekst van de tekst het pad op te nemen van waaruit de bestandslocatie van het document wordt geopend. Uw gebruikersnaam kan zichtbaar zijn in het menu, zodat iedereen die aan de tekst werkt, kan zien wie het document heeft gemaakt of bewerkt.
Sjablonen en andere functies: maak documenten aantrekkelijk
Met de verschillende functies van Word kunt u ook bestaande sjablonen aanpassen. Als u correcties wilt aanbrengen, kunt u bijvoorbeeld de functie "Zoeken & Vervangen" gebruiken. Als u een fout in uw sjabloon opmerkt nadat u deze al in een map hebt opgeslagen, kunt u uw wijzigingen nog steeds integreren en het document bijwerken. Het item kan dan in de huidige versie worden geopend.
Wanneer u een pagina instelt, kunt u met de knop gebruik maken van verschillende veldfuncties. Naast macro's kunt u bijvoorbeeld met een paar klikken autoteksten in uw tekst invoegen, die u van tevoren heeft geformuleerd en vaak wilt gebruiken. Hoewel u snel opdrachten kunt oproepen en activeren die regelmatig bij macro's worden gebruikt, kunt u deze functie gebruiken om tekstvelden of afbeeldingen in uw document op te nemen.
Goed om te weten: Efficiënt werken met Microsoft Word
In het dagelijkse professionele leven zijn niet alleen de sjablonen en functies zoals macro's of tekstmodules nuttige elementen van Word. U kunt elk bestand opslaan als PDF. De documenten kunnen dan snel worden verzonden en kunnen niet meer eenvoudig door anderen worden gewijzigd.
Met het Office-programma kunt u ook vertalingen maken en standaardbrieven maken. Zo bereikt u niet alleen snel, maar ook efficiënt veel ontvangers. Al met al biedt Microsoft Word u een praktische manier om met een breed scala aan vereisten voor het maken van tekst om te gaan. U kunt een gestructureerd overzicht van de functies krijgen in het menulint van het Office-programma.
Vraag en antwoord
Hoe maak ik een opmaaksjabloon of een gebruikerssjabloon in Word?
Selecteer het tabblad "Start" in het menulint. Zoek dan in de bovenste balk naar het veld "Sjablonen opmaken". Hier vindt u een kleine zwarte pijl: Als u hierop klikt, wordt een ander veld geopend. In het onderste gedeelte vindt u de opties die voor u beschikbaar zijn voor het bewerken van sjablonen. "Nieuw formaatsjabloon" of een plusteken geven de mogelijkheid aan om een nieuw sjabloon aan te maken.
Welke instellingen kan ik maken voor mijn sjablonen?
Geef eerst uw opmaaksjabloon een gebruikersnaam. Zo kunt u het patroon later in het menu of op de door u gewenste bestandsopslaglocatie terugvinden. U kunt dan aangeven om welk type document het gaat. Maak je een tabelsjabloon? Of een voorbeeldlijst? In de andere instellingen kunnen ook het lettertype en de grootte, de spatiëring en de markeringen worden opgegeven.
