Heb je de e-mails van vijf jaar geleden echt nodig in je inbox of je agenda en to-do lijst uit 2008? Zo niet, dan is het raadzaam om de oude ballast uit Outlook te halen. Dit maakt je Outlook weer sneller - u
De AUTOARCHIVERING van Outlook is voor dit doel bedoeld: het verplaatst oudere gegevens naar een archiefbestand, hetzij na een query of automatisch. Net als de persoonlijke map wordt het archief opgeslagen in een bestand in PST-formaat, zodat u het archief op elk moment opnieuw kunt openen met Outlook en toegang hebt tot de e-mails, afspraken en taken die het bevat. Het archief kan ook worden opgesplitst in meerdere bestanden, zodat u verschillende archiefbestanden voor bijvoorbeeld 2008, 2009 en 2010 kunt hebben.
Overigens is het ook mogelijk om individuele e-mails of afspraken specifiek uit te sluiten van archivering.
Overigens archiveert Outlook geen contacten omdat dat geen zin heeft.
Standaardinstellingen versus individuele instellingen
De automatische archivering kan individueel worden geconfigureerd. Definieer eerst de standaardinstellingen: hoe vaak wordt gearchiveerd, hoe "oud" moeten de gegevens zijn om te worden gearchiveerd, in welk bestand worden de gegevens opgeslagen, moeten de oude gegevens worden verwijderd in plaats van gearchiveerd?
Daarnaast kunt u voor individuele Outlook-modules instellingen selecteren, bijvoorbeeld voor e-mails of voor individuele mappen binnen de inbox, die afwijken van de standaardinstellingen. Zo is het mogelijk om bijvoorbeeld één keer per jaar de afsprakenkalender te archiveren, terwijl oudere e-mails na een half jaar worden uitbesteed. Of de e-mails voor een bepaald project blijven permanent in Outlook, terwijl de andere e-mails na een jaar worden gearchiveerd.
Als je toch voor elke Outlook-module andere instellingen wilt maken, kun je de standaardinstellingen overslaan. Lees dan toch de volgende paragraaf, want hier worden alle instelmogelijkheden uitgelegd.
Standaardinstellingen aanpassen
De standaardinstellingen voor de archieffunctie definieert u als volgt:
- Roep in Outlook tot versie 2007 het commando EXTRA'S >> OPTIES aan en open het register MEER. Roep in Outlook 2010 de opdracht BESTAND >> OPTIES aan en open het tabblad GEAVANCEERD.
- Klik in Outlook tot 2007 op de knop AUTO-ARCHIVERING, in Outlook 2010 op AUTO-ARCHIVERING INSTELLINGEN.
- Activeer de optie AUTOARCHIEF ELKE X DAGEN en specificeer het interval waarmee de archivering moet worden uitgevoerd.
- Als u het vervelend vindt om voor elk archiveringsproces een dialoogvenster te moeten bevestigen, deactiveer dan de optie START AUTOARCHIVERING NA BEVESTIGING.
- Als u e-mails die u niet meer nodig heeft in uw Outlook markeert en niet wilt archiveren, activeer dan de optie VERLOPEN ITEMS VERWIJDEREN (ALLEEN E-MAILMAP).
- Activeer in ieder geval de optie ARCHIEF OF VERWIJDER OUDE ELEMENTEN.
- Als u de optie TOON ARCHIEFMAP IN MAPPENLIJST activeert, opent Outlook automatisch het archiefbestand na archivering en toont het in de mappenlijst. Dit betekent dat u direct toegang kunt blijven houden tot de gearchiveerde gegevens, maar dat u dan het snelheidsvoordeel van uitbesteding moet missen.
- Geef in het veld DELETE ELEMENTS IF OLDER THAN op hoe oud de gegevens moeten zijn zodat ze naar het archief worden verplaatst (of volledig worden verwijderd).
- Als de gegevens naar het archief moeten worden overgebracht, activeert u de optie VERPLAATS OUDE ELEMENTEN NAAR en selecteert u de gewenste map via ZOEKEN of voert u in het veld naast de knop de naam in van een nieuw archiefbestand dat Outlook moet aanmaken.
- Als u in plaats daarvan de oude gegevens onherstelbaar wilt verwijderen, activeert u de optie EINDELIJK OUDE ELEMENTEN VERWIJDEREN. Om alle oude elementen onmiddellijk te verwijderen, klikt u op INSTELLINGEN TOEPASSEN OP ALLE MAPPEN - maar onthoud dat dit niet ongedaan kan worden gemaakt.
- Sluit de dialoogvensters.
