Het beheren van adreslijsten op uw computer is praktisch. Soms is het echter ook voordelig om een gedrukt adresboek bij de hand te hebben. De verschillende benaderingen hoeven elkaar niet uit te sluiten.
Gebruik Word om uw adressen op papier te zetten - of u ze nu in Outlook, Excel of een andere gegevensbron hebt opgeslagen.
Het enige wat u hoeft te doen is de mail merge-functie gebruiken en een "directory" of een "catalogus" samenstellen. Aangezien de samenvoegopdrachten van elke versie van Word heel verschillend zijn, volgen hier slechts de basisprocedures:
- Maak een nieuw Word-document en start de functie Afdruk samenvoegen:
In Word 2010, 2007 door STARTEN MAILINGS-SERIE AFDRUKKEN-START SERIE AFDRUKKEN,
in Word 2003, 2002 / XP via EXTRA'S-LETTERS EN MAILINGS-SERIAL LETTER CREATION of SERIAL PRINT ASSISTANT
of in Word 2000 met EXTRAS SERIES PRINT. - Het is nu belangrijk dat u het huidige document als "directory" of "catalogus" declareert:
Selecteer in Word 2010, 2007 de optie DIRECTORY in het menu van de knop START CONTINUE PRINT,
activeer in Word 2003, 2002 / XP de optie DIRECTORY in het taakgebied SERIES PRINT
en selecteer in Word 2000 CREATE CATALOG in de mail merge manager. - Ga vervolgens te werk zoals bij een normaal samenvoegdocument door een gegevensbron (Excel-bestand, Outlook-adresboek, enz.) aan te sluiten en vervolgens de samenvoegvelden in te voegen die de vermeldingen voor uw afgedrukte adresboek vormen.
Het bijzondere aan een directory/catalogus is dat Word niet voor elk record in de databron een nieuwe pagina start. In plaats daarvan worden alle gegevensrecords direct onder elkaar uitgevoerd - precies wat u nodig heeft voor uw gedrukte adresboek. Houd hier echter rekening mee bij het ordenen van de samenvoegvelden in het Word-document.
Voeg ook een lege alinea toe onder het laatste samenvoegveld, zodat er ruimte is tussen elk record.
Het is ook handig om de records op achternaam te sorteren:
Selecteer in Word 2010, 2007 VERZENDINGEN-CONTINU AFDRUKKEN-BEWERK ONTVANGERLIJST en klik op SORTEREN in het dialoogvenster dat verschijnt. U kunt dan het naamveld als eerste sorteercriterium selecteren.
Ga in Word 2003, 2002 / XP naar "Stap 5 van 6" in het taakvenster Afdruk samenvoegen, waar u op ONTVANGERSLIJST BEWERKEN klikt. Klik vervolgens op de kolomkop van het naamveld waarop u wilt sorteren.
Open in Word 2000 de SERIES PRINT MANAGER om te sorteren door op de knop AANVRAAGOPTIES te klikken. Schakel in het volgende dialoogvenster naar het tabblad RECORDS SORTEREN om het juiste naamveld op te geven als de sorteersleutel. (pbk)
