Excel gebruiken met meerdere gebruikers tegelijk op het netwerk

Een werkmap delen op het netwerk

Dit artikel laat zien hoe je als team een Excel-bestand kunt delen en vervolgens samen kunt bewerken. Want als u een werkmap vanuit meerdere Excel-applicaties tegelijk wilt openen, kunnen gebruikers de werkmap normaal gesproken alleen als alleen-lezen openen, zoals u kunt zien in de volgende afbeelding:

Een Excel-bestand delen met meerdere gebruikers: zo werkt het

Als u wilt dat meerdere gebruikers samen een Excel-werkmap kunnen bewerken en ook wijzigingen kunnen aanbrengen, gaat u als volgt te werk:

1. Open de werkmap.

2. Excel 2013: klik op het tabblad REVIEW. Daar vindt u de opdracht UNLOCK WORKBOLDER. Als u Excel 2007 of Excel 2010 gebruikt, moet u eerst op WIJZIGINGEN klikken in het tabblad REVIEW en vervolgens op WERKBOEK VRIJGEVEN. Als u Excel tot en met versie 2003 gebruikt, kiest u in het menu EXTRA'S het commando UNLOCK WORKBOOK.

   

3. In alle versies geeft Excel een dialoogvenster weer. Activeer het tabblad STATUS.

4. Klik op de knop MEERDERE GEBRUIKERS TOESTAAN OM TE BEWERKEN.

   

5. In het tweede tabblad MEER kunt u aanvullende instellingen maken, bijvoorbeeld het bijhouden van wijzigingen, die vooraf zijn ingesteld op 30 dagen. U kunt hier ook beslissen hoe u wilt reageren op tegenstrijdige wijzigingen die door verschillende gebruikers zijn aangebracht - de standaardinstelling is "handmatig".

6. Klik op de OK-knop.

7. De werkmap moet nu opnieuw worden opgeslagen.

8. Alle gebruikers kunnen nu de map openen.

Instructievideo: Microsoft Excel: Bestand delen voor teamwerk en samen bewerken

Bewerk één Excel tegelijk in slechts een paar stappen

Nu kunnen verschillende gebruikers deze Excel tegelijkertijd bewerken en wijzigingen opslaan. Dit laatste kun je eenvoudig weergeven:

1. Klik op het tabblad REVIEW op de opdracht TRACK CHANGES en klik vervolgens op Wijzigingen markeren.

2. Er wordt nu een dialoogvenster geopend waarin u kunt beperken welke wijzigingen u wilt weergeven.

   

3. Naast een wijzigingsgeschiedenis die Excel genereert, worden nu alle wijzigingen in de Excel-werkmap in kleur gemarkeerd. Zodra het bestand is opgeslagen, verdwijnen echter zowel de gekleurde markering als de historie van wijzigingen.

Wijzigingen accepteren of afwijzen wanneer u samenwerkt in Excel

Bij het opslaan of sluiten van de werkmap voegt Excel de wijzigingen samen die door alle gebruikers zijn aangebracht. Als er conflicten zijn (twee gebruikers hebben dezelfde cel anders gewijzigd), vraagt Excel via dialoogvensters welke van de wijzigingen moeten worden overgenomen.

U kunt dit ook handmatig doen. Het enige wat u hoeft te doen is op het tabblad REVIEW te klikken, WIJZIGINGEN VOLGEN en vervolgens ACCEPTEREN / WIJZIGINGEN AFWIJZEN te selecteren. Er wordt een dialoogvenster geopend waarin u per wijziging kunt beslissen of u deze wilt accepteren of weigeren.

Als u de wijzigingen van andere gebruikers afwijst, wordt dit ook weergegeven in de wijzigingsgeschiedenis.