Op deze manier kunt u de Outlook-sjablonen gebruiken om snel vergaderverzoeken met dezelfde of vergelijkbare inhoud naar dezelfde ontvangers te schrijven.
U moet uw eigen sjablonen definiëren, niet alleen voor e-mails, maar ook voor reguliere vergaderverzoeken om onnodig typen te voorkomen.
Hoe u de sjablonen snel toegankelijk maakt, leest u in de volgende drie tips:
-
Snelle toegang tot Outlook-sjablonen
-
Snel toegang tot e-mailsjablonen
- Eigen menu voor de sjablonen
Een sjabloon voor een vergaderverzoek definiëren:
1. Maak een vergaderverzoek (CTRL + SHIFT + Q) en voer de vereiste informatie in. Selecteer in het veld "Aan" de ontvangers die het verzoek normaal gesproken zullen ontvangen. Het kan ook handig zijn om de juiste categorieën te definiëren.
2. Zodra u klaar bent, selecteert u het commando "Bestand, Opslaan als".
3. Selecteer in het veld "Bestandstype" de optie "Outlook-sjabloon (* vaak)".
4. Voer een betekenisvolle bestandsnaam in en klik op Opslaan.
5. U kunt nu de geopende mail versturen of sluiten.
Belangrijke notitie: Als u Word hebt ingesteld als uw e-maileditor, kan het OFT-formaat (Outlook-sjabloon) niet worden geselecteerd in stap 3. In deze tip lees je hoe je ondanks Word toch gebruik kunt maken van de sjabloonfunctie van Outlook.
Zodra u op basis van het sjabloon een nieuwe e-mail wilt opstellen, gaat u als volgt te werk:
1. Roep het commando "Bestand, Nieuw" op en vervolgens "Formulier selecteren".
2. Selecteer in het veld "Zoeken in" de optie "Sjablonen in het bestandssysteem".
3. U kunt nu de sjablonen zien die u hebt gemaakt. Selecteer degene die je wilt en open het.
4. Vul nu de ontbrekende informatie in (zoals de ontvanger, een bijlage of een zin) en verzend vervolgens het verzoek.
