Personaliseer Outlook - tips en instellingen

U kunt deze tips gebruiken om uw Outlook te personaliseren

Als softwaregebruiker is het essentieel om persoonlijke instellingen te maken en een programma continu te personaliseren. Dit geldt zowel voor Microsoft Outlook als voor andere applicaties die regelmatig in een professionele of privé setting worden gebruikt.

Specifieke instellingen in Outlook zijn belangrijk om altijd te kunnen zien wie een e-mail heeft geschreven en vanaf welk apparaat deze is verzonden. Daarnaast wil iedere Outlook-gebruiker het programma effectief en functioneel kunnen gebruiken.

De basispersonalisatie van de desktopversie van Microsoft Outlook begint met de installatie. Een Microsoft-account is vereist om Outlook te gebruiken. Microsoft Outlook moet tijdens de eerste installatie verbonden zijn met het Microsoft-account. De instellingen kunnen op elk moment worden bekeken en gewijzigd door naar het tabblad "Bestand" te gaan en vervolgens op het menu-item "Office-account" te klikken.

De mobiele versie van Microsoft Outlook voor tablets of smartphones is gratis en hoeft niet gepersonaliseerd te worden in relatie tot een Office-account.

Personaliseer Outlook - praktische opties die tijd besparen

Naast het Office-account, dat niet beschikbaar is in de desktopversie, zijn er nog andere opties om Microsoft Outlook te personaliseren. U beschikt over de volgende opties en functies om de software te personaliseren met betrekking tot initialen, uw naam en andere instellingen. Naast de basisweergave van het leesgedeelte of links op het bureaublad zijn er talloze andere functies en opties beschikbaar.

Je kunt er bijvoorbeeld voor kiezen om zowel je inbox als je agenda tegelijkertijd te laten weergeven. Als u vele uren per dag met Outlook werkt en een grote monitor met hoge resolutie gebruikt, kan het zinvol zijn om twee Outlook-vensters naast elkaar open te houden. Zo wordt tekst beter weergegeven en ontkoppeld van andere functies. U kunt bijvoorbeeld de agenda of het adresboek en de inbox in het volgende veld openen. Deze personalisatie van de weergave geeft u een beter overzicht en stelt u in staat effectiever te werken.

De situatie is vergelijkbaar met de standaardmap voor bijlagen. De downloadmap van Windows 10 wordt meestal voorgesteld als de standaardmap.

Personaliseer werkbalken en links - zo werkt het

Outlook heeft standaard twee werkbalken met knoppen voor belangrijke functies:

• De standaard werkbalk.
• De uitgebreide werkbalk.

De samenstelling van de standaardwerkbalk is afhankelijk van de betreffende Outlook-module. Net als in alle andere Office-programma's, kan het worden gepersonaliseerd door extra knoppen voor menuopdrachten aan de werkbalken toe te voegen. Kortom, u kunt elke werkbalk in Outlook aanpassen en aanpassen aan uw eigen behoeften. Dit is handig om effectiever en gerichter te kunnen werken.

De situatie is vergelijkbaar met snelkoppelingen die u kunt insluiten op het Windows-bureaublad of in het menu Start om een specifieke Outlook-module te starten. Gebruikers die in Outlook met meerdere profielen werken, kunnen via een commando in de opdrachtprompt beslissen met welk profiel Outlook moet worden gestart. Als u uw Outlook vaker wilt oproepen met dezelfde startparameters, is het raadzaam om een bijbehorende snelkoppeling op het bureaublad in te stellen.

Tabblad Bestand: Personaliseer automatische antwoorden en ga in alle rust op vakantie

De afwezigheidsassistent in Outlook is belangrijk voor een vlotte communicatie. Als u binnen een bepaalde periode geen berichten kunt verzenden of ontvangen, is de functie "automatische antwoorden" gericht en effectief. Als u een e-mail ontvangt, krijgt de afzender automatisch bericht hoe lang u niet bereikbaar bent en wie u vervangt. De gepersonaliseerde "automatische antwoorden"-functie garandeert dat klanten, geïnteresseerden of collega's te allen tijde worden geïnformeerd over een afwezigheid, bijvoorbeeld vanwege een vakantie.

Het personaliseren van lettertypen in Outlook is niet moeilijk

Een van de meest populaire personalisatie-opties in Outlook is het aanpassen van de standaardlettertypen. Iedereen heeft andere wensen met betrekking tot het uiterlijk van hun berichten. Om deze reden is het zinvol om de lettertypen of andere stijlmiddelen te personaliseren. Veranderingen doorvoeren is niet moeilijk. Als u zonder sjabloon werkt, kan het lettertype eenvoudig worden aangepast in het tabblad "Bericht" in het menu "Tekst".

Als er opmaaksjablonen worden gebruikt, moet de sjabloon één keer worden gewijzigd. Daarnaast zijn er, afhankelijk van de gebruikte Outlook-versie, verschillende menuopties voor het wijzigen van het lettertype in sjablonen.

Tip:

Afhankelijk van de instelling ontvangt u e-mails in platte tekst of in html-formaat. Als u snel wilt overschakelen naar HTML-indeling om de details van een e-mail te bekijken, kunt u dit doen met de sneltoets ALT + SHIFT + H.

Personaliseer de weergave-instellingen in Outlook - stel Outlook in zoals u dat wilt

Naast de standaard weergave in Outlook heb je nog andere praktische mogelijkheden om het scherm in te delen en mails weer te geven. Het voorbeeldvenster in Outlook biedt bijvoorbeeld een unieke optie. De inhoud van de in de inbox geselecteerde e-mails verschijnt hier compact, zonder dat u de e-mail met een dubbelklik hoeft te openen.

Aangepaste weergaven kunnen op elk moment opnieuw worden ingesteld in Outlook. Dit kan handmatig of als alternatief met een Windows-opdracht worden gedaan. Tegelijkertijd kunt u het voorbeeldvenster afzonderlijk positioneren en bijvoorbeeld rechts of onder de berichtenlijst weergeven.

Ondanks de gebruiksvriendelijke weergave via een preview-venster, hebben sommige gebruikers besloten om de preview in Outlook principieel uit te schakelen. De achtergrond hiervan is het risico dat een virus of malware zich automatisch op uw systeem nestelt voordat een kwaadaardige mail wordt geopend. Als u het zekere voor het onzekere wilt nemen, kunt u het voorbeeldvenster uitschakelen, het laden van externe afbeeldingen en inhoud voorkomen of toestaan dat HTML-e-mails alleen in platte tekst worden weergegeven.

Gebruik kant-en-klare weergave-opties en pas het navigatiegebied aan - zo werkt het

Gebruikers van de eerste Outlook-versies waardeerden de vele kant-en-klare weergaveopties die niet meer beschikbaar zijn in Outlook 2010 of de huidige versie Outlook 365. U kunt bijvoorbeeld alleen de ongelezen berichten in de huidige map weergeven. Handig was ook de mogelijkheid om de weergaveperiode te beperken en bijvoorbeeld vooral e-mails van de afgelopen zeven dagen weer te geven. Ondanks het ontbreken van voorinstellingen in de recentere versies, kunnen geliefde weergaven worden gedefinieerd en opgeslagen in Outlook 2010 en latere versies.

In principe is het ook raadzaam om het Outlook-navigatiegebied aan te passen aan uw persoonlijke manier van werken. U kunt onder andere de navigatiebalk tonen en verbergen, sneltoetsen gebruiken om snel naar een ander menu te schakelen of een andere startmap opgeven. Net als in de inbox kun je ook een leeshoek inschakelen voor je aantekeningen. In dit geval toont Outlook de inhoud van de momenteel geselecteerde notitie in de onderste helft van het venster.

Stel de kalender, taken en afsprakenfuncties in op uw behoeften

Ook kun je in Outlook de agenda personaliseren en onder andere de volgorde van de kleurcategorieën voor het markeren van afspraken instellen. Om een afspraak te maken, klikt u in het veld "Label" in het afspraakvenster en selecteert u de juiste kleur. Je kunt vergaderverzoeken automatisch uit je inbox laten verwijderen zodra je ze hebt beantwoord. Deze optie is standaard geactiveerd in Outlook en kan worden gedeactiveerd of geactiveerd.

In ieder geval moet u de link uitbreiden naar het bestandssysteem in de navigatiebalk. Met handige links integreert u mappen op de harde schijf of bestanden die regelmatig nodig zijn. Met deze sneltoetsen personaliseer je Outlook duurzaam.

Definieer regels om Outlook te automatiseren

Outlook biedt de mogelijkheid om regels en macro's te gebruiken om Outlook te automatiseren. Regels moeten worden aangepast in Outlook. U definieert alle regels in Outlook op het tabblad "Bestand" in het menu-item "Regels en meldingen".

Bureaubladmeldingen inschakelen in Outlook

Als u op de hoogte wilt worden gehouden van inkomende e-mails uit Outlook, kunt u eenvoudig de bureaubladmelding activeren. Hoe je dat doet:

1. In Outlook tot versie 2007 noem je het commando "Tools, Rules and Notifications". Ga in Outlook 2010 naar "Bestanden, regels en meldingen beheren".

2. Selecteer de regel en klik op "Regel wijzigen" en vervolgens op "Regelinstellingen bewerken".

3. Klik op "Volgende" om naar het dialoogvenster te gaan waarin u de acties kunt selecteren.

4. Hier activeer je de optie "Toon bureaubladmelding" (evenals "Geen verdere regels toepassen" als deze optie nog niet is geactiveerd).

5. Klik vervolgens op "Voltooien".

Regels zijn gepersonaliseerd in die zin dat ze alleen op uw instructie worden uitgevoerd in plaats van geautomatiseerde toepassing. Om regels handmatig uit te voeren, verwijdert u het vinkje voor de regelnaam in de "Berichtregels".

Je kunt ook regels gebruiken om je inbox automatisch te sorteren. In dit geval worden e-mails die aan bepaalde criteria voldoen, toegewezen aan vooraf gedefinieerde categorieën. Automatisch archiveren is een van de belangrijkste op regels gebaseerde functies in Outlook. In principe kan het specifiek worden aangepast. De namen van archieven kunnen zo nodig worden gewijzigd om overtolligheden te voorkomen en het overzicht te behouden. Macro's kunnen ook worden uitgevoerd om automatisch een e-mail te verplaatsen die een vooraf gedefinieerd trefwoord bevat.

Behoud duidelijkheid in Outlook - hoe eenvoudig is het

Daarnaast kunt u voor individuele Outlook-modules instellingen selecteren, bijvoorbeeld voor e-mails of voor individuele mappen binnen de inbox, die afwijken van de standaardinstellingen. Interessant is bijvoorbeeld de functie “Journaal” Met de journaalfunctie kunt u elementen als e-mailberichten of vergaderingen volgen in Microsoft Outlook. U kunt ook andere Microsoft Office-bestanden bijhouden, zoals Word-documenten. Ondanks de toegevoegde waarde is de journaalfunctie geheugenintensief. Als u de journaalfunctie niet of niet meer wilt gebruiken, is het raadzaam deze uit te schakelen. Hierdoor blijft het PST-bestand qua omvang beheersbaar.

Kortom, duidelijkheid is cruciaal voor succes in Outlook. De inbox, agenda, adresboek en andere functies ondersteunen alleen het dagelijkse werk als ze effectief en begrijpelijk worden gepresenteerd. Om dit te bereiken kunt u met de muis handmatig de breedte van de kolommen aanpassen in de tabelweergaven, bijvoorbeeld in de afsprakenkalender.

Personaliseer de mailbox en de inkomende en uitgaande e-mail - welke instellingen zijn logisch

Naast het aanpassen van de weergave, is een van de belangrijkste stappen het personaliseren van de inbox in Outlook en het aanpassen van het ontwerp. In Outlook heeft u in de inbox de mogelijkheid om te bepalen hoe vaak e-mails moeten worden opgehaald. In plaats van elk kwartier berichten op te roepen, is het zinvol om de tijdspanne te verlengen om langer ongestoord te kunnen werken.

In principe kan gesteld worden dat het belangrijk is om Outlook als werkinstrument te gebruiken en Outlook uw werk niet te laten onderbreken. Iedereen die geconcentreerd aan een taak werkt, moet allerlei verstoringen elimineren of zoveel mogelijk minimaliseren om efficiënt werken te bevorderen. De storende factoren kunnen inkomende e-mails of bureaubladmeldingen zijn bij het ontvangen van e-mails. Het personaliseren van tijdspannes, tonen en notificaties in de inbox is essentieel voor elke Outlook-gebruiker.

Outlook-gebruikers die de servertime-out in POP3-accounts willen wijzigen, moeten dit type personalisatie in het register doen, aangezien het systeem een servertime-out van maximaal 10 minuten biedt.

Pas leesbevestigingen aan en automatiseer ze - dit bespaart u tijd

Als inkomende berichten leesbevestigingen bevatten, vergroot dit het bewustzijn. Als u te vaak leesbevestigingen tegelijk ontvangt, bijvoorbeeld in het geval van een seriemail, kunt u de weergave in Outlook uitschakelen of anders automatisch leesbevestigingen versturen. Beide opties kunnen handig zijn om overdag minder vaak gestoord te worden in de workflow. In de oudere Outlook-versies 2000, 2003 en 2007 moet de leesbevestiging op een andere manier worden uitgeschakeld, in de geschiedenisopties.

Personaliseer visitekaartjes en sla bijlagen automatisch op - waarom dit belangrijk is

Outlook-gebruikers waarderen de mogelijkheid om visitekaartjes met hun specifieke afzenderinformatie aan e-mails toe te voegen. Individueel gepersonaliseerde visitekaartjes met correcte contactgegevens zijn belangrijk zodat ontvangers professioneel en storingsvrij met u kunnen communiceren. Het is ook interessant om de optie “Vervolg” te gebruiken om het onderwerp van een bericht in rood te personaliseren. Belangrijke berichten worden sneller gelezen door de ontvanger omdat ze in een bepaalde kleur worden weergegeven.

Ontvangt u dagelijks of wekelijks een groot aantal berichten met bijlagen, bijvoorbeeld factuurdocumenten of tekeningen, dan kunt u tot en met Outlook 2007 gebruik maken van de gratis tool AutoSave. Voor de huidige versie van Outlook 365 is de Outlook Attachement Extractor een alternatieve externe tool waarmee bijlagen automatisch gecached worden op basis van regels.

Favoriete mappen verwijderen of minimaliseren en de balk voor snelle toegang aanpassen

Microsoft Outlook toont een favorietenmap in de navigatiebalk boven de e-mailmap. Als deze map niet wordt gebruikt, kan deze worden verwijderd of geminimaliseerd uit de versie van Outlook 2007. In Outlook 2007 en in alle volgende versies zijn er twee beproefde manieren om de map te minimaliseren. Zo bespaar je ruimte en zorg je voor duidelijkheid in je mappenstructuur.

De snelle toegangsbalk in Outlook en in andere Microsoft Office-softwaretoepassingen wordt door gebruikers gewaardeerd omdat deze effectief werk ondersteunt. Het is mogelijk om deze snelle toegangsbalk met slechts een paar klikken te personaliseren. Klik hiervoor op het symbool in de snelle toegangsbalk: "Lijn / pijl omlaag".

Als gevolg hiervan wordt een selectievenster geopend waarin u verdere functies in de sneltoegangsbalk kunt integreren. Plaats een vinkje voor een van de opdrachten om de bijbehorende knop aan de balk toe te voegen. Omgekeerd, verwijder het vinkje voor opdrachten waarvoor de balk geen knoppen mag bevatten.

QuickSteps - maak optimaal gebruik van de efficiënte helpers in Outlook

De QuickSteps die sinds de versie van Outlook 2010 als Smarttools worden geleverd, moeten voor het eerste gebruik worden aangepast zodat ze effectief kunnen worden gebruikt. Je vindt QuickSteps op het tabblad "Start".

Naast de kant-en-klare Quick Steps, zoals “Team E-Mail” of “Done”, kunnen andere individuele Quick Steps worden toegevoegd die het werken met Outlook personaliseren en vereenvoudigen.

Door printformaten aan uw eigen specificaties aan te passen, bespaart u tijd en geld

Outlook biedt een breed scala aan opties en functies om het afdrukformaat voor een document aan te passen. Zeker wanneer meerdere medewerkers met één computer werken, kan dit leiden tot problemen en drukfouten. Om foutieve afdrukken te minimaliseren, is het handig om het afdrukformaat terug te zetten naar de standaardwaarden voordat u opnieuw gaat afdrukken. Dit kan met slechts een paar klikken in de Outlook-instellingen.

Personaliseer de takenbalk en het navigatiegebied om je te concentreren op wat belangrijk is

De takenbalk in Microsoft Outlook toont meestal een datumnavigator, evenals de huidige afspraken en taken.

In dit geval betekent personaliseren dat u belangrijke dingen prioriteit geeft, zodat essentiële afspraken en taken nooit worden vergeten.

Als je niet veel ruimte op je scherm hebt of je e-mails naar de voorgrond wilt brengen, kun je de navigatiebalk in Outlook minimaliseren. In dit geval hebben de knoppen die u gebruikt om de verschillende Outlook-modules te selecteren de vorm van pictogrammen.Dit garandeert dat er meer ruimte is om e-mails te lezen. De instellingen kunnen naar believen worden teruggedraaid.

Dit geldt ook voor de populaire en praktische bureaubladmeldingen. Deze zijn ingesteld op een maximale duur van 30 seconden. Als u de weergave buiten dit maximale bereik wilt vergroten, moet u voor dit type personalisatie in het register ingrijpen.

Tabellen afzonderlijk weergeven in Outlook - zo behoudt u de duidelijkheid

Microsoft Outlook is:

• In de inbox,
• In de kalender,
• In het adresboek en
• Voor andere functies

gestructureerd als een tafel. Tafels garanderen een heldere presentatie. De tabelweergaven, bijvoorbeeld in de inbox, kunnen handmatig met de muis worden aangepast met betrekking tot de breedte van de kolommen.

Personaliseer geïntegreerde navigatieprogramma's

Microsoft Outlook biedt u de mogelijkheid om via de knop "Toewijzen" een stratenplan te openen in Microsoft's Bing Maps voor een contactpersoon. Hierdoor wordt het adres van de contactpersoon weergegeven. De weergave van de stratenkaart kan worden geselecteerd zodra u een postadres voor de contactpersoon in Outlook heeft ingevoerd.

Formulieren maken of wijzigen - zo personaliseer je op de juiste manier

Werken met formulieren in de Microsoft Outlook-ontwikkelaarstools is niet alledaags.

Als u bijvoorbeeld een formulier voor een taak wilt maken, biedt Outlook u de mogelijkheid om het formulier te personaliseren in de ontwikkelaarstools. Wanneer u velden aan uw formulier toevoegt, plaatst Outlook automatisch het invoerveld en het label bij elkaar. Zodra u op een later tijdstip op een van de twee elementen klikt, wordt alleen dit element geselecteerd. Om beide elementen tegelijk te verplaatsen is het logisch als je beide elementen met elkaar verbindt. Dit gebeurt met de "Groep".

Samenvatting en conclusie: Als u Outlook personaliseert, bespaart u tijd en werkt u productiever

Net zoals iedereen een persoonlijke smaak heeft bij het kiezen van zijn woninginrichting, moet Microsoft Outlook ook specifiek door elke gebruiker worden ontworpen en gepersonaliseerd. De functies van de softwaretoepassing moeten worden aangepast aan de betreffende gebruiker en zijn behoeften. Gepersonaliseerde menubalken, een individueel aangepaste inbox en andere software-instellingen zijn belangrijk om zo effectief en effectief mogelijk te kunnen werken.