Zo omzeilt u de limieten van de AutoFilter en geeft u meer dan 1.000 of 10.000 vermeldingen weer
Als u een AutoFilter in een zeer uitgebreide lijst wilt gebruiken, loopt u al snel tegen de grenzen van de mogelijkheden aan. Deze zijn te zien aan het feit dat niet alle items in de corresponderende kolom worden weergegeven in een AutoFilter-lijst.
De volgende afbeelding toont dit fenomeen aan de hand van een voorbeeldtabel waarin er 30.000 items per kolom zijn, hoewel ze niet allemaal worden weergegeven in de vervolgkeuzelijst voor filters:
Dit probleem houdt verband met het feit dat de vervolgkeuzelijst AutoFilter alleen de items tot een bovengrens kan weergeven. In Excel tot versie 2003 zijn dit maximaal 1.000 verschillende criteria, in Excel vanaf versie 2007 maximaal 10.000 verschillende criteria.
Het aantal regels in een lijst doet er niet toe, alleen het aantal verschillende criteria. De AutoFilter kan in principe meer criteria verwerken, de enige beperking is de weergave.
Hoe de automatische filterlimiet te omzeilen?
U kunt het beschreven probleem omzeilen met een speciaal filter of een door de gebruiker gedefinieerde AutoFilter waarin u handmatig het criterium invoert dat niet wordt weergegeven.
In uitgebreide lijsten die vaak op verschillende criteria gefilterd moeten worden, is het echter raadzaam om een voorfiltering uit te voeren met behulp van een hulpkolom. Ga hiervoor als volgt te werk:
- Maak een hulpkolom naast je lijst.
- In de voorbeeldtabel is dit kolom D. Als de eerste inhoud van uw lijst in de tweede rij staat en de lijst moet worden gefilterd volgens de inhoud van kolom B, voert u de volgende formule in cel D2 in:
= LINKS (B2; 1)
Gebruik deze formule om het eerste teken in cel B2 te bepalen dat moet worden gebruikt voor de voorfiltering. - Kopieer deze formule naar de onderstaande cellen in kolom D, in de voorbeeldtabel tot de laatste rij 30000. De volgende afbeelding toont de hulpkolom in de voorbeeldtabel:
- Gebruik het DATA-menu en de opdracht of de FILTER - AUTOFILTER-knop (Excel tot en met versie 2003) of FIOLTERN (Excel-versie 2007 of hoger) om uw lijst te voorzien van de lijstvelden voor automatische filtering als u dit nog niet hebt gedaan. .
Selecteer voor het filter de eerste letter van de tekenset waarop u wilt filteren in de hulpkolom. De volgende afbeelding laat dit zien met de voorbeeldtabel:
Na het selecteren van de eerste letter wordt alleen de lijstinhoud weergegeven die begint met het geselecteerde teken:
In deze lijst, gefilterd volgens de hulpkolom, kunt u nu de AutoFilter op kolom B gebruiken en de bijbehorende inhoud uit de lijst selecteren, die nu alle inhoud met de gewenste eerste letter bevat:
In het geval dat het voorfilter beschreven met het eerste teken niet voldoende is, kunt u ook de eerste twee tekens in de hulpkolom weergeven. De formule die hiervoor nodig is, ziet er voor de tweede regel als volgt uit:
= LINKS (B2; 2)
U kunt de beschreven voorfiltermethode niet alleen gebruiken voor tekstinhoud, maar ook voor elke willekeurige reeks cijfers, bijvoorbeeld postcodes.
