Maak eenvoudig standaardbrieven met deze instructies
Voordat een tekstdocument aan de gestelde eisen of uw individuele wensen voldoet, moeten er enkele stappen doorlopen worden. Dat kan tijd kosten. Maar het werk is de moeite waard als het afgewerkte bestand er uiteindelijk aantrekkelijk uitziet en ook inhoudelijk overtuigt. Vooral als u het document naar verschillende ontvangers wilt sturen of het bij verschillende gelegenheden nodig hebt, profiteert u van de Microsoft Word-functie "standaardbrieven". Maar hoe kunnen deze mail merges worden gemaakt?
Standaardbrieven maken in Word: Praktijkassistent in het Office-programma
Stel dat u een tekst volledig naar uw idee hebt ontworpen - formaat- en taalinstellingen, evenals afbeeldingen, kop-, voetteksten en hyperlinks komen overeen met de respectievelijke specificaties. U hebt ook belangrijke citaten opgenomen en de inhoudsopgave en de bronnenlijst al voorbereid en aan de tekst toegevoegd. Het bestand is klaar en moet naar een lange lijst met mensen worden verzonden.
Als u de tekst bij elke ontvanger zou aanpassen, zouden belangrijke instellingen zoals de paginanummers of de datum automatisch kunnen verschuiven of veranderen. Gelukkig heeft Microsoft Word op dit moment ook praktische functies voor het maken van standaardbrieven.
Een dergelijke functie moet worden opgevat als een functie die is geïntegreerd in het Office-programma en beschikbaar is voor de gebruiker om een tekst te bewerken. Naast de standaardbrieffunctie kunt u bijvoorbeeld ook macro's gebruiken. Met een bepaalde toetsencombinatie kun je veelgebruikte commando's sneller uitvoeren. De functie "Zoeken en vervangen" is ook een populaire functie: u kunt deze functie gebruiken om veelvoorkomende fouten in één stap te corrigeren.
Stap voor stap naar samenvoegen: instructies en tips
Microsoft Word maakt het werken met tekstdocumenten op een aantal manieren gemakkelijker voor u. Dit omvat ook de functie van de serieletter. Om deze applicatie te kunnen gebruiken, klikt u eerst op het tabblad "Programma's" in het menulint van het Office-programma. U heeft de keuze uit verschillende mogelijkheden: Naast brieven kunnen ook andere soorten documenten, bijvoorbeeld e-mailberichten of etiketten, in serie geproduceerd worden. Zelfs een adresboek kan worden gebruikt als een samenvoegdocument. Zo gaat u te werk als u een standaardbrief wilt maken:
Open het tabblad "Mailings" in het samenvoegdocument.
Ga naar "Start Afdruk samenvoegen" en selecteer bijvoorbeeld "Letter".
Nadat Word automatische voorinstellingen heeft gemaakt, klikt u op het veld "Selecteer ontvanger".
Maak een nieuwe lijst of gebruik een bestaande lijst of Outlook-contactpersonen - Word genereert automatisch geïndividualiseerde briefhoofden enz. voor elke geadresseerde.
Controleer alles in de preview en print de brieven gezamenlijk uit.
Dit is een zeer tijdbesparende manier om standaardbrieven te maken en af te drukken. Door contacten op te slaan, kunt u bij de volgende brief een geïndividualiseerde gebruikersinterface verwachten. Verspreid in een mum van tijd berichten naar collega's, klanten, vrienden en familie.
tip: toegang tot de wizard Afdruk samenvoegen. Dit begeleidt u in zes stappen bij het maken van het samenvoegdocument. Dit omzeilt automatisch potentiële problemen bij het verzenden van seriële e-mails. U kunt ook systeemgerelateerde foutmeldingen vermijden door bepaalde instellingen te definiëren.
Details in één oogopslag: zo houdt u overzicht
Om fouten te herstellen, is het belangrijk om het document in detail te onderzoeken. Aangezien u een bestand aan het voorbereiden bent dat als brief naar veel verschillende ontvangers moet worden verzonden, moeten niet alleen de inhoud, de aanhef en de begroetingsregel correct zijn. Bij het automatisch aanmaken van de tekstelementen gebruikt de wizard uw gegevensbron, die de gegevens van de ontvanger bevat. Daarom moeten de namen en adressen correct worden ingevoerd, zodat er aan het einde geen adresblok onjuist is.
Om te voorkomen dat het einde van het document fouten bevat, is het ook handig om rekening te houden met het formaat van de gegevensbron. Als het bijvoorbeeld een Excel-bestand is, moet u de getallen in samenvoegvelden opmaken. Uw aandacht is hier vereist. Dit betekent dat er geen problemen zijn met valuta-informatie in standaardbrieven. De stapsgewijze ondersteuning van de wizard ondersteunt u bij het opzetten van de betreffende pagina.
Eenvoudig proces: individuele ideeën opslaan en op elk moment oproepen
In elk bedrijf en naar persoonlijke wens kunnen de aanhef, de gegevens van de ontvanger, de begroetingsregel, maar ook het adresblok op verschillende plaatsen in het document worden geplaatst. Als je altijd dezelfde structuur gebruikt, kun je bijvoorbeeld de positie van de aanheflijn stevig verankeren in de standaardbrief.
Daarnaast kunt u de aangemaakte serieletters opeenvolgend nummeren en zo voor meer duidelijkheid zorgen. De eisen en individuele wensen kunnen in een sjabloon worden opgeslagen. De optie is een van de vele functies in Word die kunnen worden gebruikt om schrijfprocessen te vereenvoudigen en te versnellen.
Naast de mogelijkheid om samenvoegvelden uit uw persoonlijke gegevensbronnen te selecteren en in slechts enkele stappen in uw tekst te integreren, kunt u Microsoft Word ook gebruiken om vertalingen in te voegen of een bestand als PDF op te slaan.
Aanpassingen en correcties - zo eenvoudig is het
Voordat u een Word-document opslaat als PDF, controleert u nogmaals of u wijzigingen wilt aanbrengen. Dit zal u helpen om samenvoegvelden specifieker te vinden door ze te markeren. De verschillende veldfuncties van het Office-programma kunnen worden gebruikt om elementen uit verschillende gegevensbronnen in te voegen: tabellen uit Excel, tekstvelden uit andere gegevens en afbeeldingen kunnen eenvoudig worden geïntegreerd in uw mail merge.
In een preview ziet u hoe de nieuwe modules in het startdocument passen. Indien nodig kunnen de bijbehorende adressen of namen dan worden herzien.
Goed om te weten: Hoewel u een standaardbriefdocument kunt maken van een normaal document, kan dit proces ook omgekeerd worden geïmplementeerd. Andersom kan het mail merge document ook worden omgezet in een normaal document.
Seriebrieven: de snelste manier voor veel poststukken
Standaardbrieven bieden de mogelijkheid om snel en efficiënt poststukken voor verschillende ontvangers te genereren. Dankzij programmaspecifieke instellingen profiteert u van een uniforme lay-out - of u nu brieven schrijft, etiketten maakt of een andere samenvoegbewerking uitvoert.
FAQ
Waarom heb je een standaardbrief nodig?
Als documenten naar verschillende ontvangers moeten worden verzonden en vergelijkbare tekstelementen worden gebruikt, is het gebruik van de serieletterfunctie de moeite waard. Hier kunt u afzonderlijke blokken rechtstreeks in de tekst invoegen en toegang krijgen tot een gegevensbron die adressen en namen van de ontvangers bevat. Dit bespaart u tijd bij het maken van de geïndividualiseerde berichten.
Hoe kan ik controleren of de ingevulde standaardbrief past?
Met de preview-functie kan de inhoud en het formaat van een seriebrief duidelijk worden weergegeven en gecontroleerd in hun definitieve versie.
