Werken met Microsoft Office-programma's is praktisch en effectief. Maar vooral in Microsoft Excel kunnen repetitieve werkstappen vermoeiend zijn. U kunt zogenaamde "macro's" opnemen en maken in Microsoft Excel en andere Office-programma's, zodat u deze taken sneller en zelfs automatisch kunt uitvoeren. Maar wat zijn macro's precies? En hoe slaag je erin om macro's te maken in verschillende Office-programma's?
Wat zijn macro's bij Microsoft?
Om het simpel te zeggen, macro's zijn kleine softwareprogramma's die bestaan binnen de Microsoft Office-kosmos.Met behulp van deze macro's is het mogelijk om zogenaamde "routinetaken" te automatiseren. Dit betekent onder meer dat tijdrovende, terugkerende taken die je in Microsoft Excel uitvoert, vereenvoudigd kunnen worden met macro's.
De term "macro" komt uit het Grieks en betekent "groot" . De macro's bij Microsoft worden zo genoemd omdat ze als grote opdrachten worden beschouwd. Deze combineren op hun beurt meerdere kleine commando's uit de softwareprogramma's en voeren deze gelijktijdig uit zodra de opdracht daartoe wordt gegeven. De eerste stap is het vinden van een specifiek proces voor uw macro dat u wilt automatiseren in Excel, Word of een ander Microsoft-programma.
Werkstappen bundelen en afspelen: zo werken macro's
Wat fundamenteel is voor macro's, is dat er een bepaalde volgorde van werkstappen is die keer op keer op dezelfde manier worden uitgevoerd. Met een macro hoeft u deze werkstappen niet meer afzonderlijk zelf uit te voeren, maar kunt u ze als een film opnemen.Deze vaste programmering kan vervolgens met een bepaalde toetsencombinatie worden afgespeeld, zodat uw werkstappen automatisch en gebundeld met een minimum aan tijd worden uitgevoerd.
Een macro is gebaseerd op de volgende functionaliteit:
- U identificeert een specifieke workflow die vaak voorkomt en moet worden geautomatiseerd. Een macro is bijvoorbeeld handig als u gegevens van werknemers, leden of vrienden in spreadsheets moet blijven invoegen.
- Maak nu de macro. Daarbij legt u de werkstappen vast die u normaal gesproken keer op keer handmatig zou moeten uitvoeren. Op deze manier heeft het Office-programma later toegang tot deze handleiding en kan deze automatisch worden afgespeeld.
- Je hebt dan de mogelijkheid om de gemaakte macro direct uit te voeren met een enkele muisklik of met een specifieke sneltoets. Dit bespaart u de vele kleine werkstappen.
| Tip: Zelfs als je nog niet zo lang met Microsoft Office-programma's werkt, kunnen macro's je werk vergemakkelijken. Omdat zelfs de meest voorkomende functies vereenvoudigd kunnen worden met de grote commando's. |
Waar kunnen macro's voor worden gebruikt in Excel?
Op het eerste gezicht lijkt het onderwerp macro's vrij abstract. Maar bij nader inzien en met een paar voorbeelden wordt al snel duidelijk dat de kleine softwareprogramma's op veel gebieden nuttig kunnen zijn. In het programma Microsoft Excel kunt u bijvoorbeeld macro's maken voor de volgende functies:
- Opvragen gegevens uit databases
- Werkmappen of werkbladen overdragen
- Tekst, cellen of grafieken opmaken
- Aanpassen van celinhoud, links of formules
- Gegevens sorteren en filteren
- Tabellen, pdf-bestanden of afbeeldingen maken
- Gegevens converteren
De verscheidenheid aan grote commando's laat zien: bijna alle acties die in Microsoft Excel mogelijk zijn, kunnen ook automatisch als macro worden afgespeeld. Maar ook in het Microsoft Word-programma bieden speciaal toegewezen macrotoetsen een breed scala aan mogelijkheden.
Praktisch in het dagelijks leven: voorbeelden van macro-opties in Microsoft Word
In Microsoft Word, het populaire tekstverwerkingsprogramma, is er ook de mogelijkheid om acties op te nemen en te definiëren als een macro met een specifiek commando. De toepassingsvoorbeelden laten zien dat de grote commando's nuttig kunnen zijn in het dagelijks leven, bijvoorbeeld voor:
- automatische aanpassing van de datum of bestandsnaam
- Verberg individuele elementen, bijvoorbeeld alle afbeeldingen in een document
- Plak namen, adressen of telefoonnummers in de daarvoor bestemde velden
- bereken gemiddelde lengte van zinnen
- Corrigeer vaak verdraaide letters
Ongeacht of je de Office-programma's in een professionele of privé-omgeving gebruikt: macro's kunnen je wat werk uit handen nemen. U kunt op elk moment geïndividualiseerde opdrachten maken die aan uw persoonlijke behoeften voldoen.
Hoe maak je een macro in Excel?
Het maken van een macro werkt op verschillende manieren. Mensen die bekend zijn met de programmeertaal kunnen bij Microsoft macro's maken in de zogenaamde developer tools met VBA (“Visual Basic for Applications”).
VBA is een programmeertaal die specifiek voor Microsoft wordt gebruikt. Maar zelfs gebruikers die niet bekend zijn met programmeren kunnen eenvoudig macro's maken in Microsoft Excel of Word.Omdat de opname in slechts enkele stappen plaatsvindt - en u veel werk bespaart met goed ontworpen macrotoetsen op het toetsenbord.
Een macro maken: hoe verder te gaan
Zelfs zonder VBA kunt u eenvoudig een macro opnemen in Microsoft-programma's zoals Excel. Om dit te doen, vindt u het item "Hulpprogramma's voor ontwikkelaars" op het tabblad "Beeld" in het lint. In andere versies kan het tabblad ook zijn eigen item "Macro's" bevatten. Als u eenmaal een idee heeft van welke functie u uw macro wilt laten uitvoeren, doet u het volgende:
- Klik op het tabblad Weergave in het gebied Macro's op Macro opnemen.
- Er wordt een venster geopend waarin u de macronaam kunt specificeren. Dit geeft je later een beter overzicht en kan bijvoorbeeld aangeven wat de macro doet. Als u de macro geen naam geeft, wordt de macronaam automatisch genummerd.
- In het venster geef je ook aan welke toetscombinatie de macro moet hebben. In het overeenkomstige veld vindt u voorgedefinieerde toetsen met de aanduidingen "optietoets" en "commandotoets" (bijv. CTRL) en een invoerveld voor een andere toets naar keuze. Druk later alle weergegeven macrotoetsen tegelijkertijd in om de opdracht te geven om de macro te gebruiken.
- U kunt ook kiezen in welk Excel-gebied uw macro beschikbaar moet zijn. Als u het alleen nodig hebt in de werkmap waarin u het opneemt, klikt u op Deze werkmap. Als u er altijd toegang toe wilt hebben wanneer u Excel gebruikt, selecteert u "Persoonlijke macrowerkmap" .
- In een wit veld heb je ook de mogelijkheid om een korte beschrijving van de macro in te voeren. Dit kan handig zijn als u Excel niet vaak gebruikt en wilt zien welke macro's u al hebt gemaakt en waarvoor ze worden gebruikt.
- Klik nu op "Ok" . Je macro begint dan met opnemen.
- Voer nu exact de werkstappen uit die de macro later voor u moet overnemen.
- Als u alle werkstappen hebt voltooid, klikt u gewoon op de functie "Opname stoppen" op het tabblad Macro's.
Als je al deze stappen hebt gevolgd, is de macro die je hebt geprogrammeerd beschikbaar in Excel. Nu kunt u de opdracht op elk moment gebruiken door op de macrotoetsen te drukken en uw werkstappen te optimaliseren. Hiervoor hebt u alleen de macrotoetsen nodig die u hebt gedefinieerd.
Voor gevorderden: het tabblad Ontwikkelaar
Als u vaak macro's opneemt, is het raadzaam om het tabblad "Hulpprogramma's voor ontwikkelaars" in het lint te integreren. U hoeft niet langer de kaart "Bekijken" te doorlopen, maar hebt direct toegang tot het maken van macro's. Doe het volgende in Office 365:
- Let in Excel op de groene balk helemaal bovenaan boven je tabbladen. Naast de symbolen voor het opslaan of e-mailen van het bestand, zie je ook drie puntjes. (In andere versies van Office kan het pictogram er ook uitzien als een streepje met een pijl-omlaag). Klik op dat kleine knopje.
- Er wordt nu een grijs venster geopend, waar je onderaan het tekstveld "Meer opdrachten" selecteert.
- In het venster "Meer opdrachten" dat nu verschijnt, heb je de optie aan de linkerkant om te kiezen tussen "Lint (aanpassen)" en "Snelle toegangswerkbalk" . Klik hier op de kolom "Lint (aanpassen)" .
- Aan de rechterkant zie je nu de aanduidingen van verschillende tabbladen. Sommigen van hen zijn gemarkeerd met een blauw vinkje - dit zijn degenen die in Excel aan u worden weergegeven. Zoek nu naar "Developer Tools" onderaan de lijst en plaats daar nog een blauw vinkje.
- Klik nu op de knop "OK" rechtsonder om uw wijzigingen op te slaan.
Nadat je deze stappen hebt gevolgd, kun je Developer Tools voor Excel vinden in je hoofdtabbladen. Het proces in Word of andere Office-programma's werkt op dezelfde manier. Met een klik op het tabblad ziet u nu de opties die nodig zijn voor het maken van macro's: "Macro opnemen" .
Hoe maak je een macro in Word?
Als u een macro wilt programmeren in andere Office-programma's, zoals Microsoft Word, LibreOffice of OpenOffice, kunt u dit op dezelfde manier doen als Microsoft Excel. Dit wordt duidelijk aan de hand van het voorbeeld van Word:
- Oriënteer uzelf binnen uw lint en selecteer het tabblad "Weergave" .
- Daar vind je "Macro's" helemaal rechts. Met één klik kunt u nu kiezen tussen "Toon macro's" of "Opnemen van macro's" .
- Door op "Macro's opnemen" te klikken, wordt een venster geopend. Voer daar de macronaam, de toetsencombinatie en een korte beschrijving in.
- Start met het opnemen van de macro door op "Ok" te klikken.
- Door "Opname stoppen" te selecteren, stopt u met het programmeren van de macro en kunt u deze nu gebruiken in Microsoft Word.
In de andere Microsoft Office-toepassingen kunnen de individuele weergaven enigszins verschillen, maar het proces is grotendeels hetzelfde. Hierdoor kunt u eenvoudig macro's maken zonder VBA of een andere programmeertaal te gebruiken.
Hoe bewerk ik macro's met Visual Basics?
Als je een macro hebt opgenomen en deze meerdere keren gebruikt, ben je misschien niet helemaal tevreden. Misschien wil je een stap toevoegen of enkele commando's wijzigen.In zo'n geval is het mogelijk om de macro achteraf nog een keer te bewerken. Dit is echter iets ingewikkelder dan het maken van een macro, omdat je hiervoor de programmeertaal Visual Basics (VB) nodig hebt.
In Excel kun je VB proeven door op Macro's te klikken in het tabblad Ontwikkelaar (hierboven weergegeven), de juiste macronaam te selecteren en vervolgens op Bewerken te klikken. Nu wordt de "Visual Basics Editor" geopend. Hierin zie je de commando's en werkstappen die je als macro in de programmeertaal, dus als code, hebt vastgelegd. Als men een beetje Engels begrijpt, is het vrij snel mogelijk om de VB-teksten te begrijpen en eventueel te verwijderen of uit te wisselen. Als je hier echter geen kennis van hebt, kun je je macro eenvoudig opnieuw opnemen op de bekende manier.
Conclusie: Macro's maken – geen probleem met Microsoft Office
Als je veel met Microsoft Office-programma's werkt, kun je veel vereenvoudigen met de grote opdrachten. Zodra alle werkstappen zijn verzameld, kunnen ze in korte tijd worden uitgevoerd wanneer een bepaalde toetsencombinatie wordt ingedrukt.
Bijzonder praktisch: elke Microsoft Office-gebruiker kan de macro's zelf opnemen. Hierdoor kan individueel worden bepaald welke werkstappen voor welke gebruiker automatisch moeten worden uitgevoerd. Dit scheelt je niet alleen veel tijd, maar ook onnodige werkdruk.