Excel: Maak een verwijzing naar een andere spreadsheet

Microsoft Excel-gebruikers waarderen de mogelijkheid om verwijzingen naar andere spreadsheets in de actieve map te maken. Zeker bij grote spreadsheets met veel formules, data en functies is het handig om referenties aan te maken om effectief met alle data te kunnen werken. Dit bespaart vervelende handmatige dubbele invoer of kopiëren en plakken, wat tijdrovend en foutgevoelig is.

In dit artikel leer je hoe je Excel-spreadsheets met slechts een paar klikken aan elkaar kunt koppelen en zo berekeningen over meerdere spreadsheets kunt uitvoeren.

Hoe maak je een verwijzing naar een andere spreadsheet?

U maakt de koppeling tussen twee Excel-spreadsheets met behulp van een formule en een externe verwijzing in de doelspreadsheet.

In ons voorbeeld laat tabel 1 zien hoeveel werknemers een bedrijf heeft op verschillende locaties in Duitsland en andere Europese landen. In de tweede tabel moet alleen het aantal werknemers van de vestiging in Passau worden weergegeven. De koppeling tussen de twee tabellen zorgt ervoor dat als de gegevens in tabel 1 wijzigen, de informatie in tabel 2 automatisch wordt bijgewerkt.

Om de verwijzing naar een andere spreadsheet te maken, opent u eerst beide spreadsheets in Microsoft Excel. Klik vervolgens in de doeltabel op de doelcel waar u de gegevens uit het bronbestand wilt weergeven. In ons praktijkvoorbeeld is dit doelcel B1.De formule voor de link begint altijd met een gelijkteken. Typ "="in de eerder geselecteerde cel.

Ga in de volgende stap naar de tabel met de werknemersgegevens en markeer het getal 55 in cel C9. Dit is het aantal medewerkers van de vestiging in Passau.

Druk op Enter om de snelkoppeling te beëindigen. Het aantal van 55 medewerkers verschijnt nu in Tabel 2, aangezien u de cellen van beide werkbladen goed aan elkaar heeft gekoppeld.

Als u de referentie handmatig wilt maken met het toetsenbord, gebruikt u de volgende syntaxis:

=bladnaam!cel

Voer bij bladnaam de naam in van het blad waarvan u de cel wilt verwijzen. In ons voorbeeld is de bladnaam "Blad1" . Het cellabel specificeert de verwijzing naar de cel(len) in Blad1 waarnaar u wilt verwijzen.

Hoe berekeningen uitvoeren over meerdere Excel-spreadsheets?

Het komt vaak voor dat berekeningen over meerdere spreadsheets moeten worden uitgevoerd. In onze voorbeeldwerkmap staan verschillende spreadsheets die een identieke structuur hebben. De tabel beschrijft de elektriciteitskosten van verschillende centrales van een bedrijf in één jaar, uitgesplitst naar maand. Het werkboek bevat de gegevens voor de jaren 2016 tot en met 2021. Totalen en maximumwaarden zijn te berekenen in een overzichtsblad.

Gebruikers die sporadisch met Excel werken, weten hoe ze berekeningen moeten uitvoeren over meerdere werkbladen in een werkmap. Weinig mensen weten dat bij berekeningen over meerdere spreadsheets gebieden kunnen worden overgedragen die de formules aanzienlijk verkorten en duidelijker maken.

Belangrijk: Het is van cruciaal belang dat alle spreadsheets die u in uw berekening opneemt, identiek volgens hetzelfde patroon zijn gestructureerd. Alleen in dit geval zullen de formules de juiste resultaten opleveren. Zeker bij omvangrijke spreadsheets met veel data hoeft het in het resultaat niet per se merkbaar te zijn als het datagebied in een van de spreadsheets een rij of kolom verschuift. Tegelijkertijd is het resultaat verkeerd.

In het volgende voorbeeld moeten de elektriciteitskosten van de afgelopen jaren worden opgeteld. De afbeelding toont de structuur van de afzonderlijke bladen:

Naast de uniforme structuur van de tabellen is de indeling van de bladen in de werkmap belangrijk. Zorg ervoor dat de werkbladen die je nodig hebt naast elkaar in de werkmap staan.

De volgende afbeelding toont de indeling van de werkbladen in de voorbeeldwerkmap:

Zodra de voorbereidingen zijn voltooid, kun je beginnen met het typen van de formules.

Hoe de som van meerdere werkbladen in Excel berekenen?

In onze voorbeeldtabel moet het totaalresultaat van alle jaartotalen worden bepaald in een overzichtsblad. De sommen van de afzonderlijke jaren staan in de overeenkomstige tabellen in cel H16.

De formule die nodig is voor de optelling heeft de volgende structuur:

=SOM('EersteBlad:LaatsteBlad'!Bereik)

" Bij FirstSheet geef je de naam door van het eerste blad dat in de berekening moet worden meegenomen. Het argument lastsheet definieert de naam van het laatste blad voor de berekening. Alle bladen die tussen deze twee bladen liggen, worden ook beschouwd.Gebied definieert het gebied dat u wilt optellen."

Gebruik de volgende formule om de som van de waarden in cellen H16 van de werkbladen 2016 tot 2021 te berekenen:

=SOM('2016:2021'!H16)

De volgende afbeelding toont het gebruik van deze formule in de voorbeeldtabel:

Door deze eenvoudige formule aan te passen, is het mogelijk om ook andere cellen te bevragen. Als u bijvoorbeeld wilt weten hoeveel elektriciteit in de fabriek in Frankfurt in april van 2016 tot 2021 is verbruikt, vervangt u de verwijzing naar cel H16 door cel F7 in de formule.

Bij het berekenen van meerdere spreadsheets bent u niet beperkt tot individuele cellen in de spreadsheets. U kunt op elk moment volledige bereiken doorgeven aan een functie.

Hoe de maximale waarde van meerdere werkbladen in Excel berekenen?

In onze voorbeeldtabel, waarin de elektriciteitskosten van verschillende centrales in de jaren 2016 tot 2021 worden vergeleken, moet de absolute maximumwaarde van alle individuele waarden van alle jaren worden bepaald. De individuele waarden staan in de tabellen 2016 tot 2021 in cellen B4:G15.

Gebruik de volgende formule om de maximale waarde van alle individuele waarden over de vijf spreadsheets van de overeenkomstige jaren te bepalen:

=MAX('2016:2021'!B4:G15)

De volgende afbeelding toont het gebruik van deze formule in de voorbeeldtabel:

Hoe bereken je het gemiddelde over verschillende spreadsheets?

Naast maximale waarden kan ook de gemiddelde waarde over meerdere spreadsheets worden berekend met een enkele formule. Gebruik hiervoor de volgende syntaxis.

=GEMIDDELDE('beginblad:eindblad'!celbereik)

Met de formule geef je in totaal drie argumenten door:

• Bij startblad geef je de naam door van het eerste blad dat in de berekening moet worden meegenomen.
• De naam van het eindblad wordt gebruikt om de naam van het laatste blad voor de berekening te definiëren. Alle platen die tussen deze twee platen liggen, worden in de berekening meegenomen.
• CellRange wordt gebruikt om het celbereik voor de berekening te definiëren.

Voor onze voorbeeldtabel zien de formule en het resultaat er als volgt uit:

=GEMIDDELDE('2016:2021'!B4:G15)

Hoe kunnen waarden uit andere documenten worden gekoppeld?

Als je vaak met Excel werkt, moet je soms celverwijzingen uit een spreadsheet koppelen die niet in hetzelfde document staan.Dit werkt probleemloos door de naam van het document toe te voegen aan de hierboven beschreven celverwijzing. Dit wordt gemarkeerd met vierkante haken (" [" of "]" ).

Voorbeeld:=[Document1]Oorsprong!G9

Gebruik deze variant als de andere map met de naam "Document1" open is. Aan de andere kant, als het document niet is geopend, gebruik dan het pad waar het is opgeslagen.

Example:=C:\Files\FolderName\[Document1]Origin!G9

Hoe celverwijzingen koppelen met de muis?

Celverwijzingen naar andere documenten hoeven niet noodzakelijkerwijs handmatig te worden ingevoerd, aangezien u eenvoudig cellen kunt koppelen met slechts een paar muisklikken. (VOEG AFBEELDING IN)

Hoe repareer ik een celverwijzingsfout?

Bij het koppelen van spreadsheets en het gebruik van verwijzingen kan Microsoft Excel een fout weergeven in de celverwijzing. Als dit het geval is, bevat de formule een fout of is er een fout opgetreden bij het selecteren van het gebied met de muis

Een verwijzingsfout treedt ook op als een celverwijzing is ingevoerd naar een ander werkblad dat is verwijderd of hernoemd. Deze fout is te vergelijken met het bezorgen van een brief op een specifiek adres. Zodra de postcode is gewijzigd kan de brief niet meer bezorgd worden omdat het adres niet klopt.

Samenvattend is het vaak zinvol om in Excel met referenties te werken. Het belangrijkste voordeel van het werken met koppelingen is dat u uw werk effectiever en sneller kunt doen.

Links geven u toegang tot bestaande gegevens zonder deze opnieuw te hoeven typen. Dit bespaart tijd en voorkomt verzendfouten. In Excel kunnen referenties ook worden gebruikt om berekeningen uit te voeren. Verwijzingen kunnen worden bedacht naar andere cellen in een werkmap of naar cellen in een andere werkmap. Ze zijn handig voor het organiseren van gegevens en het uitvoeren van berekeningen.Links kunnen ook worden gebruikt om informatie te filteren en te sorteren. Referenties zijn dus een krachtig hulpmiddel in Excel om u te helpen uw werk efficiënter te doen.