Maak en print de telefoonlijst in een mum van tijd
Het in Outlook gespecificeerde tabelformaat voor het uitprinten van contacten is niet per se nuttig: naast de naam van de contactpersoon (in tweevoud), bevat deze ook de naam van zijn bedrijf, zijn functie en de afdeling.
Gebruik een sjabloon voor een telefoonlijst
Als u echter alleen een telefoonlijst met de belangrijkste contacten voor uw zakenreis nodig heeft, kunt u terugvallen op het voorgedefinieerde formaat van het adresboek uit Windows 7 en Vista.
-
Selecteer met de muis terwijl u de CTRL- of SHIFT-toets ingedrukt houdt, de gewenste contacten waarvan de telefoonnummers in de lijst moeten worden afgedrukt. Als u een telefoonlijst met alle contacten wilt afdrukken, markeert u deze met CTRL + A.
-
Klik met de rechtermuisknop op een van de gemarkeerde contacten en roep de opdracht "Afdrukken" op.
-
Zorg ervoor dat "Afdrukgebied: Selectie" is ingeschakeld.
-
Selecteer "Telefoonlijst" als afdrukformaat.
-
Selecteer de printer en stel de afdrukinstellingen in.
-
Klik op "Afdrukken" om te beginnen met afdrukken.
Een individuele telefoonlijst maken en afdrukken
Als u daarentegen een uitgebreide of individuele telefoonlijst wilt afdrukken, moet u uw eigen weergave definiëren. Ga op dezelfde manier te werk als u tabellen met andere velden wilt afdrukken.
-
Open de map Contactpersonen en kies Weergave, Rangschikken op, Huidige weergave, Weergaven definiëren.
-
Selecteer een van de vooraf gedefinieerde weergaven die als basis zal dienen voor uw lijst - in het voorbeeld "Telefoonlijst". Klik op "Kopiëren".
-
Voer bijvoorbeeld "Compacte telefoonlijst" in als de naam. Behoud de instelling "Alle mappen van het type" Contact "" en sluit het dialoogvenster met "OK".
-
Klik op "Velden".
-
Stel nu in het rechtervenster de elementen samen die in de telefoonlijst moeten verschijnen. Hiervoor dient u een aantal overbodige velden te verwijderen. Gebruik de knoppen "Omhoog" of "Omlaag" om de volgorde van de velden aan te passen.
-
Als u elementen in de lijst nodig heeft die niet verschijnen onder "Beschikbare velden", selecteert u "Alle contactvelden" in de vervolgkeuzelijst hierboven en selecteert u vervolgens de gewenste elementen.
-
Zodra u klaar bent, sluit u dit en het vorige dialoogvenster met "OK".
-
Klik op "Toepassen weergave".
-
Om de lijst af te drukken, gebruikt u de muis om de contacten te selecteren die op de afdruk moeten worden opgenomen terwijl u de CTRL- of SHIFT-toets ingedrukt houdt. Als je alle contacten wilt afdrukken, markeer ze dan met CTRL + A (klik eerst op een van de pictogrammen voor een contactnaam).
-
Roep het commando "Bestand, Afdrukken" op.
-
Selecteer "Tabelformaat" als afdrukformaat. Om ervoor te zorgen dat alleen de geselecteerde contacten worden afgedrukt, activeert u de optie "Alleen gemarkeerde lijnen" onder "Afdrukgebied".
-
Als u de pagina-instellingen wilt aanpassen, klikt u op "Pagina-instelling". Voer de kop- en voetteksten in en geef het papierformaat, de afdrukstand en de marges op. Keer terug naar het afdrukvenster.
-
Selecteer de printer (en printerinstellingen indien nodig) en klik op OK om te beginnen met afdrukken.
Als u later opnieuw een compacte telefoonlijst wilt afdrukken, selecteert u deze weergave via het dropdown-veld "Huidige weergave". Markeer vervolgens de gewenste contacten en ga verder met stap 10.
