Outlook: een telefoonlijst maken en afdrukken

Maak en print de telefoonlijst in een mum van tijd

Het in Outlook gespecificeerde tabelformaat voor het uitprinten van contacten is niet per se nuttig: naast de naam van de contactpersoon (in tweevoud), bevat deze ook de naam van zijn bedrijf, zijn functie en de afdeling.

Gebruik een sjabloon voor een telefoonlijst

Als u echter alleen een telefoonlijst met de belangrijkste contacten voor uw zakenreis nodig heeft, kunt u terugvallen op het voorgedefinieerde formaat van het adresboek uit Windows 7 en Vista.

1. Selecteer met de muis terwijl u de CTRL- of SHIFT-toets ingedrukt houdt, de gewenste contacten waarvan de telefoonnummers in de lijst moeten worden afgedrukt. Als u een telefoonlijst met alle contacten wilt afdrukken, markeert u deze met CTRL + A.

2. Klik met de rechtermuisknop op een van de gemarkeerde contacten en roep de opdracht "Afdrukken" op.

3. Zorg ervoor dat "Afdrukgebied: Selectie" is ingeschakeld.

4. Selecteer "Telefoonlijst" als afdrukformaat.

   

5. Selecteer de printer en stel de afdrukinstellingen in.

6. Klik op "Afdrukken" om te beginnen met afdrukken.

Een individuele telefoonlijst maken en afdrukken

Als u daarentegen een uitgebreide of individuele telefoonlijst wilt afdrukken, moet u uw eigen weergave definiëren. Ga op dezelfde manier te werk als u tabellen met andere velden wilt afdrukken.

1. Open de map Contactpersonen en kies Weergave, Rangschikken op, Huidige weergave, Weergaven definiëren.

2. Selecteer een van de vooraf gedefinieerde weergaven die als basis zal dienen voor uw lijst - in het voorbeeld "Telefoonlijst". Klik op "Kopiëren".

   

3. Voer bijvoorbeeld "Compacte telefoonlijst" in als de naam. Behoud de instelling "Alle mappen van het type" Contact "" en sluit het dialoogvenster met "OK".

4. Klik op "Velden".

   

5. Stel nu in het rechtervenster de elementen samen die in de telefoonlijst moeten verschijnen. Hiervoor dient u een aantal overbodige velden te verwijderen. Gebruik de knoppen "Omhoog" of "Omlaag" om de volgorde van de velden aan te passen.

6. Als u elementen in de lijst nodig heeft die niet verschijnen onder "Beschikbare velden", selecteert u "Alle contactvelden" in de vervolgkeuzelijst hierboven en selecteert u vervolgens de gewenste elementen.

7. Zodra u klaar bent, sluit u dit en het vorige dialoogvenster met "OK".

8. Klik op "Toepassen weergave".

   

9. Om de lijst af te drukken, gebruikt u de muis om de contacten te selecteren die op de afdruk moeten worden opgenomen terwijl u de CTRL- of SHIFT-toets ingedrukt houdt. Als je alle contacten wilt afdrukken, markeer ze dan met CTRL + A (klik eerst op een van de pictogrammen voor een contactnaam).

10. Roep het commando "Bestand, Afdrukken" op.

11. Selecteer "Tabelformaat" als afdrukformaat. Om ervoor te zorgen dat alleen de geselecteerde contacten worden afgedrukt, activeert u de optie "Alleen gemarkeerde lijnen" onder "Afdrukgebied".

12. Als u de pagina-instellingen wilt aanpassen, klikt u op "Pagina-instelling". Voer de kop- en voetteksten in en geef het papierformaat, de afdrukstand en de marges op. Keer terug naar het afdrukvenster.

13. Selecteer de printer (en printerinstellingen indien nodig) en klik op OK om te beginnen met afdrukken.

Als u later opnieuw een compacte telefoonlijst wilt afdrukken, selecteert u deze weergave via het dropdown-veld "Huidige weergave". Markeer vervolgens de gewenste contacten en ga verder met stap 10.