Snel een envelop printen

U kunt Word ook gebruiken om enveloppen voor uw post individueel en/of uniform te labelen.

Toegegeven, enveloppen met een venster zijn uiterst praktisch: het adres wordt direct in het briefpapier ingevoerd en samen met uw tekst afgedrukt. Nu gewoon de brief vouwen, in een envelop stoppen, klaar. Kijkvensterenveloppen kunnen helaas niet voor alle taken worden gebruikt. Of het nu is omdat u bijvoorbeeld uitnodigingskaarten wilt versturen of omdat er een actuele folder in de envelop zit. Maar hoe komt het adres in dit geval op de envelop? Met de hand of met een speciaal adreslabel?

Dat hoeft ook niet, want Word drukt ook elke envelop af. Enige vereiste: De envelop moet in uw printer passen (informatie hierover vindt u in uw printerhandleiding).

De eenvoudigste vorm van het afdrukken van enveloppen is om handmatig de ontvanger en het retouradres in te voeren en deze vervolgens op een standaard envelop af te drukken. Word heeft standaard instellingen voor standaard formaten zoals B4 (komt overeen met een A4 vel zonder vouwen), C6 (vier vouwen van een A4 vel) of DL (= DIN lang, waarbij het A4 vel drie keer verticaal gevouwen is).

Ga als volgt te werk om een individueel adres op een enkele envelop af te drukken:

1. Woord 2007: Schakel eerst naar het tabblad Mailings op het lint en klik vervolgens op de knop ENVELOPPEN in de groep MAKEN.
2. Word 2003, 2002 / XP: Kies in het menu EXTRA'S LETTERS EN MAILINGS en vervolgens ENVELOPPEN EN ETIKETTEN.
   Woord 2000: Roep de opdracht ENVELOPPEN EN LABELS op in het menu EXTRA'S.
3. Zorg ervoor dat u zich in het dialoogvenster dat verschijnt op het tabblad ENVELOPPEN bevindt.
4. Vul vervolgens in het veld ONTVANGER (ADRES) het gewenste postadres in.
5. Als je wilt, kun je in het veld AFZENDER (ADRES) ook je eigen postadres invullen. Deze informatie kan ook hier beschikbaar zijn. Check dan even de adresgegevens. Hoe u uw afzenderspecificaties wijzigt, leest u in het hoofdstuk "Het standaard afzenderadres permanent wijzigen" van dit artikel.
   Als u niet wilt dat een afzender op de envelop verschijnt, activeer dan het selectievakje OLEAR (Word 2007, Word 2003 en 2002 / XP) of ZONDER (Word 2000) boven het afzenderveld.
6. Stel vervolgens het formaat in van de envelop waarop moet worden afgedrukt door op de knop OPTIES te klikken. Selecteer op het tabblad ENVELOPOPTIES het juiste formaat in het vervolgkeuzeveld ENVELOPFORMAAT - b.v. B. »C5« (dubbel vouwen van een A4-pagina). Een voorbeeldafbeelding toont de positie waarin het adres van de afzender en de ontvanger verschijnen.
7. Als u het niet eens bent met de positionering, kunt u de afstanden VAN LINKS en VAN BOVEN handmatig instellen - afzonderlijk voor het ADRES VAN DE ONTVANGER en HET ADRES VAN DE AFZENDER.
   De optimale positionering kunt u ook aan Word overlaten: Typ in alle tekstvelden de tekst AUTO in plaats van een getal met centimeters. In dit geval gebruikt Word interne standaardwaarden die zijn afgestemd op het geselecteerde envelopformaat.
8. Controleer nu de instellingen op het tabblad »Afdrukopties«. Vaak zijn problemen met het afdrukken van enveloppen het gevolg van een onjuiste papierrichting of papierinvoer.
   Als de RESET-knop grijs wordt weergegeven, zijn de standaardinstellingen van de printer - of beter gezegd het geïnstalleerde printerstuurprogramma - ingesteld. Kleine voorbeeldafbeeldingen laten zien hoe u de envelop in de printersleuf moet plaatsen. Meestal zijn de standaardinstellingen het beste voor uw printer. Dit betekent andersom: Als de DEFAULT- of RESET-knop actief is, is het raadzaam erop te klikken om de fabrieksinstellingen van de printer te herstellen.
   Wijzigingen in de afdrukopties zijn alleen zinvol als u enveloppen via een andere sleuf wilt invoeren of als uw printer verschillende soorten papierverwerking ondersteunt.
9. Nadat u de envelop en de afdrukopties met OK hebt bevestigd, start u het afdrukproces door op de knop AFDRUKKEN te klikken.
   Als alternatief is de knop TOEVOEGEN AAN / AAN DOCUMENT beschikbaar, waarmee u een nieuwe pagina met de omslaginformatie aan de huidige Word-tekst kunt toevoegen. Om ervoor te zorgen dat het paginaformaat en de posities van de adresvelden behouden blijven, voegt Word een sectie-einde in tussen het voorblad en het bestaande document. Deze procedure is geschikt als u de envelop en de tekst van de brief samen wilt afdrukken. Zorg ervoor dat de juiste papiersoort in de printersleuf wordt geplaatst - vooral als uw printer maar één sleuf heeft!

Ongeacht of u de envelop meteen afdrukt of eerst aan het document toevoegt: als u in stap 4 het afzenderadres heeft gewijzigd, vraagt Word u of u een nieuw standaardafzenderadres wilt opslaan. Als u op JA klikt, hoeft u niet elke keer dat u een envelop afdrukt uw eigen adres opnieuw in te vullen.