De grootte van Excel-werkmappen verkleinen

Hoe de bestandsgrootte van Excel-bestanden te verkleinen en onnodige inhoud te verwijderen?

In tijden van steeds grotere opslagmedia en snellere verbindingen spelen bestandsgroottes niet meer de rol die ze een paar jaar geleden speelden. Toch moet u uw Excel-bestanden zo klein mogelijk houden. Dan worden ze niet alleen sneller opgeslagen en verzonden, maar werken ze ook sneller.

Als je Excel-tabellen gedurende een lange periode bewerkt en ze steeds opnieuw toevoegt, groeien ze snel tot een grootte die het werken ermee enorm kan beperken.

Er zijn verschillende manieren om de bestandsgrootte van een berekening te verkleinen. De belangrijkste presenteren we hier. Maak voordat u iets doet een back-up van uw werkmap, zodat u geen gegevens verliest als er iets misgaat.

Tip 1: verwijder overtollige cellen

In principe worden alleen de cellen die daadwerkelijk worden gebruikt, opgenomen in de bestandsgrootte. Als u celbereiken hebt gebruikt voor bijvoorbeeld tijdelijke berekeningen, worden deze nog steeds als gebruikt beschouwd. Dit geldt ook als u de inhoud heeft verwijderd.

Gebruik de toetscombinatie CTRL END om te controleren welk gebied Excel denkt te gebruiken. Excel springt dan naar de rechter benedenhoek van het gebruikte gebied.

Als de rechterbenedenhoek ver onder en/of rechts van de daadwerkelijk gebruikte cellen staat, moet u de overbodige rijen of kolommen verwijderen. Markeer hiervoor de regels en verwijder ze met de toetscombinatie CTRL MINUS. Herhaal dit dan voor de kolommen.

Herhaal de beschreven stappen voor alle werkbladen in de betreffende werkmap. Sluit na het verwijderen de map, sla de wijzigingen op en open ze opnieuw. Gebruik CTRL END om te controleren of het verwijderen is gelukt.

Tip 2: verwijder onnodige opmaak

Sommige lijsten bevatten een groot aantal lege regels - nog een reden voor extreme bestandsgroottes. Dit kan vooral gebeuren na het importeren van lijsten uit andere programma's. Dit is niet alleen vervelend, maar kan ook leiden tot onjuiste resultaten bij bepaalde evaluaties. Er zijn verschillende methoden om dergelijke lege regels uit uw lijsten te verwijderen.

Optie 1: lege regels verwijderen met het dialoogvenster "Inhoud"

Gebruik in alle versies van Excel CTRL G om het dialoogvenster GA NAAR te openen.

Klik op INHOUD.

Er verschijnt dan een ander dialoogvenster. Markeer de BLANCO optie.

Bevestig uw definitie met OK.

Wis lege cellen volledig

Alle lege cellen zijn nu gemarkeerd. U kunt deze cellen nu zonder problemen volledig verwijderen om onnodige opmaak of andere dingen te verwijderen. Volg deze stappen:

Activeer in Excel 2007 of later het tabblad START en klik in de groep BEWERKEN op VERWIJDEREN en vervolgens op ALLES VERWIJDEREN.

Als u versies tot en met versie Excel 2003 gebruikt, roep dan het DELETE-commando op in het EDIT-menu en het ALL-commando in het vertakkingsmenu.

Sluit na het verwijderen de map, sla de wijzigingen op en open ze opnieuw.

Instructievideo: Verwijder onnodige opmaak in Excel

Optie 2: lege cellen verwijderen met het Excel-filter

1. Selecteer eerst het volledige gegevensgebied van uw lijst, inclusief de kolomkoppen.

2. Roep het commando DATA - FILTER - AUTOFILTER (Excel tot versie 2003) of DATA - FILTER (Excel vanaf versie 2007) aan.

3. De eerste regel van uw lijst wordt dan voorzien van kleine lijstpijltjes voor de filteropties.

   

4. Dus Excel filtert de lijst. Klik met de muis op de lijstpijl van de kolom waarin u naar lege cellen wilt zoeken.

5. U kunt nu het item (LEG) selecteren met behulp van de filtercriteria. In Excel 2003 vindt u dit als een apart filterpunt. Voor Excel 2007 en 2010 vindt u de invoer (LEG) onder ALLES SELECTEREN.

6. Klik OK.

Herhaal dit zo nodig in andere kolommen totdat alleen de lege gegevensrecords (en de bijbehorende nummers in de hulpkolom) te zien zijn.

Markeer nu deze records en druk op de DELETE-toets om ze te verwijderen. Maak zelf de markering in de cellen en markeer niet met de regelnummers in de coördinatenkolom.

U kunt dan de (ALLE) optie in de AutoFilter-lijst gebruiken om de volledige lijst weer te geven met de lege regels verwijderd. Herstel na het verwijderen de oorspronkelijke volgorde van de records door de lijst opnieuw te sorteren op de nummers in de hulpkolom.

Als u de ingeschakelde filters hindert, kunt u deze met DATA - FILTER - AUTOFILTER weer uitschakelen.

Tip 3: importeer en exporteer macro's

Een derde reden voor grote tabellen kunnen de macro's zijn die ze bevatten. U moet de niet-verplichte bestanden verwijderen, alle andere exporteren en vervolgens opnieuw importeren. Ga hiervoor als volgt te werk:

Roep de Visual Basic Editor aan met de toetsencombinatie ALT F11. Daar vindt u de Projectverkenner, die u op de afbeelding kunt zien.

Klik met de rechtermuisknop op de macromodules na elkaar en selecteer het commando VERWIJDEREN. Bevestig de exportvraag met OK.

Wanneer alle macro's zijn verwijderd en geëxporteerd, keert u terug naar Excel, sluit u het bestand, slaat u uw wijzigingen op en opent u het opnieuw.

Roep vervolgens de Visual Basic Editor opnieuw aan via ALT F11. Selecteer het project van de huidige map in de Projectverkenner. Roep in het menu BESTAND het commando IMPORT FILE op en importeer na elkaar alle benodigde macro's.

Tip 4: verklein de bestandsgrootte van draaitabellen

Een draaitabel kan de bestandsgrootte aanzienlijk vergroten. Dit komt omdat de brongegevens waarop de draaitabel is gebaseerd ook worden gekopieerd naar een apart verborgen geheugen, de zogenaamde "pivot-cache".

Daarom moet u altijd op de knop "Vernieuwen" klikken om de draaitabel te vernieuwen als er iets is gewijzigd in de brongegevens. Omdat dit de enige manier is om de pivot-cache bij te werken. In de praktijk kunt u dit gebruiken om de bestandsgrootte van draaitabellen te verkleinen.

Verklein de bestandsgrootte van draaitabellen

Er is een instelling in de draaitabellen die de pivot-cache wist wanneer het bestand wordt opgeslagen. De draaitabel zelf blijft behouden.

Klik met de rechtermuisknop in de draaitabel en selecteer het item "Opties voor draaitabel" in het contextmenu.

Open het tabblad "Gegevens" en verwijder het vinkje bij "Brongegevens opslaan met bestand". Vink hiervoor het vakje aan naast 'Bijwerken bij openen van bestand.

Nu wordt de pivot-cache verwijderd wanneer het bestand wordt opgeslagen - de eigenlijke gegevenstabel blijft natuurlijk behouden.

De bestandsgrootte wordt aanzienlijk verkleind en bereikt bijna weer de bestandsgrootte zonder de draaitabel.

Tip 5: verklein of verwijder afbeeldingen en afbeeldingen

Achtergrondafbeeldingen, logo's of ingevoegde afbeeldingen zijn vaak overbodig en nemen veel opslagruimte in beslag. Neem daarom geen achtergrondafbeeldingen op in de tabel. Voeg het bedrijfslogo slechts aan één kant toe. Voeg afbeeldingen niet in hun oorspronkelijke grootte in, maar verklein ze. Excel biedt zo'n functie: Klik op de afbeelding. In het menu-item "Formaat" in de groep "Aanpassen" bevindt zich de functie "Afbeeldingen comprimeren". In principe moet u bij het verkleinen en verwijderen van afbeeldingen oppassen dat u geen afbeeldingen verwijdert die nodig zijn.

Tip 6: verwijder overbodige formules

Veel ingewikkelde formules hebben ook invloed op de grootte van een Excel-bestand. Probeer dus ongewenste formules uit een Excel-werkmap te verwijderen. Er zijn momenten waarop je een dataset hebt en je hebt de formules die erin staan niet nodig, het is beter om deze formules te vervangen door waarden. Volg hiervoor de onderstaande instructies:

1. Open het Excel-bestand en druk op Ctrl + A om het hele werkblad / de gegevensset te selecteren. Druk vervolgens op de F5-toets.

2. Open de optie Ga naar en klik op "Speciaal".

3. Selecteer de formules en klik op OK, nu heb je alle cellen met een formule geselecteerd.

4. Zet vervolgens de geselecteerde formules om in waarden: Druk op de toetsencombinatie Ctrl + C om de geselecteerde cellen te kopiëren.

5. Klik vervolgens op het tabblad Start en klik in de groep Klembord op Plakken.

6. Klik vervolgens op het pictogram Waarde invoegen. Alle cellen met formules worden nu geconverteerd naar de waarden.

Tip 7: converteer het bestandstype naar binair formaat (XLSB)

Voor uitgebreide berekeningen wordt het opslaan in .xlsb-indeling aanbevolen. Hiermee wordt het bestand binair opgeslagen. Het zal enorm kleiner zijn en de toegang zal sneller zijn. Meestal levert dit u geen nadeel op. Voor interne programmering en speciale toepassingen wordt een gedetailleerde test aanbevolen.

FAQ: De bestandsgrootte van Excel-werkmappen verkleinen

1. Waarom is mijn Excel-bestand zo groot?

Kortom, een werkblad met meer dan 100.000 rijen en veel kolommen vereist veel geheugen.Hoe meer gegevens en afbeeldingen u in uw Excel-spreadsheet invoegt, hoe groter en langzamer het bestand in de loop van de tijd zal worden. Controleer daarom of je het aantal pixels van de ingevoegde afbeeldingen niet wat kunt verkleinen of dat je ze echt nodig hebt. Draaitabellen en onjuiste opmaak kunnen ook de bestandsgrootte vergroten.

2. Hoe kan ik de grootte van mijn grafieken in Excel verkleinen?

Markeer een ingevoegde afbeelding in de tabel met behulp van een muisklik, zodat in Excel 2010 en Excel 2007 het tabblad "Beeldhulpmiddelen" in de menuband wordt weergegeven. In Excel 2003 verschijnt in plaats daarvan de "Grafische" werkbalk. Klik nu op het pictogram "Afbeeldingen comprimeren".

3. Hoe kan ik mijn Excel-bestand comprimeren?

U kunt het Excel-bestand eenvoudig comprimeren met de optie "Zip-bestand". Klik hiervoor met de rechtermuisknop op het Excel-bestand dat u wilt comprimeren. Klik nu op de optie Verzenden naar en selecteer vervolgens de optie "Gecomprimeerde map".