Een belangrijke functie van Excel betreft de mogelijkheid om de inhoud van spreadsheets individueel te sorteren en zo een beter overzicht te geven.
In onze voorbeeldspreadsheet hield een bedrijf de verkopen van zijn veldwerkers gedurende één dag bij. De lijst is gesorteerd op ontvangst van bestellingen weergegeven in kolom B.
Hoe spreadsheets in Excel afzonderlijk sorteren?
Om de voorbeeldtabel op een door de gebruiker gedefinieerde manier te sorteren, selecteert u eerst de volledige tabel inclusief de koppen en zonder de optelling in de kolommen D14 en F14.Schakel vervolgens over naar het tabblad Gegevens en zoek naar de functie "Sorteren" in het midden.
Er wordt een dialoogvenster geopend waarin u de sorteercriteria kunt specificeren volgens welke de gemarkeerde gegevens moeten worden gesorteerd.
Als u op verschillende criteria wilt sorteren, klikt u op het item "Niveau toevoegen" en selecteert u het tweede sorteercriterium. Herhaal deze invoer totdat u alle criteria heeft gedefinieerd.
In ons voorbeeld willen we de tabel sorteren op vertegenwoordigers en vervolgens op de totale behaalde prijs.
Bevestig de instellingen met OK zodat de tabel dienovereenkomstig wordt gesorteerd.
De tabel is als set gesorteerd en is op zichzelf duidelijker.Kijkers zien in één oogopslag welke verkopers welke producten hebben verkocht, met bovenaan de hoogste verkoopopbrengst per verkoper. Als alternatief had de tabel ook kunnen worden gesorteerd op totaalprijs of hoogste verkoophoeveelheid.
Kortom, het sorteren van lijsten biedt verschillende perspectieven op uw gegevens. Sorteren rangschikt uw gegevens in oplopende of aflopende volgorde. De sorteervolgorde is afhankelijk van het type gegevens.
Hoe gebruik je de filterfunctie in Excel?
De filterfunctie in Excel is ook te vinden op het tabblad Gegevens direct rechts van de sorteerfunctie.
Filteren in Excel werkt als een soort zeef die specifiek de weergave van uw gegevens beperkt. De filterfunctie kan ook worden gebruikt om duplicaten te vinden of specifieke gebieden in een spreadsheet te markeren.
Om de filterfunctie in Excel te gebruiken, moeten gegevens beschikbaar zijn in een tabel, net als bij het sorteren. Hierdoor kunt u met de filterfunctie bepalen op welke criteria gefilterd moet worden. Om dit te doen, volstaat het om op de pijl naast de kolom te klikken en aan te geven op welke gegevens moet worden gefilterd. In grote tabellen helpt de zoekfunctie, die u herkent aan het "vergrootglas" -pictogram, bij het zoeken naar specifieke gegevens die als filtercriterium moeten worden gebruikt.
Als u gegevens in een tabel filtert, kunt u deze vervolgens analyseren en gemakkelijker begrijpen. Fouten kunnen bijvoorbeeld sneller worden opgespoord en gecorrigeerd. Ook kan bepaalde informatie gemakkelijker worden achterhaald.
De filterfunctie in Excel is erg handig bij het werken met grote hoeveelheden gegevens. Ze kunnen ook handig zijn voor kleinere tabellen als u individuele gegevens of bereiken wilt filteren.Filterfuncties maken het werken met Excel eenvoudiger en gegevensanalyse eenvoudiger.
