Sjablonen koppelen
Zeker in een professionele omgeving is het zinvol om met sjablonen in Microsoft Outlook te werken. Sjablonen hebben het voordeel dat ze uniforme e-mailberichten of andere documenten met een hoge herkenningswaarde genereren. Tegelijkertijd besparen sjablonen werktijd en zien ze er professioneel uit. Hoewel het dialoogvenster voor het openen van sjablonen in andere Office-programma's te vinden is op het tabblad "Bestand" in het menugebied "Nieuw", zijn de sjablonen moeilijker te vinden in Microsoft Outlook. Daarom loont het de moeite om de Outlook-sjablonen in Outlook te koppelen, zodat ze sneller geopend kunnen worden.
Outlook-sjablonen openen
Om altijd een sjabloon in Microsoft Outlook te openen, gaat u als volgt te werk:
-
Navigeer naar het tabblad "Start" en schakel over naar het menugebied "Nieuw" aan de linkerkant.
-
Selecteer in de volgende stap het menu-item "Nieuwe elementen" en navigeer onder "Extra elementen" naar de optie "Formulier selecteren".
-
De Microsoft Outlook-formulierendatabase wordt geopend, waaruit u een standaardformulier, een persoonlijk formulier of standaardsjablonen kunt selecteren.
Het valt niet te ontkennen dat Outlook-sjablonen praktisch zijn. Tegelijkertijd is het oproepen van de sjablonen ingewikkeld. Het duurt enkele klikken om de juiste sjabloon te selecteren en ermee te werken. Deze manier is ingewikkeld in tegenstelling tot de sjablonen in Microsoft Word of PowerPoint. Met een trucje is het mogelijk om de weg naar de Outlook-sjablonen in te korten. Dit werkt door de koppelingen naar de sjablonen rechtstreeks in de Outlook-balk op te nemen. In de huidige versie van Outlook (Outlook2022-2023 of Outlook 365) kun je de sjablonen ook direct embedden in de snelstartlijst.
In 5 stappen: koppelingen naar sjablonen integreren in de compacte navigatie van Outlook
U kunt in vijf stappen een Outlook-sjabloon in de compacte navigatie van Outlook integreren:
-
Open in Windows Verkenner de map waarin de Outlook-sjablonen zijn opgeslagen. U kunt de sjablonen van Microsoft Office meestal vinden onder de volgende paden:
- C: \ Documents and Settings \ UWNAAM \ Application Data \ Microsoft \ Templates
- C: \ Gebruikers \ Windows Directory \ AppData \ Roaming \ Microsoft \ Sjablonen
Tip: U kunt de map ook vinden door een nieuwe e-mail te openen, Bestand> Opslaan als te kiezen en vervolgens in het veld Opslaan in te kijken
-
Rangschik vervolgens de Explorer- en Outlook-vensters naast elkaar op uw scherm. Het is belangrijk dat u zowel de Outlook-balk als het Verkenner-venster kunt zien.
-
Klik daarnaast op "Links" in de onderste Outlook-balk. U vindt de invoer onder de drie punten. (…)
-
Klik in de volgende stap op “Nieuwe groep toevoegen” en voer een naam in, bijvoorbeeld “Templates”. Open deze groep met een dubbelklik.
-
Selecteer nu uw sjablonen in Verkenner en sleep ze naar de nieuwe groep “Sjablonen” terwijl u de linkermuisknop ingedrukt houdt.
-
Vanaf nu kunt u met een muisklik uw gewenste sjabloon openen onder "Links".
Outlook2022-2023 - Sjablonen insluiten in snelstartbalk
Om sneller toegang te krijgen tot de afzonderlijke sjablonen, kunt u de Outlook-sjablonen in Outlook2022-2023 ook eenvoudig met één klik toevoegen aan de snelstartbalk van Microsoft Outlook. Ga hiervoor naar het tabblad "Start" in het menu "Nieuw" en selecteer "Extra elementen> Formulier selecteren". In de volgende stap klikt u met de rechtermuisknop op het menu-item "Formulier selecteren".
U heeft dan de mogelijkheid om de menuoptie "Formulier selecteren" toe te voegen aan de werkbalk voor snelle toegang. De integratie in de snelstartbalk verkort de selectie van de bijbehorende sjablonen aanzienlijk. Vanaf nu vind je het icoon voor het selecteren van de formulieren in de snelstartbalk.
Samenvatting: Navigeer sneller naar de Outlook-sjablonen met snelkoppelingen en de snelstartbalk
Toegang krijgen tot een Outlook-sjabloon kan ingewikkeld en omslachtig zijn. In tegenstelling tot andere Microsoft Office-programma's zoals Word of PowerPoint, zijn de Outlook-sjablonen genest op het tabblad "Start". Als u kliks en tijd wilt besparen, kunt u belangrijke sjablonen gebruiksvriendelijker oproepen met een link vanuit Windows Verkenner of de integratie van de Outlook-sjablonen in de snelstartbalk. De integratie in het menugebied "Links" of in de snelstartbalk is vooral de moeite waard voor sjablonen die voortdurend nodig zijn. Deze procedure verhoogt de efficiëntie en maakt uw dagelijkse werk met Microsoft Outlook gemakkelijker.
FAQ
Waar bevindt zich de werkbalk Snelle toegang?
De werkbalk Snelle toegang bevindt zich in Outlook2022-2023 (Outlook 365) in de linkerbovenhoek, rechts op de titelbalk. Belangrijke functies kunnen voor snelle toegang in de werkbalk worden geïntegreerd. Ze kunnen met één klik worden geopend dankzij de opname in de snelle toegang.
Waar kan ik het menugebied "Snelkoppelingen" in Outlook vinden?
De links in Outlook vind je in Outlook2022-2023 in de compacte navigatie linksonder. U heeft de mogelijkheid om de instellingen van de compacte navigatie te wijzigen en standaard de links weer te geven.
Wanneer is het zinvol om in Outlook met sjablonen te werken?
Het is zinvol om in Outlook met sjablonen te werken als er continu vergelijkbare of identieke documenten moeten worden aangemaakt. In plaats van altijd opnieuw te beginnen, helpen sjablonen Outlook-gebruikers om efficiënter en sneller te werken.
