Problemen met bestandsbijlagen? Hoe ze op te lossen!

Als er problemen zijn in Outlook, heeft dat vaak te maken met het verzenden of ontvangen van bestandsbijlagen. We hebben de belangrijkste foutenbronnen en de bijbehorende probleemoplossing voor u op een rijtje gezet.

Foutbron 1: bestandsbijlagen worden niet overgedragen

Een lezer meldde onlangs een vreemd fenomeen: Geen van de bestanden die hij bij een e-mail in Outlook had gevoegd, bereikte de ontvangers. De e-mails waren intact, maar hadden geen bijlagen. Als hij de bestanden per e-mail via de webinterface van zijn e-mailprovider stuurde, kwamen ze foutloos aan.

De oorzaak van de fout voor deze gebruiker was het geselecteerde e-mailformaat: Zolang het formaat was ingesteld op "Rich-Text", gingen de bestandsbijlagen verloren toen ze werden verzonden - zonder een foutmelding.

Nadat het e-mailformaat was gewijzigd naar HTML, waren er geen problemen meer met het verzenden van bestanden.

Als u ook het probleem heeft dat bestandsbijlagen verdwijnen, gaat u als volgt te werk:

1. Roep het commando "Extra, Opties, E-mailformaat" op.
2. Selecteer de "HTML"-indeling in het veld "Opstellen in berichtindeling".
3. Klik op de knop "Internetformaat" op de "Registreren".
4. Selecteer "Converteren naar HTML-indeling" onder "Outlook Rich Text-opties". Dit zorgt ervoor dat niet alleen de nieuw geschreven e-mails, maar ook antwoorden en forwards worden omgezet in HTML-formaat (Outlook gebruikt meestal het formaat waarin de originele mail werd ontvangen voor antwoorden en forwards).
5. Sluit de dialoogvensters.

Nog een opmerking: Als bestandsbijlagen een individuele gebruiker ondanks de wijziging in het berichtformaat niet bereiken, hebt u waarschijnlijk expliciet het RTF-berichtformaat voor dit contact geselecteerd. Dat kun je als volgt wijzigen:

1. Open de contactpersoon.
2. Dubbelklik op het e-mailadres om het dialoogvenster "E-maileigenschappen" te openen.
3. Selecteer in het veld "Internetformaat" "Outlook kiest het beste verzendformaat" (of "Verzenden als platte tekst").
4. Sla het contact op en sluit het.

Als de ontvangers van uw e-mails in plaats daarvan klagen dat bijlagen aankomen in de vorm van een bestand met de naam Winmail.dat en onleesbaar zijn, heeft dit de volgende reden: U heeft het berichtformaat rich text in uw Outlook ingesteld en de ontvangers van de e-mails werken niet met Outlook. Om deze fout in de toekomst te voorkomen, schakelt u HTML of platte tekst in Outlook in via EXTRA'S >> OPTIES >> E-MAILFORMAAT.

Verzend de bestandsbijlagen opnieuw nadat u de berichtindeling hebt gewijzigd. Als dit niet mogelijk is, raad dan het gratis programma Fentun (www.fentun.com) aan bij de ontvanger van Winmail.dat, die de bijlagen correct uit Winmail.dat haalt.

Foutbron 2: Virusscanners en firewalls voorkomen de overdracht

Als Outlook een e-mail met een bijlage verstuurt maar deze niet uit de outbox haalt en dit meerdere keren herhaalt, is de virusscanner vaak de oorzaak van de fout. Om precies te zijn, het is een in Outlook geïntegreerde virusscanner in de vorm van een add-in, die niet alleen inkomende maar ook uitgaande e-mail controleert. Zo'n add-in kan er ook voor zorgen dat e-mails met bijlagen meerdere keren op een bepaalde computer worden ontvangen, terwijl ze maar één keer zijn verzonden.

Outlook maakt normaal gesproken een verbinding met de mailserver bij het verzenden/ontvangen van e-mails. Vervolgens wordt gecontroleerd welke e-mails op de server staan en welke e-mails volgens een lijst in Outlook al naar de Outlook-mailbox zijn overgezet. De e-mails die nog niet in Outlook staan worden dan opgehaald. Outlook verbreekt vervolgens de verbinding en werkt de lijst met ontvangen e-mails bij. Als de verbinding voortijdig wordt verbroken, werkt Outlook de lijst met ontvangen e-mails niet bij, hoewel e-mails mogelijk al zijn overgedragen. De volgende keer dat er een verbinding tot stand wordt gebracht, heeft Outlook een lijst die niet meer up-to-date is en haalt de e-mails op die niet in de lijst staan (zelfs als ze al in de mailbox staan). De lijst wordt pas bijgewerkt nadat de serververbinding correct is afgesloten.

Een virusscanner-invoegtoepassing schakelt tussen Outlook en de mailserver. Outlook communiceert met de virusscanner en niet meer met de mailserver - vanaf nu communiceert de mailserver ook alleen nog met de virusscanner. Dit voegt een andere bron van fouten toe. Een storing in de virusscanner kan er dan voor zorgen dat de lijst met verzonden e-mails niet wordt bijgewerkt.

Omgekeerd kan het voorkomen dat er een e-mail is verzonden maar door een storing niet als "verzonden" is gemarkeerd in de outbox.

Ook als je Outlook al jaren naar behoren werkt met de ingebouwde virusscanner, kan een dergelijke storing het gevolg zijn van een update.

Het is daarom aan te raden om een virusscanner add-in in Outlook altijd te deactiveren. Deze add-in biedt geen beveiliging meer: een virus of andere digitale malware die je in een bestandsbijlage hebt ontvangen, wordt pas actief zodra je de bestandsbijlage opent. Alle in de handel verkrijgbare virusscanners controleren echter automatisch elk nieuw geopend bestand - en zouden daarom ook virussen in bestandsbijlagen moeten detecteren zodra u de bijlage opent. Aangezien de scanner die als invoegtoepassing in Outlook is geïntegreerd, dezelfde virusdefinities en -methoden gebruikt om digitale malware te detecteren als de scanner die op de achtergrond wordt uitgevoerd, biedt de invoegtoepassing geen extra bescherming.

U moet de invoegtoepassing daarom ofwel in uw antivirus- en internetbeveiligingspakket ofwel rechtstreeks in Outlook uitschakelen. Aan de andere kant moet u een invoegtoepassing voor spambeveiliging behouden, omdat de ervaring heeft geleerd dat deze helpt bij het opruimen van spam.

In Outlook t/m versie 2003 zet je de virusscanner add-in als volgt uit:

1. Roep het commando TOOLS >> OPTIONS op.
2. Klik op het tabblad EXTRA op GEAVANCEERDE OPTIES en vervolgens op ADD-IN MANAGER. De invoegtoepassingen die uit een virusscanner komen, zijn meestal hier te vinden.
3. Als u niet kunt vinden wat u zoekt, klikt u op het tabblad GEAVANCEERDE OPTIES op COM-invoegtoepassingen.
4. Schakel de invoegtoepassing uit door het vinkje voor de naam te verwijderen.
5. Sluit alle dialoogvensters.

Doe in Outlook 2007 het volgende:

1. Roep het commando TOOLS >> TRUST CENTER op.
2. Open het tabblad ADD-INS.
3. Zoek de virusscanner-add-in door de verschillende categorieën achter elkaar te selecteren onder BEHEREN en op GA NAAR te klikken.
4. Verwijder het vinkje voor de naam van de invoegtoepassing.
5. Sluit alle dialoogvensters.

Foutbron 3: Outlook reageert niet meer bij het invoegen van bestanden

Is dat jou overkomen? Als u op het haakje klikt om een bestand in een nieuwe e-mail in te voegen, loopt Outlook vast en reageert niet meer. Aan de andere kant kunt u de bestanden eenvoudig naar het berichtenvenster slepen en neerzetten.

De fout treedt op als u een netwerkstation met een stationsletter hebt gekoppeld en het netwerkstation niet beschikbaar is wanneer u op het pictogram INSERT FILE klikt. Dit kan gebeuren als de computer waarop de schijf zich bevindt is uitgeschakeld of als u momenteel niet bent ingelogd op hetzelfde netwerk als de server met de netwerkschijf.

Wanneer u op het haakje klikt, opent Outlook het dialoogvenster BESTAND INVOEREN. En als de netwerkschijf niet beschikbaar is, wacht Outlook eerst tot de daarvoor ingestelde time-out is verstreken.

Om deze vervelende pauze te voorkomen, koppel je je computer los van de (niet beschikbare) netwerkschijf:

1. Ga naar START >> WERKPLEK.
2. Roep het commando TOOLS >> DISCONNECT NETWORK DRIVE aan.

Als u het TOOLS-menu niet kunt zien in Windows Vista / 7, drukt u op de ALT-toets om het menu weer te geven. Als het loskoppelen van de netwerkschijf het openen van het INSERT FILE-dialoogvenster niet versnelt, ruim dan de browsergeschiedenis op in Internet Explorer. Ook de door u ingevoerde FTP- en netwerkadressen worden hier vastgelegd.

1. Start hiervoor de INTERNET EXPLORER.
2. Roep het commando TOOLS >> INTERNET OPTIES op.
3. Klik onder BROWSERGESCHIEDENIS op VERWIJDEREN.
4. Klik vervolgens op VERWIJDER GESCHIEDENIS en bevestig met JA.
5. Sluit de dialoogvensters in Internet Explorer.