Zo kunt u de contactgroepen in het adresboek van Windows Vista gebruiken om snel mail naar meerdere ontvangers te sturen.
Distributielijsten of contactgroepen, zoals ze in Windows Mail worden genoemd, zijn een praktische functie in een e-mailprogramma: Als u vaak post naar meerdere ontvangers verstuurt, bijvoorbeeld de leden van uw team of naar de leden van een club, kunt u hulp van contactgroepen bespaart veel klikwerk. Definieer eenvoudig een contactgroep in het Windows Vista-adresboek die bijvoorbeeld alle e-mailadressen van uw team bevat - dan hoeft u in de toekomst alleen de groepsnaam in het veld Aan van een e-mail in te voeren; Windows Mail zal vervang deze naam dan automatisch wanneer de e-mail de bijbehorende e-mailadressen ontvangt.
Als u de e-mail naar andere geadresseerden wilt sturen, voegt u eenvoudig hun adressen toe (gescheiden door puntkomma's of komma's) achter de naam van de contactgroep.
Overigens kunnen contactgroepen ook gebruikt worden in het CC of BCC veld van een mail.
Een nieuwe contactgroep maken in Windows Mail:
1. Open het adresboek van Windows Vista - bijvoorbeeld met CTRL + SHIFT + C vanuit Windows Mail
2. Klik op de knop "Nieuwe contactgroep".
3. Voer een naam in voor de lijst in het veld "Groepsnaam", bijvoorbeeld "Klanten", "Klant xyz", "Werkgroep"; "Project X".
4. Klik op "Toevoegen aan contactgroep" om contacten uit het adresboek aan de groep toe te voegen. Of klik op "Nieuw contact maken" om nieuwe adressen in te voeren (die niet in het adresboek staan) en deze tegelijkertijd aan het adresboek toe te voegen. Als u een nieuw adres aan de groep wilt toevoegen, maar niet aan het adresboek, voert u dit in het veld "E-Mail" in en voert u onder "Naam contactpersoon" de naam in die moet worden weergegeven in de contactgroep en klikt u vervolgens op " Alleen voor groep maken ".
5. Zodra u alle adressen heeft ingevoerd, klikt u op “OK“.
Groepen zijn vet gemarkeerd in het adresboek en hebben een ander pictogram dan normale contacten: op het gestileerde adresblad zijn twee koppen te zien, die normale contacten symboliseren. Daarnaast staat er geen e-mailadres naast de groepsnaam.
En zo stuur je een e-mail naar een distributielijst:
1. Maak een nieuwe e-mail aan en klik op de knop "Aan".
2. Dubbelklik op de groep om deze naar het veld "Ontvanger" naast "Aan: ->" te verplaatsen. Sluit het dialoogvenster met "OK".
Mocht de distributielijst niet in het "Aan" veld terecht komen, klik dan in stap 1 op "Cc ->" of "Bcc ->".
