E-mails en mailprogramma's – tips en trucs voor gebruikers

De meeste mensen bezitten en gebruiken een of meer e-mailaccounts. Het schrijven en versturen van e-mails is een beproefde communicatiemethode die deel uitmaakt van het dagelijks leven. Het statistiekenportaal Statista stelt dat er in 2020 dagelijks meer dan 306 miljard e-mails zullen worden verzonden en ontvangen. Naar schatting zal dit aantal de komende jaren toenemen tot meer dan 360 miljard e-mails per dag.

De meeste gebruikers verwachten vooral veiligheid en gebruiksgemak van een e-mail en een mailprogramma. Tegelijkertijd worden e-mails geassocieerd met verschillende technische termen waarmee niet elke gebruiker op het eerste gezicht vertrouwd is.POP3, inkomende mailserver, serveradres, centrale of provider en SMTP zijn enkele van de technische termen die moeten worden uitgelegd. De betekenis van de vaktermen en het juiste gebruik ervan bepa alt onder andere of een e-mail correct verzonden en gearchiveerd kan worden of dat een e-mailprogramma in teamstructuren met anderen kan communiceren. Voordat u zich echter bezighoudt met technische termen en instellingen in e-mailprogramma's maakt, is het cruciaal om de beste e-mailprovider voor uw eigen behoeften te vinden.

Zonder provider geen e-mail - daar heb je een e-mailprovider voor nodig

Er zijn dertien in een dozijn aanbieders van e-mailadressen, het is helemaal niet eenvoudig om tussen de vele aanbieders de beste aanbieder te vinden. Er zijn een paar dingen waarmee u rekening moet houden bij het kiezen.

Een e-mailprovider is een professionele provider die zijn klanten gratis of tegen betaling een e-mailadres op internet ter beschikking stelt.Het internetbedrijf heeft als dienstverlener een mailserver. Hiermee kan zij haar klanten e-mailaccounts en e-mailboxen op de mailserver aanbieden. Hiervoor heeft de klant een e-mailaccount nodig.

De e-mailprovider is verantwoordelijk voor het vlot en zonder vertragingen doorsturen van alle berichten via hun servers. Hij vervult een bemiddelende rol, die ook verband houdt met gegevensbeschermingskwesties. Zeker sinds de invoering van de Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG) wordt de digitale communicatie in Europa door de wetgever volgens strengere regels gecontroleerd. Het doel van de Algemene Verordening Gegevensbescherming is het beschermen van de persoonsgegevens van alle betrokkenen. Dat blijkt vooral uit de vele phishing-aanvallen op e-mailadressen van particulieren en bedrijven.

Info:

Phishing is de poging om persoonlijke gegevens en wachtwoorden te stelen via nepwebsites of e-mails door valse feiten voor te doen.Zo bootsen criminelen op internet het online bankieren van een bank tot in detail na en vragen nietsvermoedende gebruikers hun gegevens in te voeren. Vervolgens gebruiken ze de verkregen informatie om geld te stelen of eigendomsgegevens door te verkopen.

Beroemde e-mailproviders en hun voordelen

De bekendste betaalde en gratis aanbiedingen voor een individueel e-mailadres hebben verschillende toegevoegde waardes voor gebruikers. Om deze reden is er niet het "beste" aanbod, maar veel aan te bevelen aanbieders met voor- en nadelen. Elke gebruiker moet voor zichzelf de beste provider eruit filteren. Terwijl sommige veel opslagruimte voor e-mails of documenten en foto's bevatten, scoren andere met eenvoudige installatie of bijzonder strikte gegevensbescherming.

Naam en provider	Domain-Part	Kosten	Voordelen
Gmail (Google)	gmail.com	Gratis	Tot 15 GB opslagruimte
GMX (Verenigd internet)	gmx.de	Gratis (verlenging tegen betaling mogelijk)	E-Mail-Made in Germany (gegevensbescherming)
Web.de (Verenigd internet)	web.de	Gratis (verlenging tegen betaling mogelijk)	E-Mail-Made in Germany (gegevensbescherming)
Yahoo Mail	yahoo.com	Gratis (betaalde Pro-extensie mogelijk)	Eenvoudige installatie
Outlook.com	outlook.com outlook.de	Gratis	Meld je tegelijkertijd aan bij Skype, Office Online of OneNote
Mail.de	mail.de	Gratis	Datacenters in Duitsland, verbeterde gegevensbeveiliging

Info: Wat "E-Mail Made in Germany" voor u als klant betekent

Verschillende Duitse bedrijven zoals Deutsche Telekom, United Internet en Strato zijn betrokken bij het initiatief "E-Mail Made in Germany" .Deze internetbedrijven, die in Europa bekend staan als concurrenten, werken samen onder het trefwoord "E-Mail Made in Germany" . Het doel van de fusie is om de communicatie in Duitsland veiliger te maken. Het voordeel van deze marketingmaatregel voor klanten van het bedrijf is de zekerheid dat elke e-mail wordt verzonden in overeenstemming met de Duitse wetgeving inzake gegevensbescherming en dat de servers van het bedrijf zich op Duitse bodem bevinden.

Basisprincipes van e-mailadressen en hun technische structuur

Een e-mailadres is gestructureerd volgens een begrijpelijk patroon. Het bestaat over het algemeen uit een

• " domein-deel" en de
• " lokaal deel."

Voorbeeld:

[email protected] – local-part=max.muster / domain-part=gmx.de / @=binding character

Het "lokale deel" kan worden gebruikt om de afzender van de e-mail duidelijk te identificeren. Als bijvoorbeeld de eigennaam van de afzender wordt gebruikt, kan de ontvanger direct zien wie de e-mail heeft gestuurd.Het "domeingedeelte" toont de mailserver of provider waarmee de e-mail is afgeleverd.

Hoe legitieme e-mailadressen te herkennen - handige tips en trucs

De afzender kan worden getraceerd met behulp van het "lokale deel" van een e-mailadres. Om deze reden is het belangrijk om een gerenommeerd e-mailadres te gebruiken, vooral voor e-mails die om zakelijke redenen worden verzonden. Een legitiem e-mailadres bestaat meestal uit de voor- en achternaam van de afzender. Het is bijvoorbeeld gebruikelijk om de naam te scheiden met een punt of de volledige, niet-gescheiden naam ([email protected] / [email protected]). Elk e-mailadres kan maar één keer worden gebruikt. Om deze reden bevatten e-mailadressen met gangbare namen een cijfer of een speciaal teken als toevoeging om ze te onderscheiden van gebruikte adressen.

Het is raadzaam om verschillende e-mailadressen in te stellen voor privé- en professionele doeleinden.In dit geval kan de communicatie professioneel worden gescheiden. Wees vooral selectief op het hoofdadres en kies voor een spelling die even pakkend als serieus is. Om redenen van gegevensbescherming kan het zinvol zijn om een aanbieder te kiezen die gevestigd is in de Europese Unie. In dit geval zijn de strengere gegevensbeschermingswetten van de AVG van toepassing. Tegelijkertijd is de communicatie beveiligd tegen toegang door overheidsinstanties. Dit is niet het geval voor gegevens die worden gehost op servers in de VS of andere landen.

Fancy namen zien er niet erg serieus of professioneel uit. In het beste geval kunnen ze worden gebruikt als secundair adres in privécommunicatie. E-mailadressen met dubbelzinnige namen worden als onbetrouwbaar beschouwd. Als zo'n e-mailadres als hoofdadres wordt gebruikt, kan dat in ieder geval tot een glimlach leiden bij de communicatie met autoriteiten of potentiële werkgevers. Over het algemeen spreekt het niet voor ernst en is het contraproductief.

Tips voor gerenommeerde e-mailadressen

Hint:

Heeft u een eigen internetadres met uw naam of voor uw bedrijf? In dit geval kunt u één of meerdere e-mailadressen bij de aanbieder registreren. Voor een in Duitsland gevestigd bedrijf kunt u het beste een topleveldomein (TLD) kiezen dat eindigt op de. Ook bekend zijn .net, .org, .eu en andere extensies. Internationale bedrijven pakken graag een .com-domein en vertalen hun website in verschillende talen. Voor particulieren is een privé internetadres met weinig opslagruimte en enkele e-mailadressen meestal voldoende.

Dit zijn de verschillen tussen betaalde en gratis e-mailadressen

De verschillen tussen betaalde en gratis e-mailadresproviders zijn enorm. Bij sommige aanbieders is bijvoorbeeld een spamfilter bij de levering van de betalende versie inbegrepen.Deze scant elke e-mail in het e-mailaccount op mogelijke gevaren of reclameboodschappen. Afhankelijk van de instellingen filtert het ongewenste berichten eruit en verplaatst deze onmiddellijk naar de map met verdachte spam.

De vrije naamkeuze is een ander voordeel van betaalde e-mailproviders. Omdat er verschillende extensies beschikbaar zijn in niet-gratis versies, is het gemakkelijker om een pakkend, kort en benoemd e-mailadres te maken. Zo'n e-mail kan levenslang gebruikt worden en is onlosmakelijk verbonden met een persoon. Verhoogde gegevensbeveiliging en verbeterde klantenondersteuning in geval van problemen zijn andere voordelen die betaalde dienstverleners bieden.

Anoniem e-mailen met tijdelijke e-mailadressen – wat is mogelijk

In de meeste gevallen heb je voor langere tijd een e-mailadres nodig. Om deze reden wordt het nieuwe e-mailadres onlosmakelijk verbonden met uw naam en andere persoonlijke kenmerken en wordt er een e-mailaccount aangemaakt.Zoals bekend bevestigt elke uitzondering de regel. Om deze reden zijn er providers die aanbieden om anoniem e-mails te versturen. Andere internetportalen bieden de mogelijkheid om tijdelijke e-mailadressen te gebruiken die slechts 10 minuten actief zijn.

Het lijdt geen twijfel dat het gebruik van dit type e-mailadres beperkt is. Toepassingsgebieden zijn bijvoorbeeld verrassingsmails voor een goede vriend of anoniem aangifte doen bij de politie. Een anonieme e-mail is in dit geval te vergelijken met een brief die zonder afzender wordt verzonden. Dit is mogelijk en is niet in strijd met de wettelijke bepalingen. Een aanbieder van een anonieme e-mailservice is het Amerikaanse bedrijf 10minutE-Mail.com. U kunt zich bij deze webservice registreren zonder dat u uw eigen e-mailadres hoeft prijs te geven. De service maakt een wegwerp-e-mailadres aan dat slechts 10 minuten bestaat. Kopieer het tijdelijke e-mailadres naar het klembord en voer het bijvoorbeeld in op een registratieformulier.

Alle e-mails die binnen het tijdvenster van 10 minuten naar het e-mailadres worden verzonden, worden direct weergegeven in uw mailbox op www.10minutE-Mail.com. U kunt de inkomende e-mails lezen en beantwoorden. De links in de e-mail kunnen ook worden aangeklikt, zodat u via de dienst ook e-mails met bevestigingslinks kunt ontvangen.

Als 10 minuten niet genoeg is om al het werk te voltooien, klik dan een of meerdere keren op de link "10 minuten verlengen" . 10 Minute Mail vereist geen registratie en vraagt niet om uw e-mailadres. Om de website in het Duits weer te geven, selecteert u linksonder "Duits" en klikt u op "Wijzigen" .

Lees en bewerk alle inkomende e-mails met 10 Minute Mail

Stuur anoniem berichten met RE-Mailer-services

RE-mailerservices zijn ook handig voor het anoniem verzenden van informatie.Sommige van deze providers verzenden alle e-mails via een server, die doorgaans fungeert als afzender van het bericht. De persoonsgegevens van de daadwerkelijke afzender zijn verhuld en niet te herleiden.

Andere dienstverleners van RE-Mailer gebruiken een willekeurige server. De eigenlijke afzender verschijnt ook niet. Ook is het mogelijk om gebruik te maken van een VPN-dienst (Virtual Private Network). VPN-verbindingen verbergen het IP-adres dat is toegewezen aan alle apparaten, zoals een router. Het IP-adres kan worden gebruikt om de locatie en gebruiker te verifiëren. In plaats van te onthullen dat een bericht anoniem vanuit Duitsland is verzonden, wordt er gebruik gemaakt van een zogenaamde tunnelverbinding met een VPN-verbinding. In dit geval kan de daadwerkelijke afzender-ID niet worden achterhaald.

De meeste anonieme e-mailservices hebben geen e-mailaccount nodig. Ze kunnen moeiteloos worden gebruikt via de gebruikersinterface van de browser.Ook het versturen van bijlagen bij een anonieme e-mail is bij veel providers mogelijk. Net als bij veel andere technische innovaties bieden anonieme e-mails, VPN-verbindingen of re-mailerdiensten de mogelijkheid om criminele activiteiten te verdoezelen en te camoufleren. Van dergelijke diensten mag uiteraard alleen gebruik worden gemaakt in overeenstemming met de wet. Zowel het versturen van e-mails met daarin bedreigingen of verzoeken om illegale activiteiten als het anoniem versturen van phishing- of spam-e-mails is strafbaar.

Specifiek een e-mailadres instellen – dat moet je weten

Als je eenmaal een e-mailprovider hebt gekozen en een ongebruikte naam voor je persoonlijke e-mail hebt gekozen, is communicatie per e-mail vanaf je eigen e-mailaccount slechts één stap verwijderd. Voordat u kunt boeken en een specifiek e-mailadres kunt instellen, heeft de serviceprovider de persoonlijke gegevens van de nieuwe klant nodig.Naast het adres moet ook een telefoonnummer en een ander e-mailadres worden ingevuld.

Een gebruikersnaam is vereist om het e-mailaccount te onderscheiden van andere accounts. In de meeste gevallen zijn de gebruikersnaam en het e-mailadres gelijk. Als alternatief is het mogelijk om een individuele gebruikersnaam in te stellen. Dit biedt een grotere beveiliging tegen hackers. Naast de gebruikersnaam moet ook een veilig wachtwoord worden toegewezen.

Het wachtwoord dat wordt gebruikt om toegang te krijgen tot de mailbox moet geheim zijn. Een moeilijk te vinden wachtwoord bestaande uit:

• brieven,
• cijfers en
• Er is een speciaal teken,

staat voor een adequate bescherming tegen aanvallen van hackers en gegevensdiefstal door internetcriminaliteit. Nadat alle persoonlijke gegevens en informatie over de eigenaar van de nieuwe e-mail zijn ingevoerd, kan deze worden gebruikt. E-mails kunnen volgen:

1. Webgebaseerd als webmail, via de e-mailtoegang van de e-mailprovider,
2. Via een mailprogramma zoals Microsoft Outlook of Thunderbird of
3. Mobiel, via tablet, smartphone en bijbehorende mailprogramma's

opgehaald.

Stapsgewijze instructies: stel een nieuw e-mailadres in

Het voorbeeld van de e-mailprovider GMX laat zien hoe een nieuw e-mailadres wordt ingesteld:

Stap 1	Navigeer naar www.gmx.net en klik op het vakje bovenaan de pagina: "Gratis registreren."
Stap 2	In het volgende venster vindt u de aanbiedingen voor een nieuwe e-mail. Naast de door advertenties gefinancierde, gratis toegang kunt u ook kiezen voor een betaald e-mailaccount.Nadat u een variant heeft gekozen, beëindigt u de selectie met de knop: "Registreer nu."
Stap 3	De volgende stap is het controleren van het gewenste e-mailadres. Hiervoor is het voldoende om de gewenste combinatie in het vrije veld in te vullen. De e-mailprovider controleert of het ingevoerde e-mailadres beschikbaar is. Als het adres ergens anders is toegewezen, ontvangt u suggesties voor vergelijkbare e-mailadressen.
Stap 4	De persoonlijke gegevens van de gebruiker moeten vervolgens worden ingevoerd. Naast het adres bevat dit de geboortedatum en een wachtwoord dat twee keer moet worden ingevoerd.
Stap 5	Als het wachtwoord is vergeten, kan het via sms worden hersteld. Hiervoor is het noodzakelijk om een mobiel telefoonnummer te koppelen aan het e-mailaccount.
Stap 6	De volgende beveiligingsvraag met een automatisch gegenereerde tekenreeks zorgt ervoor dat een registratie niet automatisch plaatsvindt.
Stap 7	Door te klikken op de knop "Ik ga akkoord. Maak nu een e-mailaccount aan" de nieuwe klant gaat akkoord met zowel de algemene voorwaarden van de aanbieder als zijn gegevensbeschermingsvoorschriften.
Stap 8	De e-mailprovider bevestigt het nieuwe e-mailadres en stuurt de individuele instellingen voor mailprogramma's in een aparte e-mail. Toegangsgegevens voor de inkomende mailserver en de uitgaande mailserver zijn inbegrepen. De toegangsgegevens verschillen afhankelijk van het type mailbox. De meeste providers staan optioneel IMAP- of POP3-protocollen toe.

Registreer u voor een gewenst e-mailadres op gmx.net

Belangrijk: wijs een veilig wachtwoord toe en archiveer het

Om berichten te kunnen versturen of ontvangen via een e-mailadres heb je over het algemeen een wachtwoord nodig. De beslissing over welk e-mailwachtwoord u wilt toekennen, moet goed doordacht zijn. In de inlogprocedure bij het openen van een mailbox wordt u gevraagd om tweemaal uw geheime wachtwoord in te voeren en zo het wachtwoord in te stellen. De dubbele invoer is om ervoor te zorgen dat er geen spelfouten in sluipen.

Het is cruciaal om het wachtwoord voor het e-mailaccount op te schrijven en om veiligheidsredenen te archiveren. Dit is belangrijk omdat een wachtwoord de enige manier is om toegang te krijgen tot persoonlijke e-mail.

IMAP- en POP3-protocollen - wat is het verschil?

Nadat je een e-mailadres hebt aangemaakt en ingesteld, ontvang je de individuele toegangsgegevens van de e-mailprovider. Deze zijn nodig om e-mails naar de server van de provider te sturen (server voor uitgaande mail) en om gegevens te ontvangen (server voor inkomende mail).

Het grootste verschil tussen het sinds 1996 bekende POP-protocol (Post Office Protocol) en het in 2003 geïntroduceerde IMAP-protocol is de caching van de e-mails. Terwijl het POP-protocol een e-mail fysiek op de computer van de ontvanger laadt en deze van de server verwijdert, staat het IMAP-protocol toegang vanaf meerdere eindapparaten toe. De e-mail blijft in dit geval op de server van de e-mailprovider staan.

Het IMAP-protocol biedt een duidelijke meerwaarde, zeker in de huidige netwerkmaatschappij. Waar aan het einde van het millennium e-mails nog alleen vanaf een vaste pc werden gebruikt, moeten gegevens en berichten tegenwoordig op verschillende eindapparaten beschikbaar zijn.Naast de pc hebben gebruikers hun e-mails nodig op hun smartphone of tablet of mobiel op een smartwatch. Het IMAP-protocol garandeert beschikbaarheid op alle eindapparaten.

Het is handiger en veiliger om e-mails te controleren met het IMAP-protocol. Als u meerdere eindapparaten gebruikt, heeft u de mogelijkheid om op elk moment actuele en opgeslagen e-mails op te vragen. Bovendien presteert het IMAP-protocol ook beter op het gebied van gegevensbescherming. Dit kan worden gezegd omdat in veel gevallen met een verouderd POP-protocol de authenticatiegegevens vrij worden verzonden. Dit gebeurt voordat er een SSL-verbinding tot stand is gebracht. Het ontbreken van codering vormt een hoog beveiligingsrisico dat moet worden voorkomen.

Een IMAP-protocol is op dezelfde manier gestructureerd als een POP3-protocol. Een duidelijk voordeel is dat de server van de provider instellingen kan gebruiken om te voorkomen dat het wachtwoord wordt verzonden.Pas als er een beveiligde SSL-verbinding tot stand is gebracht, wordt het wachtwoord en de e-mail doorgestuurd. Samengevat, in de meeste gevallen is het zinvoller om een IMAP-account aan te maken dan een verouderd POP-account. De configuraties verschilden slechts marginaal bij het instellen van het account.

Simpele uitleg: inkomende mailserver en uitgaande mailserver evenals serverinformatie

Als u een IMAP- of POP3-account instelt, wordt u specifiek gevraagd naar de inkomende mailserver en de uitgaande mailserver. De inkomende mailserver is het serveradres in het datacentrum van uw e-mailprovider, waarop alleen inkomende e-mails worden opgeslagen. Elke e-mailprovider heeft een eigen server en serveradressen voor de distributie van e-mailcommunicatie, die door het e-mailprogramma moeten worden aangestuurd. In de meeste gevallen bestaat de server voor inkomende e-mail uit de volgende identifier van het transportprotocol en de provider-id (met de provider 1&1 Ionos als voorbeeld):

Serveradressen van de inkomende mailserver: Pop3.ionos.de of imap.ionos

Alleen de e-mails die door de gebruiker zijn verzonden, worden opgeslagen en gedistribueerd op de uitgaande mailserver. De scheiding tussen een inkomende mailserver en een uitgaande mailserver zorgt ervoor dat inkomende en uitgaande mails niet door elkaar of door elkaar lopen.

Uitgaande mailservers worden beheerd via het SMTP-protocol. In de meeste gevallen ontvangt u de volgende ID, die ook bestaat uit het transportprotocol en de provider-ID:

Serveradressen van de uitgaande mailserver: SMTP.ionos.de

Naast de juiste namen voor de inkomende mailserver en de uitgaande mailserver is ook de serverinformatie van belang. Uw e-mailprovider stuurt meestal de serverinformatie mee met de welkomst-e-mail. U hebt de serverinformatie nodig om uw mailprogramma de juiste parameters te geven voor de inkomende en uitgaande mailserver.De serverinformatie bevat informatie over poorten en de coderingsmethode. Moderne e-mailprogramma's zoals Microsoft Outlook of Thunderbird bepalen automatisch de invoer voor de serverinformatie en de inkomende en uitgaande mailserver wanneer u de e-mailprovider en uw e-mailadres invoert. Hierdoor maken ze een juiste verbinding.

Info: Waarom SSL-verbindingen cruciaal zijn

Het spreekt voor zich dat e-mails en hun bijlagen alleen door de ontvanger mogen worden gelezen. Op de transportroute van een e-mail kan deze technisch op verschillende knooppunten worden gelezen en kan de inhoud ervan worden gescand. Autoritaire politieke systemen zijn onder meer afhankelijk van het decoderen van de e-mailcommunicatie van hun burgers. SSL (Secure Sockets Layer), ook wel bekend onder de nieuwe naam TLS (Transport Layer Security), voorkomt dat e-mailgegevens worden uitgelezen. De versleutelingsmethode is beproefd en wordt over de hele linie gebruikt voor websites.Met SSL of TSL versleutelde internetpagina's kunnen probleemloos worden herkend. Ze verschijnen als "https" in de zoekbalk van het browservenster.

Uit welke afzonderlijke componenten e-mails bestaan

Elke e-mail bestaat uit twee essentiële onderdelen:

• De koptekst, die ook kan worden omschreven als de koptekst van de e-mail.
• De hoofdtekst die de inhoud van de e-mail bevat.

Diverse gedetailleerde informatie wordt opgeslagen in de koptekst van een e-mail. Het geeft informatie over de afzender en de aanmaakdatum. Bovendien bevat de header technische informatie over de verschillende stations van de uitzending. Aangezien deze gegevens voor de meeste gebruikers niet belangrijk zijn, verbergen e-mailprogramma's ze in de meeste gevallen.

Uit welke afzonderlijke componenten e-mails bestaan - instructies:

Om de header in Microsoft Outlook volledig weer te geven en de transportinformatie van een ontvangen e-mail uit te lezen, gaat u als volgt te werk:

1. Dubbelklik op het bericht om het buiten het leesvenster te openen.

2. Klik op BESTAND>EIGENSCHAPPEN.

3. De header-informatie wordt weergegeven in het veld INTERNET-HEADERS. Ze kunnen worden gekopieerd naar Microsoft Word of een ander tekstprogramma met de opdracht CTRL + C voor verdere verwerking.

   Microsoft Outlook-eigenschappen

In Mozilla Thunderbird werkt de weergave gemakkelijker. Om dit te doen, drukt u op de toetsencombinatie Ctrl+U om de koptekst en de HTML-brontekst weer te geven.

Welke informatie staat er in de body

De hoofdtekst wordt gescheiden van de koptekst door een lege regel. Het bevat de feitelijke informatie van de e-mail en mag alleen tekens bevatten uit de 7-bits ASCII-tekenset (American Standard Code for Information Interchange). Aangezien de Duitse umlauts niet in dit formaat zijn opgenomen, moeten ze worden gedeclareerd en gecodeerd in het kopgedeelte. De meeste e-mailprogramma's coderen automatisch.

Elk bericht kan:

• Als gewoon tekstbericht of
• Verzonden als een HTML-bericht.

Het voordeel van tekst opgemaakt in HTML is dat het makkelijker te lezen is. HTML is de "Hypertext Markup Language" en wordt zowel voor het structureren van teksten als voor het programmeren van internetpagina's gebruikt. HTML is de standaardtaal op het World Wide Web en wordt beschouwd als de basis voor het programmeren van websites.

Andere essentiële onderdelen van een e-mailbericht

In de meeste gevallen bevat een e-mailbericht ook een handtekening. Het maakt deel uit van het lichaam en geeft informatie over de afzender. Het adres of de contactgegevens van de maker worden meestal weergegeven in de handtekening. Afbeeldingen en hyperlinks kunnen ook in een e-mailhandtekening worden opgenomen.

Info:

Een hyperlink is een verwijzing naar een andere website of e-mailadres.

Particuliere aanbieders plaatsen in de zogenaamde mail footer een standaardtekst die reclame bevat of een verwijzing naar hun gratis dienst.

Bijlagen maken ook deel uit van de e-mail. Een e-mailbijlage is een document met een specifieke bestandsextensie dat in een apart programma moet worden geopend. De volgende achtervoegsels komen vaak voor:

• Een PDF-bestand (Portable Document Format).
• Een bestand in MS Word (docx) of MS Excel formaat (xlsx).
• Een afbeeldingsbestand (bestandsextensie jpg.webp, bmp.webp, gif.webp).
• Een video- of geluidsbestand (mov, mp3, mpeg).
• Een uitvoerend bestand (exe).

Belangrijk:

Vertrouw alleen bijgevoegde uitvoerbare bestanden in uitzonderlijke gevallen. Als u de afzender niet kent, bevatten uitvoerbare bijlagen meestal malware die uw computer infecteert zonder dat u het merkt. Dit geldt met name voor pc's die werken met het Windows-besturingssysteem.

Het versturen van e-mails, specifiek uitgelegd

Een e-mail kan via het internet binnen milliseconden worden doorgestuurd via het e-mailaccount. Als het bericht continu wordt gecontroleerd voordat het de ontvanger bereikt, duurt de overdracht meestal enkele seconden. Elk eindapparaat dat op internet is aangesloten, kan e-mails verzenden en ontvangen als er een geschikt e-mailprogramma beschikbaar is.Technisch gezien volgt een e-mail het volgende pad:

• De e-mail wordt opgesteld en verzonden met de "verzendknop" .
• Het bericht wordt doorgestuurd naar de serviceprovider en het account van de afzender via een bestaande verbinding (WLAN, LAN, mobiel). Deze controleert de e-mail en stuurt deze via internet door naar de e-mailprovider van de ontvanger. Dit gebeurt via verschillende knooppunten. Vanwege zijn datadoorvoer is de Duitse Commercial Internet Exchange (DE-CIX) het grootste knooppunt ter wereld met een datadoorvoer van meer dan 9,1 Tbit/s. Internethubs zijn te vinden in de meeste grote steden over de hele wereld.
• De dienstverlener van de ontvanger van de e-mail bewaart deze in de mailbox van de geadresseerde. Als er een spamfilter is geïnstalleerd, wordt het bericht gescand op advertenties of malware.
• De e-mail kan worden opgehaald en weergegeven met een e-mailprogramma.

Omdat het hele proces van het verzenden van e-mails in zeer korte tijd plaatsvindt, kunnen de afzender en ontvanger bijna in real-time met elkaar communiceren. De ontvangst en het lezen van het bericht kan tegelijkertijd worden gevolgd door een ontvangst- en leesbevestiging. Dit is efficiënt en garandeert dat belangrijke informatie en bijlagen direct kunnen worden uitgewisseld. Als de ontvanger zich niet binnen het bereik van een computer bevindt, kan hij/zij inkomende berichten laten weergeven via de pushfunctie van zijn mailbox.

Info:

Een push-functie is een service waarbij de e-mailinbox met bepaalde tussenpozen of continu wordt gescand op nieuwe mails. Als er nieuwe berichten zijn, worden deze weergegeven. Als alternatief ontvangt de gebruiker informatie dat er nieuwe e-mails zijn binnengekomen.

Welke e-mailapps zijn geschikt voor Android

Diverse apps die je kent van Windows worden aanbevolen voor Android-telefoons of -tablets met het Android-besturingssysteem. Er kan bijvoorbeeld gebruik worden gemaakt van Microsoft Outlook voor Android. Het programma heeft vergelijkbare functies in de tablet- of smartphoneversie als op Windows. De apps kregen ook een uitstekende beoordeling in de Google Play Store:

• Blue Mail en
• Mijn mail.

Blue Mail heeft een intuïtieve gebruikersinterface en stelt automatisch e-mailaccounts in van verschillende providers. De app maakt gebruik van zowel filterfuncties als takenlijsten en een herinneringsfunctie. Een manco is het doorsturen van alle berichten via de server van de app-ontwerper. Er is hier een privacyrisico dat moet worden aangepakt voordat de app wordt geïnstalleerd.

My Mail overtuigt ook met een gemakkelijk te begrijpen en gebruiksvriendelijke interface. Met de applicatie kunt u verschillende accounts uitvoeren en heeft een geïntegreerde internetbrowser die kan worden gebruikt om e-mailbijlagen te bekijken.

De e-mailaccounts van alle bekende providers kunnen via Android ook als webmail in de browser worden geopend. Op vrijwel alle apparaten met een Android-besturingssysteem is standaard de Gmail-app van Google als mailprogramma geïnstalleerd. De app kan ook worden gebruikt om e-mails te verzenden en te ontvangen. Het heeft ook uitgebreide bronnen aan boord voor het organiseren van e-mails op een smartphone of tablet met Android.

E-mailapps voor iOS en Mac OS – deze alternatieven zijn overtuigend

De besturingssystemen iOS en Mac OS voor iPad, iPhone en MacBook en iMac bevatten vooraf geïnstalleerde, stand-alone e-mailprogramma's. Onder Mac OS wordt het e-mailprogramma "Mail" meegeleverd. Het maakt indruk met voldoende uitrusting. De synchronisatie met Apple's eigen cloudserver iCloud is een grote meerwaarde.

Gebruikers die alleen Apple-apparaten gebruiken, waarderen zowel de synchronisatie als de nette, gebruiksvriendelijke en stijlvolle interface.De Apple Mail-app voor iOS is ook voorgeïnstalleerd op de iPad en iPhone. Ook op draagbare eindapparaten overtuigt hij door de eenvoudige instelling van e-mailaccounts en een hoge gebruiksvriendelijkheid.

Microsoft Outlook kan ook worden geïnstalleerd op eindapparaten met het iOS-besturingssysteem. De meeste programma's van Microsoft zijn beschikbaar in de App Store. Ze kunnen eenvoudig worden geïnstalleerd en gebruikt. Vooral zakelijke toepassingen met een Microsoft Exchange-account zorgen ervoor dat alle berichten zonder vertraging op mobiele en stationaire apparaten verschijnen, ongeacht welk besturingssysteem wordt gebruikt.

Alternatieve e-mailapps voor iOS die toegevoegde waarde bieden voor gebruikers zijn onder andere de volgende applicaties:

• Spark en
• Newton.

Spark biedt gebruikers het voordeel dat de belangrijkste notificaties en e-mails over het algemeen bovenaan hun toestel worden weergegeven.Dit is vooral interessant voor kleine eindtoestellen zoals de iPhone. De applicatie scheidt automatisch e-mails van nieuwsbrieven en heeft een slimme inbox.

De Newton-app is vooral interessant voor gebruikers voor wie het belangrijk is om hun berichten op een ongecompliceerde manier te kunnen lezen. De app maakt indruk met zijn eenvoudige menunavigatie, waarmee berichten in één oogopslag kunnen worden gelezen, doorgestuurd of verzonden. Ondanks de eenvoudige structuur heeft het alle belangrijke functies voor particuliere gebruikers en zakenmensen.

De bedrijven achter de providers – deze grote spelers domineren de markt

Achter de aanbieders van gratis of betaalde e-mailaccounts staan meestal nationale of internationale bedrijven. Veel e-mailproviders die gratis e-mail aanbieden, gebruiken de verkregen persoonsgegevens voor reclamedoeleinden. Het is bewezen dat buitenlandse providers inkomende e-mails scannen op trefwoorden en de verzamelde, anonieme data verkopen aan adverterende klanten.

Met deze kennis is het essentieel om te begrijpen hoe bedrijven omgaan met gegevensbescherming en reclame voordat ze een e-mailprovider kiezen. In veel gevallen loont het de moeite om te investeren in een goedkope, betaalde e-mailaccount. De extra kosten garanderen dat advertenties en spamberichten worden uitgesloten en dat de gegevensbescherming wordt gehandhaafd volgens de AVG.

Enkele van de belangrijkste aanbieders van e-mailadressen en hun moederbedrijven:

Google Mail	Google
Yahoo Mail	Yahoo
1&1 Ionos	United Internet
Web.de	United Internet
GMX	United Internet
Telekom Mail	Deutsche Telekom
Mail.de	Mail.de GmbH Gütersloh
Outlook.de	Microsoft

Spamfilters instellen en spammails herkennen, dat moet u weten

Onderzoek heeft bevestigd dat het aandeel van zogenaamde spammails kan worden geschat op meer dan 50%. Spam of "rotzooi" wordt over het algemeen gebruikt om massa-e-mails te beschrijven die advertenties bevatten en niet door de ontvanger zijn aangevraagd. Ze worden ongevraagd verzonden en kunnen de e-mailinbox van de geadresseerde volstoppen.Het kost veel tijd om gewenste en ongewenste berichten te scheiden. Tegelijkertijd kunnen spam-e-mails malware en virussen bevatten en de ontvanger van de e-mail en hun persoonlijke gegevens bespioneren.

De zogenaamde "phishing" waarbij valse e-mails of websites worden gebruikt om bankgegevens of persoonlijke gegevens te stelen, ontwikkelt zich al jaren tot een toenemend gevaar. Criminele bendes en overheidshackers, gesteund door totalitaire staten, gebruiken alle kanalen om grote schade aan te richten met valse e-mails. Een spamfilter in het e-mailprogramma kan je helpen ongewenste of potentieel gevaarlijke e-mails te blokkeren.

Bovendien voor elke ontvanger van een e-mail met een bijlage:

Open bijlagen met de bestandsextensie .exe, .doc, .pdf en andere bestandsextensies alleen als u de afzender kent en vertrouwt. Anders bestaat de kans dat een enkel bestand uw pc opent voor virussen en malware.Met één klik kunnen uw gegevens worden bespioneerd zonder dat u het merkt.

Door de dreiging van malware en het hoge percentage ongevraagde advertenties is er geen alternatief voor het gebruik van spamfilters, ook wel bekend als filters voor ongewenste e-mail. Een spamfilter werkt volgens een uniek algoritme en kan een groot deel van de ongewenste e-mails eruit filteren. Aanbieders die een spamfilter in hun aanbod hebben geïntegreerd, classificeren e-mails onder meer op basis van het afzenderadres of de vermeldingen in de header. Als de e-mail woorden, termen of zinnen bevat die duiden op ongewenste reclame of een malware-bijlage, worden deze berichten gemarkeerd of onmiddellijk verplaatst naar de map "Spam" of "Ongewenste e-mail" .

Hoe je spam of ongewenste e-mail in de mailbox herkent en welke 7 punten belangrijk zijn, lees je in het artikel: "Verdachte e-mails: met deze instructies in 7 stappen bescherm je jezelf tegen malware en virussen. "

Zwarte lijsten en kansberekeningen

Aanbieders werken niet alleen met zwarte lijsten waarin ongewenste termen zijn opgeslagen, maar ook met kansberekeningen. Op basis van eerdere verwijderingen van de gebruiker berekent het systeem welke e-mail moet worden doorgestuurd en welke onmiddellijk moet worden omgeleid naar de spammap.

U kunt spammails meestal herkennen aan de volgende kenmerken:

• U wordt niet persoonlijk aangesproken, maar met een algemene aanspreekvorm.
• De tekst van het bericht bevat klikbare links of afbeeldingen.
• De URL van de links leidt naar onbekende servers. De URL wordt zichtbaar zodra je met de muis over de link beweegt zonder erop te klikken.
• Het onderwerp is luguber, bevat spelfouten of vraagt je om je onmiddellijk aan te melden bij internetbankieren of een ander beveiligd gebied.
• De afdruk of de e-mailhandtekening van de afzender ontbreekt.
• Zip-, Exe-, Word- of Excel-bestanden zijn bijgevoegd.

Als je deze en andere tekens ziet, is het raadzaam om geen e-mail te openen en de links en bijlagen te vernietigen zonder ze te openen. Als de afzender bekend is, moet u bij twijfel contact met hen opnemen, zodat uw computer niet in het geheim wordt geïnfecteerd met malware.

Spamfilters en junkfilters integreren in e-mailprogramma's

Niet elk e-mailadres wordt door de e-mailprovider gratis getest op spam of malware. Aanbieders bieden in de regel een doorlopend, professioneel onderzoek aan tegen een maandelijks bedrag. Als u de eerste controle van de provider wilt missen, kunt u als alternatief een e-mailprogramma gebruiken om uw e-mails te laten controleren. Hetzelfde geldt als u de door de provider gecontroleerde e-mails wilt optimaliseren met extra filterbescherming.De junkfilter kan zonder veel moeite in de meeste mailprogramma's worden geactiveerd. Dit kan worden gebruikt om spam- of phishing-e-mails te onderscheppen die niet zijn herkend door het spamfilter van de e-mailprovider. Dit verhoogt de gegevensbeveiliging nog meer.

Schakel het filter voor ongewenste e-mail in Microsoft Outlook in - zo eenvoudig is het

De filter voor ongewenste e-mail in Microsoft Outlook kan eenvoudig worden geactiveerd in de menubalk. Deze bevindt zich in het menu-item "Verwijderen" en wordt weergegeven als een "transparante avatar met een verbodsbord" . Als u op het pictogram klikt, wordt het menu voor het filter voor ongewenste e-mail geopend onder het subitem "Opties voor ongewenste e-mail" . De intensiteit van de filtering kan vervolgens worden aangepast.

Filter voor ongewenste e-mail inschakelen in Microsoft Outlook.

Eenmaal ingesteld, worden berichten die door Outlook worden geïdentificeerd als ongewenste e-mail, automatisch verplaatst naar de map Ongewenste e-mail.

Door het aanvinken van de checkbox "Waarschuwen voor verdachte domeinnamen in e-mailadressen" , wordt er een beveiligingswaarschuwing afgegeven voordat een link in een e-mail wordt geactiveerd. Deze beveiligingsinstellingen kunnen helpen om e-mailcommunicatie veiliger en professioneler te maken. Ondanks de geavanceerde filtermethoden, is het de moeite waard om af en toe de map met ongewenste e-mail te controleren. Dit is handig, omdat in zeldzame gevallen ook belangrijke berichten kunnen worden uitgefilterd.

Instellingen voor junkfilter inschakelen in Thunderbird

Junkfilter-instellingen kunnen ook worden gemaakt in Thunderbird, het gratis e-mailprogramma in de Firefox-browser. Thunderbird gebruikt een adaptief algoritme dat standaard is ingeschakeld. Het adaptieve, zelflerende filter kan ook worden ingeschakeld. Hij leert van de eerdere afhandeling van e-mails en leidt hieruit af welke berichten gewenst zijn en kunnen worden aangemerkt als spam e-mails.

De instellingen voor het filteren van ongewenste e-mail in Thunderbird zijn te vinden op:

• Extra's>Instellingen>Beveiliging en verder
• In het tabblad Ongewenst

te personaliseren. Met een klik op: "Enable junk log for self-learning filter" wordt het adaptieve filter ingeschakeld.

Met Thunderbird kunt u ook instellingen maken voor het junkfilter.

Geen spamfilter in Windows Mail

De huidige versie van Windows Mail, die standaard gratis wordt aangeboden met Windows 10, heeft geen eigen spamfilter geïnstalleerd. Windows Mail brengt de systeemmappen van de e-mailprovider 1:1 in kaart. Als een provider, zoals GMX of Yahoo, een functie voor ongewenste e-mail aanbiedt, wordt ook in Windows Mail een map toegewezen. Instelmogelijkheden voor een ingebouwde spamfilter zijn alleen mogelijk bij Microsoft in Microsoft Outlook.

De velden "Aan" , "Cc" en "Bcc" - belangrijk voor uw communicatie

U zult zeker de velden "Aan" , "Cc" en "Bcc" hebben opgemerkt toen u in uw e-mailprogramma keek. Deze verschijnen standaard in alle mailprogramma's als je een e-mail wilt versturen.

" De velden Aan, Cc en Bcc in uw e-mailprogramma"

Het veld "Aan" is het belangrijkste invoerveld en essentieel voor het verzenden van een bericht. Het is een tijdelijke aanduiding voor de ontvanger. In het veld "Aan" moet het e-mailadres van de ontvanger worden opgegeven volgens het volgende patroon:

lokaal-deel=z. Bijv.: max.muster / domain-part=bijv. gmx.de gescheiden door het @-teken.

Voorbeeld: [email protected]

Vul in het veld "Aan" de ontvangers in die je met je e-mail wilt aanspreken en van wie je bijvoorbeeld feedback of een actie verwacht. Elke e-mail moet een Aan-ontvanger bevatten, anders is het niet mogelijk om een e-mail te sturen.

Het veld "Cc" betekent "Carbon copy" in het Engels. In het Duits betekent "Cc" carbon copy. Voer een e-mailadres in het Cc-veld in en stuur een kopie van de e-mail ook naar andere ontvangers. In de zakelijke omgeving is het bijvoorbeeld gebruikelijk om leidinggevenden of andere werknemers op deze manier te informeren. De e-mail wordt rechtstreeks naar de ontvanger(s) gestuurd. Geadresseerden kunnen uit het Cc-veld aflezen welke andere personen het bericht ook hebben ontvangen. Vul in het veld Cc een overzicht in van de ontvangers die je wilt informeren over de inhoud van de e-mail, maar van wie je geen reactie of actie verwacht.

De afkorting in het veld "Bcc" betekent letterlijk "Blinde doorslag" . Vertaald betekent het een onzichtbare doorslag. Het invoerveld "Bcc" wordt in uitzonderlijke gevallen gebruikt, bijvoorbeeld als u wilt voorkomen dat de ontvanger van een bericht om verifieerbare redenen niet weet welke andere personen de e-mail ook hebben ontvangen.

Het veld "Bcc" kan ook worden gebruikt als een e-mail moet worden verzonden naar een distributielijst met meerdere ontvangers. Vul dan in het veld Bcc de e-mailadressen van alle geadresseerden in. Alle geadresseerden ontvangen de e-mail. Tegelijkertijd kunnen ze niet begrijpen welke mensen deel uitmaken van de mailinglijst, noch weten ze wat de e-mailadressen van de ontvangers zijn. Na het openen van de e-mail kunt u zien dat de ontvanger is ingesteld op "Bcc" door naar het afzendergedeelte van het bericht te kijken als er geen e-mailadressen worden vermeld.

Met de verschillende ontvangersvelden vertel je de ontvangers hoe ze zich verhouden tot het bericht en welke reactie je verwacht.

Een verzonden e-mail terughalen – dit zijn jouw opties

Iedereen kent het gevoel van de volgende situatie: U schrijft een e-mail en vergat een belangrijke e-mailbijlage toe te voegen of een belangrijk contact in "Cc" te plaatsen.Aangezien een e-mail de ontvanger in fracties van een seconde kan bereiken, is het moeilijk om verzonden e-mails terug te halen. Om het project te laten slagen, is snelheid van essentieel belang.

E-mail ophalen uit Microsoft Outlook

Als u een e-mail terugroept, wordt geprobeerd een verzonden bericht op te halen uit de inbox van de ontvanger als het nog niet is gelezen. Daarom dient u een foutief verzonden e-mail zo snel mogelijk terug te roepen. U kunt het bericht ook inwisselen voor een vervangend bericht.

Onder Microsoft Outlook is de mogelijkheid om berichten op te roepen beschikbaar:

• Als zowel de afzender als de ontvanger een Microsoft 365- of Microsoft Exchange-e-mailaccount hebben in dezelfde organisatie.

Ga als volgt te werk om een bericht uit Outlook in te trekken:

Selecteer in het mappenvenster aan de linkerkant van het Outlook-venster de map Verzonden items.

Open het bericht dat je wilt terughalen door erop te dubbelklikken.

Selecteer op het tabblad Bericht>Acties en druk op de knop Dit bericht terughalen.

Het oproepen van e-mails van serviceproviders zoals GMX, Gmail of Web.de is over het algemeen niet mogelijk. Met de e-mailservice Gmail van provider Google kan een bericht zo worden ingesteld dat het 30 seconden in een wachtrij blijft staan. Gedurende deze tijd heeft u de mogelijkheid om de verzending te onderbreken. Na 30 seconden is de e-mail definitief verzonden en kan deze ook niet meer worden opgehaald.

Kortom, het is belangrijk om elke e-mail te controleren voordat je deze verstuurt. Door de volgende vragen te beantwoorden voordat u een bericht verzendt, kunt u onnauwkeurige of onvolledige e-mails voorkomen:

• Heb ik alle ontvangers van het bericht toegevoegd?
• Zijn de e-mailadressen in de velden: "Aan" , "Cc" en "Bcc" correct toegewezen?
• Heeft de e-mail een zinvol onderwerp?
• Heb ik alle relevante e-mailbijlagen toegevoegd?
• Heb ik mijn tekst gecontroleerd op spel- en tekenfouten en volledigheid?
• Is de juiste e-mailhandtekening geplaatst?

Met deze checklist weet je zeker dat er geen foutieve of onvolledige berichten worden verzonden en dat alleen professioneel opgestelde e-mails bij je ontvanger aankomen.

Info:

Agenda-instellingen van vergaderverzoeken in de Outlook-agenda en in alle andere agenda-applicaties kunnen gemakkelijker worden opgehaald dan e-mails. Markeer in Outlook gewoon de afsprakenset in de kalender en zoek naar het subitem "Verwijderen" in het menu.Na het indrukken van de verwijderfunctie ontvangen alle deelnemers de informatie dat de afspraak is geannuleerd. Bij het verwijderen van een vergaderverzoek is het zinvol om de reden voor het terugbellen in de tekst aan de aanwezigen op te nemen om vragen te voorkomen.

Alternatief voor e-mail: mailinglijsten en waar u op moet letten

Een mailinglijst is eigenlijk een e-maildistributielijst. Het principe van mailinglijsten is eenvoudig en beproefd en wordt vooral gebruikt voor nieuwsbrieven.

In de eerste stap registreert een geïnteresseerde zich in een mailinglijst. Hij schrijft zich bijvoorbeeld in op de nieuwsbrief van een bedrijf in wiens producten hij geïnteresseerd is. Nadat het e-mailadres is gecontroleerd en de privacyverklaring is gelezen, maakt de geïnteresseerde deel uit van de mailinglijst. Als er een nieuwe nieuwsbrief wordt verzonden, ontvangt hij deze samen met alle andere leden per e-mail.

In de regel wordt onderscheid gemaakt tussen:

• Gemodereerd en
• Ongemodereerde mailinglijsten.

Bij gemodereerde mailinglijsten wordt een bericht proactief gecontroleerd door een verantwoordelijke moderator voordat het wordt doorgestuurd naar alle deelnemers. Een belangrijk toetsingscriterium is de zogenaamde netiquette. Het beschrijft de regels voor sociaal communicatiegedrag op internet. Als een bericht racistische of kwetsende opmerkingen of grof taalgebruik bevat, wordt het niet doorgestuurd. Moderators controleren ook de inhoud van een bericht zodat er geen spam of reclameboodschappen ongefilterd worden doorgestuurd. In het geval van niet-gemodereerde mailinglijsten daarentegen wordt elk bericht ongecontroleerd naar alle geadresseerden gestuurd.

Mailinglijsten zijn handig en efficiënt. Aangezien persoonsgegevens zoals het persoonlijke e-mailadres vrij toegankelijk kunnen zijn in e-maillijsten, moet elke mailinglijst worden gecontroleerd volgens de bepalingen van de Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG).Persoonsgegevens moeten te allen tijde afgeschermd en ontoegankelijk worden bewaard en mogen niet toegankelijk zijn voor onbevoegden.

Er kan ook onbewust een mailinglijst worden aangemaakt als u meerdere e-mailadressen in platte tekst opschrijft in het veld "Aan" van een e-mail. In dit geval heeft elke ontvanger toegang tot de verzonden gegevens. Om dit te voorkomen, is het zinvol om het adresveld "Bcc" te gebruiken als berichten naar meerdere ontvangers moeten worden verzonden. Deze procedure garandeert dat alle geadresseerden de e-mail ontvangen die voldoet aan de gegevensbescherming.

Mailinglijsten voor privégebruik

Mailinglijsten zijn een integraal onderdeel van het privéleven. Als u met meerdere mensen tegelijk via e-mail wilt communiceren, is e-mail de kleinste gemene deler. Een andere optie voor communicatie zijn messengers zoals Facebook of WhatsApp. In veel gevallen worden Facebook-groepen afgewezen omdat niet iedereen om redenen van gegevensbescherming deel wil uitmaken van Facebook.Een online forum is complex en kost veel tijd om op te zetten, dus e-mails lijken op het eerste gezicht de beste optie.
E-mailverspreidingslijsten die worden beheerd via een gewone mailprogramma hebben één cruciaal nadeel. Niet iedere gebruiker kent en houdt zich aan de communicatieregels en chaos is onvermijdelijk. Terwijl sommigen alleen reageren op een individu, hoewel ze iedereen wilden aanspreken, gaan andere gebruikers de tegenovergestelde kant op. Wie de mailinglijst wil verlaten, staat ook voor uitdagingen, aangezien zijn adres niet slechts één keer centraal wordt opgeslagen. Elke deelnemer aan de groep heeft het e-mailadres, wat ook problematisch is vanuit het oogpunt van gegevensbescherming.

Een centrale mailinglijst is de uitweg uit dit vervelende dilemma. Vooral in

• universiteiten of
• Over communicatie op school,
• Op het werk of
• Voor hobby's,

Mailinglijsten zijn de eerste keuze omdat ze eenvoudig op te zetten zijn.

Er zijn verschillende providers op internet die gemakkelijk en effectief te gebruiken zijn. Een gratis mailinglijstaanbieder is bijvoorbeeld Google Discussiegroepen. Als u volgens de Duitse wetgeving waarde hecht aan gegevensbescherming, kunt u bij Posteo gratis een mailinglijst opzetten. Bij JPBerlin kunt u tot vijf mailinglijsten boeken voor zeven euro per maand. U kunt bijvoorbeeld uw eigen lijstserver opzetten met ezmlm. De mailman software is ook geschikt voor het beheren van mailinglijsten met een beheerder en verschillende distributielijsten.

Samenvatting van e-mails en hun gebruik

Het is tegenwoordig gebruikelijk om informatie en documenten per e-mail te verzenden. Miljarden e-mails worden elke dag binnen enkele seconden uitgewisseld. Om deze reden wordt e-mail beschouwd als een van de belangrijkste en meest efficiënte communicatiemiddelen.

Om een e-mailadres in te stellen, heb je eerst een provider nodig die de e-mails en het account beheert. Er zijn talloze aanbieders die gratis of betaalde varianten van een e-mailadres aanbieden. Registreren bij een e-mailprovider is eenvoudig en in slechts enkele stappen gedaan. Betaalde e-mailaccounts hebben veel voordelen ten opzichte van de gratis versies. Een geïntegreerde spamfilter, die reclame-e-mails en e-mails met aangehechte kwaadaardige programma's en virussen zorgvuldig uitsorteert, vormt een belangrijke meerwaarde. Een junkfilter maakt het werken met e-mail eenvoudiger en de communicatie veiliger.

Het is mogelijk om via webmail rechtstreeks e-mails van de provider te verzenden of te ontvangen. Webmail is een browserondersteunde verwerking van e-mails zonder een lokaal mailprogramma. Mailprogramma's als Thunderbird, Microsoft Outlook, Windows Mail of Apple Mail hebben uitgebreide voordelen. Er kan bijvoorbeeld worden verwezen naar het individueel archiveren van berichten of een betere samenwerking met andere gebruikers in teamstructuren.

In het mailprogramma moet een gebruiker beslissen of hij berichten wil verzenden en ontvangen met het POP3- of het IMAP-protocol. Het IMAP-protocol slaat gegevens niet lokaal op en is vooral interessant voor gebruikers die met meerdere eindapparaten werken. Daarnaast biedt het voordelen op het gebied van gegevensbescherming. Afhankelijk van het gebruikte protocol verschillen de specificaties voor de inkomende mailserver, de uitgaande mailserver en de configuratie van de serveradressen.

Bij het instellen van een persoonlijk e-mailadres is het essentieel om een pakkend en veilig wachtwoord te kiezen. Zorg er bij het verzenden van e-mails ook voor dat u een handtekening toevoegt. Hierdoor kunnen geadresseerden de ontvanger op elk moment herkennen. In elke e-mail hoort ook een specifieke aanhef en onderwerp. Naast de tekst van de e-mail kunnen bijlagen zoals documenten, afbeeldingen of video's met een bericht worden verzonden of ontvangen.

E-mailbijlagen mogen niet groter zijn dan 5 MB. Bij het ontvangen van e-mails met bijlagen moet worden gecontroleerd of de afzender betrouwbaar is. Dit is essentieel omdat bijlagen op elk moment malware en virussen kunnen bevatten die de pc ongemerkt infecteren.

Voordat u een e-mailprovider en een persoonlijk e-mailadres kiest, is het belangrijk om over alle aanbiedingen te beslissen. In dit geval vindt u een aanbieder die past bij uw persoonlijke ideeën en algemene voorwaarden. Wie de belangrijkste basisbegrippen over e-mail kent en e-mailprogramma's kan beheersen, kan professioneel communiceren via e-mail.