Implementatie, tools en rechtsgrondslag voor videoconferenties

Blijf vanuit huis verbonden met de wereld

Uiterlijk met de coronapandemie en het bijbehorende thuiskantoor is videoconferencing voor veel medewerkers niet meer weg te denken uit het dagelijkse werk. Daarom kijken we nader welke technische eisen er worden gesteld, welke tools daarvoor geschikt zijn en welke wettelijke voorwaarden gelden voor de videoconferentie.

Wat is een videoconferentie?

Een videoconferentie is een ontmoeting tussen twee of meer mensen die virtueel via internet plaatsvindt. De deelnemers aan de videoconferentie communiceren via webcam en microfoon.

Om de videoconferentie te organiseren, is een videoserver vereist, waartoe alle deelnemers toegang hebben. Tijdens de videovergadering zien alle betrokkenen elkaar meestal.

Vaak neemt een moderator de uitnodiging van de deelnemers voor de videoconferentie en de moderator van de conferentie zelf over, deze persoon kan bijvoorbeeld andere deelnemers toestaan hun monitor of microfoon vrij te geven om te spreken.

Afhankelijk van de videoconferentiesoftware kunnen mensen met hun pc of met een smartphone aan het evenement deelnemen.

Er zijn zowel gratis als betaalde tools voor videoconferenties op de markt.

12 providers voor online vergaderingen

1. Mikogo

Mikogo is een Duitse aanbieder van online conferenties en virtuele presentaties. Het bijzondere aan Mikogo is dat in de videoconferentie alleen het scherm wordt gedeeld, maar dat de deelnemers niet rechtstreeks via video met elkaar communiceren, maar alleen via audio.

De gastheer van een Mikogo-vergadering moet een account aanmaken. Andere gebruikers kunnen dan per e-mail worden uitgenodigd om het scherm te delen of te bedienen. Deelname is mogelijk via de HTML-viewer via de browser met smartphone of desktop.

De verbindingen via Mikogo zijn versleuteld met 256 bits.

Meer informatie: www.mikogo.de

2. GoToMeeting

GoToMeeting is ontworpen voor high-definition videoconferenties. Afhankelijk van het gekozen pakket kunnen tot 250 personen deelnemen aan een videomeeting en kunnen er maximaal 25 via video verbonden worden.

Het opzetten van een vergadering is eenvoudig en kan spontaan worden geïmplementeerd. Moderators kunnen individuele functies voor gebruikers activeren, zoals de microfoon of het delen van het scherm.

Naast deelname via browser of app is het ook mogelijk om telefonisch in te bellen.

Meer informatie: www.gotomeeting.com

3. TeamViewer

TeamViewer is een tool die oorspronkelijk is ontwikkeld voor het op afstand bedienen van computers. TeamViewer biedt nu een eigen tool voor videoconferenties met "Vergaderingen". Dankzij end-to-end-codering biedt de software hoge veiligheidsnormen en maakt spontane vergaderingen en spraakoproepen mogelijk. Communicatie is direct mogelijk via audio of chat. Maximaal 300 personen kunnen deelnemen aan een videovergadering met TeamViewer.

Meer informatie: www.teamviewer.com

4. Google Hangouts / Google Meet

Met Google Hangouts biedt Google bedrijven een betaalde tool als onderdeel van de G-Suite. Hierdoor kunnen videoconferenties direct worden uitgevoerd. Als alternatief is er ook de mogelijkheid om videovergaderingen te houden met Google Meet. Gebruikers hebben dan zelfs de mogelijkheid om de gesprekken te ondertitelen of live te laten vertalen. De vertaalfunctie is echter nog niet volledig ontwikkeld.

Om Google Meet te gebruiken, hebben gebruikers een Google-account nodig. Deelname is ook mogelijk zonder app via de browser of Gmail. Een voordeel van de Google-tool voor videoconferenties is dat alle andere Google-producten zoals Google-spreadsheets of documenten en agenda's eenvoudig kunnen worden gecombineerd met de videotool.

Meer informatie: meet.google.com

5. Cisco Webex

Webex van Cisco is gemaakt voor professioneel gebruik. Theoretisch kunnen tot 40.000 mensen deelnemen aan een vergadering, bijvoorbeeld op grote congressen of beurzen. Deelname is ook mogelijk zonder een bijbehorend account via een linkuitnodiging. Als geregistreerde gebruiker zijn er echter extra functies.

Meer informatie: www.webex.com

6. Zoomen

Zoom is een van de meest populaire tools voor videoconferenties op zowel privé- als zakelijk gebied. De vergaderingen kunnen worden gesynchroniseerd en direct aangemaakt met uw eigen agenda. Met toestemming van alle deelnemers kunnen videoconferenties heel eenvoudig worden opgenomen. Een ander voordeel is dat de schermen door meerdere deelnemers gedeeld kunnen worden. U kunt bijvoorbeeld ook uw eigen vergaderruimtes creëren.

Deelname aan congressen is zowel mogelijk met de desktop- en smartphone-app als via de browser.

Meer informatie: www.zoom.us

7. Microsoft Teams

Microsoft Teams is onderdeel van Microsoft's Office365-suite. De tool is vooral gespecialiseerd in teamwork. Het is dus niet alleen een videoconferentietool, maar biedt tegelijkertijd ook projectmanagementelementen.

Per bijeenkomst kunnen maximaal 10.000 mensen deelnemen.

Meer informatie: www.microsoft.com/de-de/microsoft-teams/group-chat-software

8. Adobe Connect-vergaderingen

De videoconferentietool van Adobe is in de eerste plaats ontworpen voor professionele gebruikers. Zo kunnen vergaderruimtes in een huisstijl worden ingericht. De tool biedt ook veel speciale functies, zoals anonieme conferentiedeelname.

Meer informatie: www.adobe.com/de/products/adobeconnect.html

9. Skype

Microsoft's Skype werd oorspronkelijk gelanceerd als een chat- en videobelservice. De tool bestaat al sinds 2003. Maar inmiddels gebruiken veel mensen Skype ook voor videoconferenties. Dit betekent dat bestanden hier ook eenvoudig gedeeld kunnen worden. Communicatie is ook mogelijk via de geïntegreerde messenger.

Meer informatie: www.skype.com

10. Jitsi-ontmoeting

Jitsi biedt een hele collectie gratis software voor communicatie. Daar hoort ook de videoconferentietool Jitsi Meet bij. Videovergaderingen kunnen spontaan gestart worden zonder app of registratie. Deelnemen aan de vergadering is mogelijk via een individueel gegenereerde app.

Vergaderingen via Jitsi kunnen worden gepland en georganiseerd met behulp van gemeenschappelijke agenda's. De tool kan ook worden gekoppeld aan projectmanagementsoftware zoals Slack.

Het enige nadeel: volgens de fabrikant kunnen maximaal 35 deelnemers in goede kwaliteit communiceren.

Meer informatie: meet.jit.si

11. Waarbij

Met Whereby kunnen videoconferenties direct in de browser worden gestart, zonder account of app. Deelname is eenvoudig mogelijk via smartphone of desktop.

Meer informatie: where.com

12. SocialHub Meet

De tool SocialHub Meet, ontwikkeld in Duitsland, maakt vooral indruk met zijn AVG-conforme implementatie. Het is daarom geschikt voor bedrijven die veel waarde hechten aan gegevensbescherming. Zo worden alle diensten gehost op servers in Duitsland en kunnen individuele kamers worden beveiligd met wachtwoorden.

Meer informatie: socialhub.io

Belangrijke selectiecriteria voor een videoconferentietool

Ten eerste moet u overwegen wat uw vereisten zijn voor virtuele vergadersoftware. Wil je de tool gebruiken om de communicatie met afwezige medewerkers te onderhouden? Of wil je een communicatieplatform creëren voor uitgebreide gesprekken met klanten? Om de juiste keuze voor uw behoeften te maken, moet u precies weten wat uw behoeften zijn. Belangrijke punten om te overwegen wanneer: Bereik van functies op moeten letten zijn:

• High definition of lage resolutie videokwaliteit,
• Maximaal aantal potentiële deelnemers,
• Functie om het scherm te splitsen,
• Mogelijkheid tot samenwerken aan documenten,
• Gegevensversleuteling en
• Prijs en bindend contract.

Wat zijn de voordelen van betaalde tools voor videoconferenties?

Veel bedrijven bieden hun tools voor videoconferenties gratis en zelfs zonder registratie aan. Deze tools zijn dan echter vaak beperkt in hun functionaliteit. Daarnaast kan het voorkomen dat de gratis versies worden “betaald” met gegevens die de programma’s verzamelen.

Bij de betaalde versie is de “honger naar data” van de tools meestal beperkter.

Als bedrijven regelmatig videoconferentietools nodig hebben, stapt u best over naar de betaalde versies. U profiteert van een hogere gegevensbeveiliging en alle functies die u nodig heeft.

Welke apparatuur heb ik nodig voor een videoconferentie?

Om een videoconferentie succesvol te laten verlopen, moet aan de volgende technische vereisten worden voldaan:

• een voldoende snelle internetverbinding
• een camera met een voldoende grote resolutie
• een werkende microfoon

Er is een minimale bandbreedte van 3 megabits vereist om een videoconferentie te houden of eraan deel te nemen. Dit zorgt ervoor dat het beeld zonder schokken te zien is. Het is in ieder geval aan te raden om tijdens een videoconferentie alle programma's die veel bandbreedte vragen uit te schakelen. Zelfs video- of muziekstreaming mag niet worden gebruikt tijdens de videovergadering als de bandbreedte laag is.

Netiquette bij videovergaderingen

Om videoconferenties soepel te laten verlopen, moeten deelnemers zich aan bepaalde regels houden. Het is voor moderators het beste om de vergaderregels van tevoren te communiceren. Mogelijke regels zijn:

• Er wordt niet gesproken zonder voorafgaande kennisgeving. Anders kan het gebeuren dat iedereen tegelijk spreekt.
• Wanneer één persoon presenteert, zetten de anderen hun microfoon uit. Op deze manier wordt de docent niet gestoord door geluiden zoals geritsel.
• Als iedereen met een camera meedoet, moet ook iedereen zijn camera aanzetten. Al het andere zou onbeleefd zijn.
• Iedereen zou zich voor een videovergadering moeten kleden zoals ze zouden doen voor een vergadering op locatie. Niemand zou immers in een joggingpak het kantoor binnenkomen.

Voor- en nadelen van videoconferenties

Er zijn veel bedrijven die videoconferenties aanbieden voordelen:

• Locatieoverschrijdend communiceren zonder een lange reis
• Besparingen op reiskosten
• kortere reactietijden
• geoptimaliseerde communicatie en snellere besluitvorming
• beter crisis- en projectmanagement

Er zijn echter ook nadeel hoe:

• hogere technische inspanning
• Communicatie is alleen mogelijk met hulpmiddelen
• verminderde aandachtsspanne op het scherm
• vrijblijvend karakter dan bij de live meeting ter plaatse

Juridische voorwaarden voor videoconferenties

Op het gebied van gegevensbescherming vallen videoconferenties onder de Algemene Verordening Gegevensbescherming. Dienovereenkomstig mogen werkgevers werknemersgegevens verzamelen en gebruiken als deze het "doel van de arbeidsrelatie" (artikel 26 lid 1 BDSG) dienen of als de werkgever er een "gerechtvaardigd belang" bij heeft (art. 6 lid 1 f AVG).

De belangen van de werkgever staan tegenover de te beschermen belangen van de werknemers. Deze zouden bijvoorbeeld gevaar lopen als de videoconferentietool niet alleen wordt gebruikt voor vergaderingen, maar ook om het werk in het thuiskantoor te controleren.

Voorkom vermoeidheid bij videoconferenties

In theorie kunnen videoconferenties altijd en overal worden gestart, maar in de praktijk kan een opeenstapeling van videovergaderingen leiden tot vermoeidheid.

Een reden hiervoor is de hoge prikkeldichtheid, bijvoorbeeld bij bijeenkomsten met een groot aantal deelnemers. Tegelijkertijd weet je in een videovergadering met de camera aan, nooit wie er naar je kijkt. Dit gevoel de hele tijd bekeken te worden, kan de symptomen van vermoeidheid nog erger maken. Uiteindelijk is het ook de constante blik op het scherm die de vermoeidheid verhoogt zonder al te veel afleiding.

Dit kan worden verholpen door pauzes te nemen in langere videoconferenties. Het kan ook logisch zijn dat deelnemers niet de hele tijd met hun video naar de conferentie hoeven te komen.

Videoconferenties opnemen - wat is toegestaan?

Hoewel het opnemen van videoconferenties voor veel tools een gangbare praktijk lijkt te zijn en veel tools deze optie bieden, zijn er ernstige juridische problemen.

Volgens de STGB kan het strafbaar zijn als niet-openbare gesprekken of videoconferenties zonder toestemming worden opgenomen. De huidige wetgeving inzake gegevensbescherming verbiedt ook het opnemen van videovergaderingen zonder toestemming van de deelnemers.

Videoconferencing ziet de wet in principe als vervanging van een live meeting. Iedereen zonder video-opname zou daar ook kunnen deelnemen.

Het argument om de documentatie van de videovergadering bij de opname te implementeren gaat evenmin op, omdat loggen via tekst ook mogelijk is in de videoconferentie.

Om een videoconferentie op te nemen, moet het volgende worden opgegeven:

• Een vrijwillige toestemming van alle betrokken partijen, die is verkregen voor aanvang van de opname.
• De schriftelijke vorm van de toestemming of de documentatie van de toestemming.
• Een uitleg van de deelnemers over de betekenis en het doel van de opname.
• Een verwijzing naar het herroepingsrecht voor toestemming.

In principe mogen noch moderators noch deelnemers videoconferenties opnemen zonder de toestemming van de andere videoconferenties. Dit geldt ook niet als de opname gemaakt moet worden voor eenvoudige documentatiedoeleinden.

Welke tool is geschikt voor mijn videoconferenties?

Tegenwoordig maakt het deel uit van het dagelijks leven dat videoconferenties in bedrijven worden gehouden. De markt voor de bijbehorende tools is groot, waardoor je snel het overzicht kwijtraakt. De volgende vragen kunnen u helpen bij het kiezen van de juiste software:

• Hoeveel mensen nemen gemiddeld deel aan mijn videoconferenties?
• Heb ik "alleen" een tool nodig voor videogesprekken of moet de tool andere functies bevatten zoals messenger, projectbeheerfuncties, enz.?
• Moet het mogelijk zijn om afspraken voor videovergaderingen direct in de agenda te integreren?
• Wilt u dat de servers van de tool zich in Duitsland bevinden?
• Is er een manier om de vergadering op te nemen?
• Kan ik meerdere vergaderruimtes maken?
• Is het mogelijk om via de browser deel te nemen aan vergaderingen?
• Hoeveel geld heb ik per maand voor de videovergadertool?
• Gebruik ik al tools zoals G-Suite, Adobe of Microsoft?

In de praktijk loont het de moeite om eerst verschillende tools uit te proberen alvorens bijvoorbeeld een betaald abonnement af te sluiten. De meeste providers werken met een gratis proefperiode van 14 dagen of langer. Gedurende deze tijd kunt u de tools uitgebreid testen met verschillende videoconferenties en u laten overtuigen van de respectieve voordelen.

Net als bij andere software, zullen jij en je teams ermee aan de slag gaan. Bedrijven dienen daarom hun medewerkers te betrekken bij de besluitvorming om gezamenlijk tot overeenstemming te komen over het instrument dat uiteindelijk zal worden ingezet.