Presentaties worden zelden gemaakt en afgespeeld op dezelfde computer. In plaats daarvan moet de presentatie meestal naar collega's, leidinggevenden of klanten worden gestuurd. Vaak wordt het dan gedemonstreerd met behulp van een andere computer of notebook.
Controleer het document voordat u het doorstuurt
Voordat u een elektronische kopie van uw PowerPoint-presentatie verzendt, moet u de presentatie controleren op gegevens of persoonlijke informatie die in de presentatie zelf of in de documenteigenschappen kan zijn opgeslagen. Aangezien deze informatie details kan onthullen die niet publiekelijk bekend mogen zijn, is het raadzaam om deze verborgen informatie te verwijderen.
PowerPoint biedt u een tool die een deel van het werk voor u doet:
- Klik op het tabblad beginnen Aan informatie.
- Klik op de knop in het middelste gebied Controleer op problemen - controleer document.
- U ziet nu een lijst met de items die kunnen worden gecontroleerd.
Pas de documentcontrole-instellingen aan
- Standaard is het dialoogvenster Documentbeoordeling op één na alle vakjes aangevinkt.
- Zet ook het vinkje vooraan Externe dia-inhoud. Als er een tekstveld buiten de dia staat, wordt dit verwijderd.
- PowerPoint controleert onder andere of de presentatie nog opmerkingen bevat en verwijdert desgewenst ook de persoonlijke informatie die in het document is opgeslagen, zoals de gebruikersnaam van de persoon die de presentatie heeft gemaakt.
- Eventuele vergeten notities in het notitiegedeelte van de presentatie kunnen ook worden verwijderd.
- Nadat u alle voor u relevante opties heeft geselecteerd, klikt u op Rekening.
- U krijgt nu alle gevonden elementen te zien en u kunt per optie beslissen of u de knop wilt gebruiken Verwijder alles wilt verwijderen.
- Als u klaar bent, klikt u op Concluderen.
Let op: koppelingen met Excel
Het examen in PowerPoint 2010 kan veel, maar kan niet garanderen dat alle interne informatie wordt verwijderd.
Controleer altijd handmatig of er een diagram in de presentatie zit dat bij openen meer informatie onthult dan gewenst. Dit is bijvoorbeeld het geval als het diagram is gemaakt in Excel en vervolgens ofwel als een gekoppeld Microsoft Excel-grafiekobject of met de plakoptie Doelontwerp gebruiken en werkmap insluiten respectievelijk. Originele opmaak behouden en werkmap insluiten ingevoegd in PowerPoint.
Als u zo'n diagram markeert en op . klikt gegevens bewerken Klik, het hele Excel-bestand opent en biedt inzicht in andere Excel-gegevensbladen die u misschien niet wilt vrijgeven.
Bij gekoppelde bestanden bestaat dit risico normaal gesproken alleen wanneer de kijker de presentatie opent op de computer waarop deze is gemaakt. Pas dan is de koppeling naar Excel daadwerkelijk actief. Zodra het op een vreemde computer wordt geopend, verschijnt er een melding dat het gekoppelde bestand niet beschikbaar is.
Maar wees voorzichtig, wanneer u een presentatie op een cd verpakt, worden er koppelingen mee opgeslagen. In het volgende nummer leest u meer over dit onderwerp.
Zo ontdek je links naar Excel en verwijder je overbodige gegevens
U maakt niet altijd alle dia's in een presentatie, maar als u verantwoordelijk bent voor het afronden van de presentatie, is er een eenvoudige manier om te zien of uw collega's een gekoppeld diagram hebben toegevoegd.
Dat is hoe je het doet:
- Klik op het tabblad beginnen Aan informatie.
- Rechtsonder vind je de optie Koppelingen naar bestanden bewerken.
- U ziet nu alle koppelingen in het bestand en u kunt desgewenst ook afzonderlijke koppelingen verwijderen.
Verwijder in het geval van ingesloten werkmappen de overbodige gegevensbladen.
